ООО «АИСС» была зарегистрирована в 1992 году и с тех пор предоставляет своим клиентам полный комплекс услуг в сфере инженерного оснащения зданий и сооружений. На собственной производственной базе налажен выпуск котельных, тепловых пунктов, насосных станций, электротехнических шкафов.
Компания работает на рынке больше 30 лет и за это время накопила значительную экспертизу в области инженерных коммуникаций. Это позволяет компании выполнять полный цикл работ от проектирования и строительства до сопровождения систем на объектах различной сложности. Также налажено позаказное производство инженерного оборудования: шкафы управления и блоки инженерного оборудования. Вся продукция производится под заказ.
Задачи автоматизации
В нашу компанию ООО «АИСС» обратились со следующими запросами:
- Внедрить управленческий учет в разрезе финансового планирования, аналитики движения денежных средств, анализа статей расходов и доходов
- Навести порядок в учете товарно-материальных ценностей при выполнении подрядных работ
- Разработать отчеты по продажам для менеджеров, чтобы они сами могли контролировать затраты на каждый проект и рассчитать свою мотивацию
- Максимально использовать возможности 1С для автоматизации бизнес-процессов и снижения трудозатрат сотрудников.
Решение
Автоматизация процесса продаж товаров
Типовой функционал «1С:Управление нашей фирмой» позволил автоматизировать процесс продаж от момента принятия решения о заключении сделки клиентом до его полного выполнения.
Стандартный процесс продаж в компании «АИСС» состоит из нескольких этапов:
Для каждого из этих этапов в системе выполняются процессы:
Обращения покупателей. Все лиды фиксируются в системе. Если потенциальный покупатель готов заключить контракт, лид переводится в контрагента. Также менеджеры могут самостоятельно завести карточку контрагента и продвигать сделки по воронке продаж.
Создание заказа в «1С:Управление нашей фирмой». Менеджер может выбрать нужный вид заказа, его состояние, прикрепить договор, назначить дату отгрузки, подобрать товары, указать скидку и т. д.
Отправка счета клиенту. Счета автоматически формируются и отправляются из системы.
Резервирование товара на складе. Менеджер может посмотреть данные о товаре или материале и узнать: доступное к отгрузке количество, сколько есть на свободном остатке на складе для резерва под заказ, общее количество свободного товара на всех складах, ожидаемое количество поступления от поставщиков или с производства, не привязанное к заказам покупателей и т. д.
Письмо клиенту о готовности к отгрузке. Чтобы поддерживать связь с клиентом реализовали возможность отправления электронных писем.
Оформление доставки. Настроили несколько способов доставки: самовывоз, курьер, служба доставки. Также настроили формирование маршрутных листов. Если по заказу есть неотгруженные товары, то по нему можно автоматически сформировать расходные накладные. По ним осуществляется контроль доставки. Настроили возможность отправки отчета о доставке.
Оформление возврата. Ситуации с возвратами крайне редки, но для завершения цикла настроили возможность оформления возвратов через «1С:Управление нашей фирмой».
В рамках блока по автоматизации продаж были выполнены настройки для менеджеров — планирование закупки через обработку «Расчета потребности». Расчет потребностей в закупке формируется на основании двух показателей: созданные заказы покупателя, минимальный/максимальный неснижаемый остаток номенклатуры. Обработка расчета потребностей анализирует эти данные и позволяет автоматически сформировать заказы поставщикам по дефицитным позициям.
Для руководителя отдела настроили возможность планирования продаж.
Автоматизация процесса продажи сборных изделий
Компания производит и работает со сложным инженерным оборудованием. Иногда речь идет о целых комплексах. Чтобы автоматизировать процессы, связанные с таким сложным оборудованием, мы настроили ведение спецификации. Спецификация ведется по всем изделиям и включает в себя сведения, в том числе и о составе, где прописываются: материалы и расходники, входящие в состав и в себестоимость работ/изделия.
Когда менеджер получает заказ, он формирует заявку на руководителя цеха и прикладывает к заявке техническое задание от клиента. После этого начинается процесс подготовки к формированию коммерческого предложения. В первую очередь выполняется расчет стоимости изделия на основании отчета «Нормативный состав изделия» и выбираются параметры расчета:
- номенклатура работы/продукции;
- спецификация работы/продукции;
- способ расчета (по закупочным ценам или по виду цен).
Список расходных материалов и их количество берутся из спецификации. При необходимости можно в параметрах указать количество работ или изделий, чтобы посмотреть общую стоимость. Если стоимость и условия устраивают заказчика, то происходит переход на этап производства.
На основании заказа покупателя формируется заказ на производство:
Если изделие не только производится, но и закупается, и способ пополнения — «Закупка», то можно скопировать строки из заказа покупателя в заказ на производство. Быстро и корректно сформировать заказ на производство позволяют ранее заполненные спецификации. Это значительно сокращает время на подготовку заданий.
