ООО «СЕЛЛАР» — московский винный бутик с ассортиментом более 5 000 позиций. Рост бизнеса выявил ограничения старой системы iiko: сотрудники тратили часы на ручной перенос данных между программами, а инвентаризацию фиксировали на бумаге. Внедрение «1С:Управления нашей фирмой» позволило в одном окне вести розничные и оптовые продажи, работу с ЕГАИС и «Честным знаком». В результате удалось сократить время на рутинные операции на 83% и полностью оцифровать процесс инвентаризации. Расскажем обо всех этапах и результатах проекта.
Профиль бизнеса
ООО «СЕЛЛАР» — винный бутик премиального алкоголя в Москве. Компания знакомит покупателей с культурой вина и формирует ассортимент на основе многолетнего опыта изучения французских вин и работы с виноделами Бургундии.
Бутик обслуживает в среднем около 100 покупателей в день. Ассортимент превышает 5 000 товарных позиций. Помимо розничных продаж физическим лицам, «СЕЛЛАР» работает с юридическими лицами и ежедневно обрабатывает более 20 заказов от компаний. Специфика деятельности требует вести учет алкогольной продукции в ЕГАИС, работать с государственной системой маркировки «Честный знак», контролировать остатки и применять индивидуальные правила скидок.
Боли компании
До начала проекта ООО «СЕЛЛАР» вело оперативный учет в iiko. По мере развития бизнеса система перестала справляться с полным циклом задач винного бутика. Сотрудники отдельно оформляли розничные продажи, работали с заказами покупателей и вручную передавали данные в «1С:Бухгалтерию» через выгрузку и последующую загрузку.
Основные боли бизнеса:
- сотрудники тратили около двух часов в день на ручные операции;
- более 20 ежедневных заказов покупателей собирали и обрабатывали одновременно в двух системах;
- ручной обмен с «1С:Бухгалтерией» требовал дополнительных действий и создавал риск расхождений;
- в действующей системе не хватало складских операций, поэтому при инвентаризации сотрудники использовали бумажные носители;
- типовые возможности не поддерживали отдельные процессы бутика — формирование пречека, удобную работу с отложенными покупками и собственные алгоритмы скидок.
Клиенту требовалась единая масштабируемая система для розничных и оптовых продаж, склада, заказов покупателей, ЕГАИС, «Честного Знака», программы лояльности и обмена с бухгалтерской базой.
Оптимальный выбор
Компания обратилась к нам — в ООО «Рациональная автоматизация». Наши специалисты изучили процессы клиента и предложили использовать «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»). В отличие от решения, ориентированного преимущественно на розницу, «1С:УНФ» позволила вести в одной базе продажи физическим и юридическим лицам, закупки, склад, деньги, взаиморасчеты и управленческую отчетность.
Решение также поддерживает работу с валютными операциями и позволяет формировать необходимые документы без дополнительных доработок. Открытая архитектура платформы «1С:Предприятие 8» дала возможность адаптировать систему под индивидуальные процессы бутика и в дальнейшем развивать интеграцию с сайтом.
Реализация проекта
Мы развернули базу «1С:УНФ», настроили учетную политику, права пользователей и рабочие места кассиров. Кассиры получили доступ к открытию и закрытию смены, продажам, наличной и безналичной оплате, СБП, подарочным сертификатам, приемке накладных ЕГАИС и созданию заказов для отложенной продажи. Для офис-менеджеров мы настроили закупки, расчеты с поставщиками, складские операции, банк, кассу и авансовые отчеты.
Перенесли из прежней системы номенклатуру, цены, товарные остатки и данные, необходимые для работы с алкогольной продукцией, включая марки ЕГАИС. После переноса сверили информацию с фактическими остатками. Затем подключили кассовую технику, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток и чеков.
Чтобы сотрудники могли работать с алкоголем в едином интерфейсе, мы настроили ЕГАИС и «Честный знак»: приемку алкогольной продукции, проверку кодов и оформление продаж. Это исключило необходимость вести регулируемые операции отдельно от основного товарного учета.
Кроме того, настроили автоматический обмен между «1С:УНФ» и «1С:Бухгалтерией». Сотрудники выполняют оперативные операции в «1С:УНФ», а система передает необходимые данные в бухгалтерскую базу без ручной выгрузки и загрузки.
Для учета специфики винного бутика доработали типовой функционал:
- добавили формирование пречека, чтобы покупатель мог увидеть состав покупки и итоговую сумму до оплаты;
- расширили механизм отложенных чеков — кассир может открыть состав ранее отложенной покупки и быстро продолжить обслуживание клиента;
- адаптировали расчет скидок под собственные формулы, программу лояльности и коммерческие правила ООО «СЕЛЛАР»;
- настроили автоматическую отправку на почту руководству отчетов о продажах, остатках и других показателях по расписанию;
- выстроили работу с заказом покупателя от регистрации потребности и резервирования товара до реализации.
- Перед запуском проверили ключевые сценарии, обучили сотрудников и ввели систему в промышленную эксплуатацию.
Итоги внедрения
ООО «СЕЛЛАР» перешло с iiko на единую информационную систему «1С:УНФ». Проект дал следующие измеримые результаты:
- трудозатраты на ежедневные ручные операции сократились с 2 часов до 20 минут — на 1 час 40 минут, или примерно на 83%;
- более 20 заказов покупателей в день сотрудники теперь полностью обрабатывают в одной системе вместо двух;
- ручные выгрузки и загрузки в «1С:Бухгалтерию» исключены — обмен выполняется автоматически;
- около 100 ежедневных розничных продаж, складские операции, ЕГАИС, «Честный Знак», скидки и программа лояльности работают в единой базе;
- сотрудники получили возможность проводить инвентаризацию ассортимента из более чем 5 000 товарных позиций непосредственно в «1С:УНФ» вместо учета на бумажных носителях.
Теперь кассиры быстрее обслуживают покупателей: формируют пречек, возвращаются к отложенной покупке и применяют установленные правила скидок в одном рабочем месте. Офис-менеджеры контролируют закупки, остатки, взаиморасчеты и заказы без переключения между системами. Руководство регулярно получает актуальные отчеты по электронной почте.
В результате клиент получил не просто замену прежней программы, а единую управляемую систему, которая учитывает отраслевую специфику винного бутика и имеет потенциал для развития и расширения функциональности.
