Комплексная автоматизация полиграфии: опыт компании «Печатня»

Как превратить хаотичный бумажный документооборот в четко отлаженный цифровой процесс? Компания «Печатня» поделилась опытом комплексной автоматизации полиграфического производства: от расчета заказов до управленческой отчетности. Как внедрение «1С:УНФ 8. Полиграфия 2» ускорило обработку заказов на 35%, свело к минимуму ошибки в расчетах и дало руководству инструменты для оперативного контроля бизнеса — рассказывает в кейсе.

О компании

Полиграфическая компания «Печатня» специализируется на оказании полного цикла услуг по изготовлению рекламной полиграфии и брендированию сувенирной продукции. Типография использует различные технологии печати: цифровая, широкоформатная, УФ-печать, прямая печать по текстилю, струйная печать, шелкография, ризография и другие.

До автоматизации

Ранее для учета и управления на предприятии использовались бумажные документы и электронные таблицы. Не было оперативной информации об остатках материалов на складе, что затрудняло планирование производства. Менеджеры вручную рассчитывали каждый новый заказ. Из-за того, что технологические операции не были нормированы — приходилось часто обращаться к руководителю за уточнениями, в итоге заказы обрабатывались медленно. Премии менеджерам тоже рассчитывались вручную, это занимало много времени и нередко приводило к ошибкам. Вся первичная документация передавалась в бухгалтерию для подготовки отчетности только в конце месяца, у руководства не было оперативных управленческих отчетов для контроля работы подразделений и быстрого принятий решений.

Задачи автоматизации

Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы организовать контроль работы подразделений на всех этапах — от расчета заказов менеджерами до планирования производства и отгрузки продукции покупателям. Нужно было нормировать технологические процессы, ускорить обработку заказов, внедрить позаказный учет продукции, обеспечить получение оперативной информации об оплатах, отгрузках, производственной себестоимости.

Для реализации поставленных задач было выбрано отраслевое решение «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Партнером по внедрению стал разработчик системы — компания «Армекс».

Что сделали?

• Склад и отдел закупки полностью автоматизированы. Обеспечивается оперативный доступ к информации о наличии материалов и готовой продукции; приходы, расходы, прямые и косвенные затраты учтены
• Налажено ведение выпуска готовой продукции по заказам. Например, продукция производится под конкретный заказ и фиксируются в качестве затрат фактически потраченные материалы
• Налажен учет прямых материальных затрат. Например, при списании материалов система автоматически учитывает их количество и стоимость, а также подразделение, в котором они были использованы.
• Работа отдела допечатной подготовки автоматизирована. Осуществляется контроль деятельности дизайнеров и их рабочего времени, а также распределение макетов между ними.
• Налажен учет производства. Производственные работники отмечают в реальном времени потраченный материал и выполненные операции. Производится план-фактный анализ заказов по материалам и времени. Система автоматически сравнивает фактические затраты с плановыми и формирует отчеты.
• Внедрен расчет себестоимости заказов. В конце месяца автоматически распределяются затраты и ведется управленческий учет фактической себестоимости заказов.
• Отдел продаж полностью автоматизирован. Проводится анализ взаиморасчетов с клиентами, контроль задолженности отражается в отчетах, а премия менеджеров рассчитывается на основе оплаченных и отгруженных заказов.
• Создан журнал шаблонов заказов по различным видам продукции для быстрой обработки заказа менеджерами. Менеджер теперь может быстро получать доступ к необходимой информации и заполнять расчеты на основе готовых шаблонов.
• Отнормированы все операции с учетом разнообразных видов послепечатной обработки и разные виды заказов. Например, для каждой производственной операции определены нормы времени и материалов, которые система учитывает при планировании производства.
• Для руководителя настроен управленческий анализ функциональности работы предприятия. Он может получить сводный отчет о работе предприятия, включающий ключевые показатели эффективности (KPI), такие как себестоимость, рентабельность, производительность труда.
• Настроены правила рабочего процесса. Система автоматически отслеживает изменения статусов заказов и уведомляет сотрудников на каждом этапе. Например, после завершения производства изменяет статус на «Выполнен» и уведомляет менеджера заказа о возможности отгрузки.

Ключевые результаты проекта

• Выполнено нормирование всех производственных операций. Это позволило оптимизировать планирование производства, унифицировать расчет стоимости заказов и разработать удобные шаблоны расчета, структурированные по видам продукции и специфике производства.
• Создан удобный «Рабочий стол менеджера», где менеджеры могут быстро заполнять шаблоны и в режиме реального времени получать информацию о статусах выполнения заказов, об оплатах и отгрузках. Это упростило работу менеджеров, ускорило обучение новых сотрудников. Заказы обрабатываются и передаются в производство на 35% быстрее.
• В системе организовано хранение макетов печатной продукции. Дизайнеры теперь могут максимально быстро находить файлы, относящиеся к заказу.
• Обеспечен точный учет материалов на складе, усилен контроль за поступлением материалов и их списанием в производство, организован позаказный учет продукции. Точный расчет фактической себестоимости помогает оперативно анализировать затраты по каждому заказу, сравнивать планируемые и фактические показатели и выстраивать конкурентную ценовую политику типографии.
• Автоматизирован расчет менеджерских премий, которые определяются как процент от плановой прибыли по заказу. В результате количество ошибок снизилось, а точность расчета увеличилась. Менеджеры теперь четко понимают, как рассчитываются их вознаграждения, что мотивирует их на достижение лучших результатов.
• Организован оперативный документооборот с поставщиками и покупателями по всем видам расчетов и оплат, автоматизировано управление взаиморасчетами. Подготовка управленческой отчетности ускорилась в 3 раза. Руководство получило возможность оперативно оценивать финансовое положение предприятия и контролировать работу подразделений на всех этапах — от получения и обработки заказов до выпуска и отгрузки готовой продукции покупателям.

Самохвалов Павел Андреевич, директор компании «Печатня» отмечает: «Внедрение „1С:УНФ 8. Полиграфия 2“ дало толчок к расширению компании и позволило увеличить скорость обработки заказов. Немаловажным плюсом стала возможность расчета менеджерских премий за считанные минуты. Получение оперативных данных о работе подразделений высвободило время для решения стратегических задач».