О компании
ООО «СВ Бункер плюс» — судоходная компания, которая занимается бункеровкой и перевозкой нефтепродуктов по Волге уже более 16 лет. Ежегодно суда компании бункеруют и перевозят более 45 000 тонн нефтепродуктов.
Все начиналось с одного судна-бункеровщика и нескольких человек в команде. Сейчас в работе 14 единиц флота, 13 человек АУП и 52 человека работают непосредственно на флоте.
Бункеровка — это заправка судов топливом с помощью танкеров-бункеровщиков. По сути, наша компания — это как сеть заправок, только на воде, и заправляем мы не автомобили, а суда, начиная от небольших толкачей и заканчивая огромными пассажирскими теплоходами и танкерами.
Как мы работали до автоматизации
Рост компании происходил постепенно и, соответственно, менялись схемы взаимодействия с клиентами, а также процессы организации работы внутри предприятия.
К 2021 году стало ясно, что автоматизации требуют как минимум две сферы деятельности — продажи и снабжение флота (материальное обеспечение всем необходимым для функционирования флота, ремонт и модернизация судов).
Сфера продаж
В 2020 году наша организация сотрудничала более чем со ста судоходными компаниями, но при этом учет всех заявок клиентов до сих пор велся менеджером в таблице Excel. Вся информация по заказам поставщикам также сводилась к таблице в этой программе, сводные отчеты для руководителя формировались там же.
Обработкой одной заявки занималось два сотрудника — менеджер принимал заявку, заносил всю информацию в таблицу, далее бухгалтер заносил всю информацию о заявке в «1С:Бухгалтерию», чтобы выставить клиенту счет на оплату. Менеджер подписывал счет у руководителя, сканировал его и уже только после этого отправлял клиенту.
Далее менеджер диктовал заявку по телефону капитану судна-бункеровщика, тот записывал заявку в журнал заявок (уже третье занесение одной и той же информации о заявке с момента получения этой заявки).
После того, как судно клиента было забункеровано, капитан в программе Word составлял бункерную накладную, которая подтверждала выполнение заказа, сканировал документ и отправлял в офис менеджеру.
И после этого опять начиналось дублирование информации уже о выполненной заявке — менеджер заносил в несколько разных таблиц все, что уже заполнял капитан в накладной, писал от руки на накладной цену продажи, название организации клиента, а также дополнительную информацию о поставщике топлива. Бухгалтер заносил все данные в 1С, печатал закрывающие документы и отдавал их менеджеру.
Схема взаимодействия сотрудников организации и клиента при продаже выглядела так:
Минусы такого подхода:
- Клиент достаточно долго ждал закрывающие документы, так как в процессе принимало участие несколько сотрудников разных отделов, информация по заказу несколько раз дублировалась в таблицах Excel, и только потом заносилась в 1С бухгалтером.
- Много факторов для возникновения ошибок в документах: вся информация по заказу передавалась между офисом и судном-бункеровщиком устно, капитан судна сам заполнял накладную во время бункеровки судна клиента в Word (а это около 15-16 полей для заполнения, а значит — 15-16 возможностей для опечаток, что в общем-то периодически и случалось). Здесь стоит упомянуть, что у бункеровщика круглосуточный режим работы и зачастую бункеровка происходит ночью, что тоже не добавляет внимательности капитану при заполнении документов.
- Большие затраты (и временные и денежные) на отправку полного пакета документов клиенту по почте. Представьте: бункеровщик находится в порту Саратова или Казани, а офис в Самаре — и необходимо передать оригиналы накладных в офис, а затем менеджеру все оригиналы приложить к оригиналам УПД, отправить по почте, убедиться, что клиент их получил. В общем, такая бумажная работа занимала 30-40% времени работы менеджера.
В конце концов, директором компании было принято решение о том, что пора повышать нашу клиентоориентированность и совершенствовать систему продаж.
Встал вопрос выбора программы для автоматизации этого процесса.