После того как изделие готово, начинается процесс его отгрузки заказчику. Если отгрузка товара не сопровождается монтажными работами, то общая схема выглядит так:
Автоматизация подрядных работ
Часто в компанию обращаются для заказа работ по монтажу и установке инженерных систем. Этот процесс также требовал автоматизации. За основу был взят функционал по созданию заказ-нарядов, фиксирующий запрос на работы от клиента и подтверждающий факт их выполнения. Заказ-наряд сочетает в себе функции сразу нескольких документов: заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ, распределения затрат и расходной накладной. Вместе с работами, с помощью заказ-наряда, могут быть реализованы сопутствующие товары: запчасти, расходные материалы, а также созданы заказы на субподряд. Документ выступает основанием для подключения и выполнения своих функций различными специалистами:
- Логисты осуществляют резерв и транспортировку;
- Коммерческий директор на основании заказ-наряда создает заявки на расход денег;
- Инженер по комплектации проверяет и резервирует под проект нужные комплектующие;
- Руководитель проекта создает задачи и формирует план;
- Инженер-сметчик планирует расходы с помощью инструмента «Платежный календарь» и создает заявки на финансирование;
- Бухгалтер создает платежки на оплату.
Раньше данный процесс был очень трудоемким — учет велся в различных табличных документах, и было трудно собрать общую картину даже по отдельно взятому проекту, не говоря уже обо всем направлении в целом. Сейчас процесс стал простым и понятным, каждый специалист выполняет свои функции в единой системе.
Компании было важно иметь возможность зафиксировать и видеть остатки по расходным материалам на отдельном стеллаже склада, под определенный заказ, и на объекте клиента, а также отражать момент перемещения этих материалов со стеллажа на объект. Для этого под каждых заказ-наряд создается виртуальный склад, состоящий из ячеек. Одна ячейка отражает наличие товара на отдельном стеллаже склада под данный заказ, другая ячейка — наличие товара на объекте клиента. Когда расходные материалы откладываются на отдельный стеллаж под заказ, делается перемещение в первую ячейку. Для отражения факта перемещения товаров и расходных материалов на объект клиента используется «Перемещение» между ячейками.
Также в рамках автоматизации удалось решить проблему с возвратом излишков. Иногда бывало так, что на проекте чего-то не хватало или требовалось привлечение больших ресурсов, но учитывать такие расхождения не удавалось. Сейчас этот процесс работает по такой схеме:
Снятие резерва с возвращенных материалов происходит через документ «Резервирование запасов». В табличную часть с запасами попадают только те номенклатура и количество, на которые есть резерв под заказ-наряд. Здесь же можно редактировать запасы, оставляя только то, что вернулось.
Настройка управленческих отчетов
Для получения оперативной управленческой информации настроили отчеты для руководства компании. В рамках данных отчетов можно посмотреть и проанализировать следующее:
Для блока CRM:
- Анализ базы лидов
- Анализ базы контрагентов
- Анализ работы менеджеров
- Воронка продаж
- Календарь событий
Для блока «Продажи»:
- Продажи
- Валовая прибыль по номенклатуре
- Валовая прибыль по покупателям
- Валовая прибыль по менеджерам
- План-фактный анализ продаж
- Отгрузка и оплата по заказам
- Расчеты с покупателями
Для блока «Закупки»:
- Анализ закупок
- Поступление и оплата по заказам
- Движение товаров по складам
- Запасы
- Заказы поставщикам
- Расчеты с поставщиками
- Остатки товаров
Для блока «Казначейство»:
- Движение денег
- Денежный поток
- Остатки денег
- Деньги в кассах ККМ
- Контроль операций эквайринга
Основные инструменты финансово-управленческого учета:
- Отчет «Анализ бизнеса»
- Бюджетирование
- Монитор «Пульс бизнеса»
- Доходы и расходы по статьям (по отгрузке)
- Отчет «Баланс»
- Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость»
- Отчет «Прибыли и убытки»
Таким образом, мы выполнили одну из главнейших целей компании — внедрили комплексный управленческий учет.
Итоги проекта
В рамках проекта мы выполнили настройку программы таким образом, чтобы учесть большинство бизнес-процессов и создать прозрачные и понятные схемы работы. Благодаря использованию «1С:Управление нашей фирмой» специалисты различных структурных подразделений работают в единой программе, что позволяет вести комплексный управленческий учет на предприятии.
Мы проводили декомпозицию глобальных процессов и автоматизировали их отдельные функции, чтобы автоматизация смогла затронуть глубинные процессы. Это позволило руководству планировать деятельность компании и вовремя корректировать процессы, требующие вмешательства.
Работы по проекту выполнила компания «Айтон».
