Самописные «Заборы» или как мы управляли логистикой
«- Как это работает?
- Не знаю, как-то.
- А кто знает и понимает?
- Да только логист"
С такого диалога началось мое погружение в мир собственной логистики в компании.
Вся логистика и вправду работала «как-то». Построение маршрута водителя было завязано на знании логистом адресов Москвы и Подмосковья, распределение точек происходило вручную, и если логист не знал, где находится адрес, каждый раз заходил на Яндекс.Карты и смотрел, в какой он зоне.
Отчет по зарплате водителей делался в конце месяца, и до последнего водители точно не знали, сколько они заработали. Заказчики, менеджеры по продажам и закупкам, узнавали, выполнена их точка, только на следующий день или, в лучшем случае, в конце рабочего дня.
Была самописная форма в 1С «Заборы/Доставка», писанная-переписанная. Каждый новый руководитель логистики писал и дорабатывал ее под себя, и никто глубоко не погружался, как это все-таки работает. В итоге компания за долгие годы развития обзавелась уникальным специалистом, заменить которого очень сложно, т.к. только он знает, как сделать так, что бы заказы вовремя забирались у поставщика и так же вовремя доставлялись клиенту.
Для понимания объемов: в день водители закрывали около 200 точек по Москве. Это и заборы товара у поставщиков и доставки клиентам. Всю эту работу делают 6−10 водителей в штате, несколько, в зависимости от сезона, наемных водителей и 2 логиста управляют этой системой. Первый логист работает с маршрутизацией и водителями, второй — с транспортными компаниями. И, как писал выше, компания имеет двух уникальных специалистов, от которых напрямую зависит вся выручка компании. Не говоря уже про качество маршрутов, количество холостых прогонов и прочих негативных явлений.
Решили телепортироваться в 21 век
Критичным моментом в работе самописных «Заборов» стал переход с «1С:Управление торговлей», ред. 11.1 на «1С:Управление торговлей», ред. 11.4. У логиста не было достаточных компетенций, чтобы точно поставить задачи для переноса всего функционала на новую версию 1С.
В итоге было принято решение навести порядок в логистике и телепортироваться в 21 век.
На что мы нацелились:
- простой процесс маршрутизации точек как для логиста, так и для заказчиков — менеджеров по продажам и менеджеров по закупке
- замена уникальных специалистов на понятные процессы в автоматизированной системе
- сокращение затрат на собственную логистику
- своевременность получения информации о статусе доставки в 1С, а не по телефону
- прозрачность в расчете мотивации водителей
Были еще дополнительные задачи, но они уже второстепенные.
О проекте
Автоматизироваться решили с помощью системы «Мегалогист TMS», разработанной на платформе «1С:Предприятие». Она очень удачно интегрируется в типовые процессы, если конечно не было изменений в этих процессах. Система работает в связке с облачным сервисом MaxOptra.
Как это работает:
-
Мегалогист «забирает» из 1С все задания от «заказчиков», в нашем случае это РТУ (реализация товаров и услуг), заказы поставщиков (ЗП), перемещения (в компании несколько филиалов, по этому товары нужно перемещать между складами разных городов), ну и собственно маршрутные задания
(документ в 1С, на основании которого делается маршрутизация, собственная разработка Мегалогист, замена Заказа Транспорта в типовом функционале 1С).
- Маршрутные задания (МЗ) можно создавать как на основании документа в 1С (для нас это были внутреннее потребление, рекламация (документ для сервисного центра)), так и без основания. МЗ без основания делается в том случае, если логисту нужно выполнить задачу, которая не относится к сделке, например, забрать документы с почты.
- Все задания попадают в Нераспределенные задания в рабочем месте логиста.
- При нажатии на кнопку «Спланировать рейсы», все выделенные задачи переходят на этап предпланирования, проверяются на корректность заполнения.
Как мы решили проблему корректности ввода адреса в документах основания
Оказалось, что если пользователей не ограничивать, они вводят адреса, куда нужно поехать, в той форме, в какой им удобно. Так простой адрес «Москва, Вольная 35» может быть введен большим количеством разных способов. Из-за этого и система выдавала ошибки, и водителям считались лишние точки (тогда я понял почему логист так легко управлял зарплатой водителей. Премиальная часть считалась от количества точек, а их в прошлой системе можно было сделать любое количество).
Решение нашли очень простое — валидация адреса с помощью сервиса ДаДата (аналогичный внедрен у нас на сайте).
Валидацию адреса мы добавили в форму контрагента и партнера, в разделы доставки в ЗК, ЗП, перемещения.
И тут не обошлось без небольших трудностей: забыли вовремя оплатить сервис и система начала выдавать ошибки.
Как организовано планирование рейсов
- После нажатия на кнопку «Спланировать рейсы» все точки передаются в сервис MaxOptra, где собственно и происходит маршрутизация. Система распределяет все полученные задания на карте, рисует оптимальные, по ее мнению, маршруты, логист их проверяет и корректирует при необходимости, и возвращает в 1С точку, ее место в маршрутном листе (далее МЛ) и водителя, который должен ехать на эту точку.
- Далее логист уже в 1С нажатием одной кнопки создает маршрутные листы.
Адаптация системы под наши потребности
Процесс внедрения системы занял все лето. Подрядчики честно пытались адаптировать свою систему под наши «процессы» и «нюансы», которые, к сожалению, оказались зачастую костылями, которые люди придумали для себя. Для полноценного внедрения было сделано порядка 60-ти доработок, которые разделили на три этапа:
- критичные,
- важные,
- хотелки пользователей.
Отдельным большим блоком была доработка системы под текущую систему мотивации: водители получают фиксированную сумму за выполнение точки. Стоимость точки зависит от зоны, где нужно выполнить задание. Для расчета системы мотивации был доработан отчет Мегалогиста: отчет считает количество точек, выполненных водителем, а система МаксОптра определяет зону, в которой находится точка.
И на проверке точек и маршрутных листов выяснился интересный факт — одна точка в маршрутном листе может иметь разный адрес, разную зону. И все из-за того, что «заказчики» выбирают разные адреса в разных документах. На исправление всех ошибок, реализацию новых доработок и обучение пользователей я потратил еще 3 недели. Результатом стали верно посчитанные маршрутные листы, мы точно знали сколько точек фактически выполнил какой водитель и сколько мы платим за забор товара у того или иного поставщика.
Как мы «приучили» водителей к использованию планшетов на маршруте
Главной проблемой было нежелание водителей завершать задачи сразу после их выполнения. Убедительным аргументом для своевременного закрытия точек стала ежедневная отправка отчетов о заработанных деньгах за прошлый день.
Людям, кто привык ездить «по бумажке», в первый месяц было тяжело адаптироваться, но тут мы пошли навстречу водителям и сохранили для водителей печатную форму маршрутного листа. Теперь они ездят с планшетами и бумажками.
Сейчас проект на завершающей стадии: прием платежей от клиентов водителями.
Это будет новый небольшой вызов для нас, но думаю, его преодолеем гораздо быстрее и легче, чем внедрение всей системы маршрутизации.
Что мы получили в итоге
Результатами внедрения TMS-системы стали:
- сокращение затрат на 25% на логистику за счет корректного расчета точек и выявления неэффективных маршрутов
- информацию о выполнении точки в 1С сразу после того, как ее выполнил водитель
- возможность принимать оплаты от клиента с соблюдением ФЗ 54
- простую маршрутизацию 200+ точек в несколько кликов
- ежедневный расчет зарплаты водителей