Как выбирали программу
Основная проблема автоматизации состояла в том, что бункеровка нефтепродуктами — очень специфичный вид деятельности со сложной организацией самого процесса бункеровки. Грубо говоря, бункеровка — это не всегда только «купи-продай». Иногда это продажа нефтепродуктов с услугой бункеровки, иногда только услуга, а иногда только продажа. Плюс мы предлагаем к продаже нефтепродукты, которые относятся к средним дистиллятам (согласно НК РФ, клиент, приобретающих их, может принять к налоговому вычету сумму акциза) — учет по такому топливу должен быть максимально точным, так как по требованию налоговых органов такой нефтепродукт должен прослеживаться вплоть до завода-изготовителя.
В итоге было решено взять за основу «1С:Управление торговлей» и в сотрудничестве с программистами ИП Иванов доделывать ее согласно нашей специфике.
За эту систему были следующие факторы:
- В базовой версии реализованы все необходимые механизмы, чтобы менеджер вел сделку от начала и до конца, не подключая специалистов из других отделов.
- Возможность осуществления контроля за закупками и запасами на складах организации.
- Приоритетным фактором стала возможность совместной работы с «1С:Бухгалтерия 8».
- Возможность работы с электронным документооборотом.
- Управление торговлей не требует регулярных обновлений, как, к примеру, «Бухгалтерия 8». Соответственно, не требуется постоянное сопровождение программистами нашей «дописанной» базы — сокращаются наши издержки.
Задачи, которые были поставлены:
- Сокращение времени обработки заявки клиента и выставления закрывающих документов.
- Возможность видеть «в реальном времени» выполнение заказов клиентов, а также данные по остаткам нефтепродуктов на каждом бункеровщике.
- Снижение количества ошибок при заполнении бункерных накладных, минимальное заполнение информации непосредственно на самом судне-бункеровщике.
- Автоматическое создание различных ежедневных отчетов менеджера, а также отчетов для клиентов организации по топливу, относящемуся к средним дистиллятам.
- Сокращение бумажного документооборота.
Что было сделано
1. Создание системы «речного складирования»
Главная сложность внедрения 1С:Управления торговлей в нашу систему продаж заключалась в невозможности использования стандартной системы учета запасов организации.
Дело в том, что крупные производители нефтепродуктов также принимают активное участие в сфере снабжения топливом речных судов и заключают договоры оказания услуг перевозки и бункеровки нефтепродуктов с организациями, у которых есть свой флот.
Наша компания много лет оказывает такие услуги для Газпромнефти. В данном случае наши суда-бункеровщики поставляют топливо на суда клиентов данной корпорации, а мы только оказываем услугу. То есть топливо фактически находится на наших баржах, на судах, но нам не принадлежит.
Также встал вопрос, какие склады в 1С создать: если склад=бункеровщик (баржа), то теряем информацию о месте нахождения бункеровщика. Одно и то же судно может работать один месяц, к примеру, в Самаре, другой месяц — в Саратове. Затраты на бункеровку в разных портах разные (разное транспортное плечо), соответственно, цены разные. Надо было придумывать такую систему складов, чтобы и складов не было слишком много (не кол-во портов*кол-во бункеровщиков), и при этом система была информативна.
Итак, в 1С:УТ нами была придумана и реализована следующая система «речного складирования»:
Структура складов в 1С стала иерархической: сначала Порт (1), далее в каждом порту — несколько бункеровщиков (2). Все документы в 1С:УТ были доделаны с учетом этой новой структуры: Заказы поставщикам, Поступления товаров и услуг, Перемещения, Реализации товаров и услуг, Списание товаров и т. д. Появилась возможность видеть остатки нефтепродуктов на каждом бункеровщике, на каждой барже или, к примеру, по конкретному порту в целом. Для любого движения нефтепродуктов был создан/дописан механизм учета.
Также все поступающее топливо на склады получило маркировку «Приобретенное» или «На ответственном хранении» (3).
