Основное направление деятельности ООО «ОТК» — производство средств измерения температуры для особо агрессивных и высокотемпературных сред, а также решение задач высокотемпературной термометрии на объектах заказчика.
Основные клиенты: металлургические, керамические, стекольные заводы, заводы военно-промышленного комплекса и аэрокосмической промышленности, литейного производства.
Зачем понадобилась автоматизация
В 2022 году на рынке повысился спрос на датчики температуры, при этом развитие компании экстенсивным путем — за счет увеличения штата сотрудников, было затруднительно в связи с нехваткой профессиональных кадров на рынке труда. В связи с этим перед компанией остро встала задача повышения производительности труда за счет автоматизации ряда процессов, уменьшения «ручного заполнения» форм и более быстрого получения информации для анализа текущей ситуации.
Также в 2022 году возникла необходимость упрощения процесса ведения раздельного учета затрат по предприятиям, работающим по гособоронзаказу, в связи с увеличением количества заказов.
Основная бизнес-задача была сформулирована так: необходимо увеличить скорость обработки и завершения заказов за счет автоматизации бизнес-процессов, в том числе с помощью «1С:Бухгалтерия», которая уже использовалась в организации.
Для решения были задействованы силы представителей организации, занимающейся автоматизацией проектирования, а также партнера «Битрикс24» и фирмы-франчайзи 1С «СофтСервис». Кроме того, была подана заявка на участие в конкурсе на получение гранта для цифровизации предприятий малого и среднего бизнеса, которая была в итоге одобрена.
Проблемы, с которыми решили «бороться» автоматизацией
- до старта проекта невозможно было загружать информацию по составу изделий на основе данных из стороннего программного продукта, который автоматизировал проектирование для конструкторской подготовки. Подбор комплектующих производился вручную или копированием ведомостей с предыдущих заказов, что делало процесс трудоемким и приводило к ошибкам;
- не была настроена интеграция «1С:Бухгалтерии» с системой «Битрикс24», в котором фиксировались входящие и исходящие запросы, заказы и прочая информация о заказах;
- на бумаге и в таблицах Excel отслеживались минимальные остатки материалов на складе для своевременного заказа комплектующих у поставщиков, что отнимало дополнительное время у сотрудников;
- Многие финансово-экономические формы заполнялись вручную.
- резервирование материалов отмечалось на бумажных носителях, либо в таблицах Excel, что приводило к потере информации и созданию форс-мажорных ситуаций при производстве продукции;
- не было инструмента для ведения раздельного учета затрат по предприятиям, работающим по гособоронзаказу.
Пути решения
Была реализована возможность загрузки информации по составу изготавливаемого изделия в формате Excel в 1С:Бухгалтерию. Это позволило значительно ускорить процесс списания материалов на данный вид продукции и минимизировать ошибки, возникавшие при ручном вводе информации, что, в свою очередь, значительно увеличило производительность труда.
Связь с номенклатурой программы для проектирования реализована через созданный в «1С:Бухгалтерия» справочник «Номенклатура». При внесении новой номенклатуры связь со справочником «Номенклатура» происходит автоматически по полю «Артикул». В результате, даже при отличии названий одного и того же товара в разных системах, отображается единое название, понятное всем сотрудникам. На данный момент ведется работа по созданию спецификаций на основе данных из чертежей в программе для проектирования для последующей загрузки спецификаций в «1С:Бухгалтерия» на основе созданного механизма. А также — наполнение справочника «Номенклатура», необходимого для корректной работы.
В карточке номенклатуры добавлено поле «Мин остаток», чтобы при постановке материалов на учет была возможность сразу отметить критичный минимум. Для контроля количества необходимых материалов на складе создан отчет «Мин остаток номенклатуры». В отчете цветом выделяются позиции, на которые нужно обратить внимание: красный цвет — минимум, желтый — начиная со 150% от минимума. Отслеживание и контроль минимальных остатков значительно упростились, что экономит время и позволяет вовремя заказывать необходимые материалы для изготовления продукции.
Снижено ручное заполнение финансово-экономических форм, что позволяет, при возросших объемах производства, не увеличивать штат бухгалтерии за счет экономии времени сотрудников на лишнем «ручном труде».
Появился большой блок в «1С:Бухгалтерия», реализующий резервирование материалов для заказов. Это позволило минимизировать возникновение ситуаций, когда после оплаты заказа нет необходимого материала для изготовления продукции. Информация по резервированию не теряется, и есть доступ для просмотра резервов у необходимого количества сотрудников, а не у одного человека. Картина по резервированию материалов стала более наглядной и ясной.
Настроена интеграция «1С:Бухгалтерия» с системой «Битрикс24», что помогло исключить двойной ввод информации в разных учетных системах.
Было установлено и настроено под специфику работы предприятия расширение для «1С:Бухгалтерия» — «Раздельный учет по гособоронзаказу». Это упростило процесс работы с соответствующими заказами, а также задачу по формированию отчетности.
Результаты автоматизации
Решена одна из основных задач, поставленных перед началом процесса автоматизации — уменьшение ручного труда и, следовательно, минимизация ошибок за счет автоматизации части бизнес-процессов.
Решение данной задачи значительно уменьшило жизненный цикл исполнения заказа от его приема до завершения. Это позволило обрабатывать гораздо большее количество заказов без дополнительного увеличения штата сотрудников, что, в свою очередь, уже повлияло на рост выручки компании почти на 20% по итогам 9 месяцев 2023 года по отношению ко всему 2022 году.
Автоматизировано 10 рабочих мест. Всего в организации работают 32 человека.
Основная фаза проекта по автоматизации длилась 6 месяцев — с января по июнь 2023 года. Сейчас проводятся мелкие доработки, необходимость в которых возникла после реализации основной части проекта.
Работы по проекту выполнены компанией «Современные технологии».