Хорошо новую структуру показывает отчет, созданный для нашей организации (всего таких различных созданных/дописанных отчетов около 10), в котором полностью видно движение нефтепродуктов по складам: в любую секунду руководитель может посмотреть остаток топлива для продажи, в каком порту и на каком судне оно находится, сколько топлива сейчас на хранении. Также сразу видно, сколько топлива уже зарезервировано заявками клиентов: невозможно оформить заказ, если нефтепродуктов на него нет или они зарезервированы, такой заказ просто не проведется.
На последнем примере также видно, что учет ведется и в разрезе паспортов на топливо. Это помогает вести учет по топливу, относящемуся, в том числе, к средним дистиллятам. Такой учет был реализован благодаря механизму «Характеристика номенклатуры», который был доделан под нашу специфику: информация по каждому паспорту заносится менеджером один раз и далее автоматически заполняется во всех печатных формах (в 1С хранится и скан паспорта в формате pdf).
Ранее эту информацию вручную заносили капитаны при оформлении накладных в Word каждый раз заново (паспортов много, они часто меняются). Стоит отметить, что нами было создано 34 внешних печатных формы — это накладные, отчеты, акты, перемещения и т. д. На данный момент специалист заносит какую-либо рабочую информацию один раз и далее большинство нужных форм заполняются автоматически.
2. Минимизация времени на обработку и выполнения заказа клиента
Чтобы значительно упростить работу с документами на самом судне-бункеровщике — было принято решение об установлении на каждом судне 1С:УТ, но с ограниченными правами к редактированию.
Проблема заключалась в следующем: если в офисе доступ к серверу с 1С:УТ был постоянным, то на бункеровщике реализовать это было невозможно — интернет на реке нестабилен, а значит капитан смог бы получать доступ к 1С, только если хорошие погодные условия и «ловится» интернет.
Но, как оказалось, и на такие случаи в 1С можно найти решение: механизм РИБ. Теперь на каждом бункеровщике установлена своя подчиненная главному серверу база, которая может работать, даже если связи с сервером нет. Интернет нужен только для обмена информацией между базами. Кроме того, использование системы позволило разделить «поток» заявок между бункеровщиками — каждый видит только ту информацию по заказам, которая ему нужна.
Теперь у капитана есть электронный журнал «Заказы покупателей», где он видит, какие заявки в работе, а какие уже выполнены. Менеджер работает с аналогичным журналом, но с заявками по всем бункеровщикам: сразу видно, по скольким заказам (они выделены красным цветом) еще не выставлены закрывающие документы.
Если судно заказчика подошло на бункеровку — капитан открывает уже заполненную на 60-70% заявку, вносит дату, время бункеровки, номер проб топлива, количество фактически забункерованного топлива и печатает накладную так же в 1С:УТ.
При запуске обмена РИБ все автоматически выгружается в главную базу 1С, и любой сотрудник видит всю ситуацию практически в реальном времени. По факту, уже попробовав на практике разные варианты обмена, мы настроили обмен раз в 1 час, чтобы повысить скорость работы самой базы.
Так выглядит теперь рабочее место капитана бункеровщика:
В настоящее время весь пакет документов можно отправить клиенту примерно через 20-30 минут с момента подписания накладной капитаном забункерованного судна.
В итоге сейчас схема взаимодействия клиента, менеджера и бункеровщика выглядит так:
Данная система оказалось настолько удобной для использования и на флоте и в офисе, что даже в форс-мажорные ситуации (например, постоянный клиент забыл отправить заявку и вспомнил о ней в 23 вечера, когда судно уже на подходе к бункеровщику) менеджер просто подключается удаленно к своему рабочему компьютеру, заносит заявку и запускает внеплановый обмен с бункеровщиком. Это занимает максимум 5 минут.
Эти разработки заняли где-то полгода и еще в течение нескольких месяцев система «обкатывалась» в тестовом режиме.
Стоит отметить, что задача по внедрению электронного документооборота решилась гораздо быстрее — нами был приобретен модуль для 1С:УТ, примерно 90% клиентов в настоящее время получают от нас закрывающие документы через ЭДО.
Сфера материального обеспечения флота
До автоматизации вся работа в этой сфере осуществлялась «по звонку». Что-то где-то сломалось, что-то где-то потребовалось купить — капитан звонил специалисту по закупкам в офис и тот уже работал по этой устной заявке. Информация заносилась только по факту приобретения товаров/выполнения работ в «1С:Бухгалтерия 8». Учет в разрезе судов-бункеровщиков не велся. В таком режиме работы заявки могли теряться, руководителю было практически невозможно отслеживать выполнение этих заявок.
Задача к автоматизации этой сферы была одна — максимальная прозрачность материального обеспечения флота.
Было решено создать систему «Задачи пользователя», в которой каждый сотрудник мог поручить другому выполнение какой-либо задачи, отслеживать ее выполнение, устанавливать сроки и т. д.
Для этого был разработан журнал «Задачи пользователя», доступ к которому получил каждый сотрудник организации.
Так как для сферы продаж к этому времени уже была установлена 1С:УТ на каждом бункеровщике и создана система «Речного складирования», описанная выше, доступ к журналу получили и капитаны судов. На флоте появилась возможность даже без звонка поставить задачу перед отделом снабжения и следить за ее выполнением.
Так выглядит Журнал задач, где каждый может посмотреть свои текущие задачи:
Форма самой заявки:
Но главное, что было реализовано — это ведение всех затрат на снабжение флота в разрезе судов. Каждое поступление товара/выполнение услуги теперь относится на конкретное судно, можно увидеть реальные затраты в разрезе каждой единицы флота.
Сотрудники отдела продаж и отдела снабжения флота теперь работают в 1С:УТ, оперативно отражая все этапы хозяйственной деятельности предприятия. Раз в неделю вся информация, касающаяся бухгалтерского и налогового учета, выгружается в «1С:Бухгалтерию 8».
Итоги автоматизации в ООО «СВ Бункер плюс»
- Сокращение трудозатрат на обработку одного заказа клиента «от и до» примерно в два раза.
- Теперь одним специалистом выполняется гораздо больший объем работы при тех же временных затратах — рост объема продаж при неизменном количестве сотрудников позволил увеличить заработную плату примерно на 20% за два года.
- Наличие всей информации о финансовой деятельности организации в одной базе позволяет руководителю оперативно принимать управленческие решения.
- Сокращение бумажного документооборота: примерно 95% всех документов отправляется через электронный документооборот.
- Оптимизация затрат на материальное обеспечение и ремонт судов.
Цели на будущее
Цель на 2024 год — запустить систему бюджетирования снабжения флота — чтобы руководитель мог создать бюджет на каждую единицу флота на год, а далее контролировать его освоение. Это повысит степень ответственности не только капитанов судов, но и сотрудников офиса, отвечающих за эксплуатацию флота, позволит более эффективно распределять средства на обеспечение флота.
В кейсе мы показали только самые важные аспекты автоматизации деятельности ООО «СВ Бункер плюс». За 3 года использования система «1С:Управление торговлей» доказала свою эффективность и возможность быстрого приспособления к потребностям и реалиям сегодняшнего дня. Условия труда и эффективность каждого работника выросли, а качество бухгалтерского учета достигло высокого уровня.
Мы получили и неожиданный эффект: результаты оптимизации сподвигли сотрудников на разработку и предложение собственных идей по совершенствованию системы учета. Это, конечно же, благотворно повлияло на атмосферу в коллективе и еще больше объединило нашу дружную команду, ведь каждое предприятие — это своего рода семья.
Подводя итоги проекта, с уверенностью можем сказать: с 1С будущее — уже сейчас. И мы рады, что идем в это будущее с ними вместе!
