Бренду «Стрелка кофе» на новом витке развития стало не хватать функционала программы «1С:Управление торговлей». Он обратился к компании IT Rex, которая предложила использовать старшее решение в линейке продуктов, с большими возможностями — «1С:Комплексную автоматизацию». Проект длился всего два месяца, но надолго обеспечил заказчику резервы роста. Расскажем обо всем по порядку.
О компании
Руководство ООО «Бонвиван» (г. Нижний Новгород), которое развивает бренд «Стрелка кофе», оценивает свою компанию как единство трех важных составляющих: команды, производства и снабжения.
Команда объединяет ресурсы, профессиональную экспертизу и внушительный опыт людей, которые любят кофе и не любят усложнять. Они работают с клиентами просто, дружелюбно, выстраивая процесс взаимодействия максимально удобно. Все вопросы по доставке, сервису, оборудованию, обучению решают оперативно и легко.
Производство — команда запустила собственную обжарку зерна. В результате зеленые кофейные зерна из Бразилии, Колумбии, Эфиопии, Кении превращаются в румяные и готовые к употреблению. В работе используются профессиональные голландские ростеры Giesen, сотрудники следят за всеми технологическими процессами.
Снабжение — компания предлагает комплексное снабжение всем необходимым для бизнеса, частью которого является кофе, будь то кофейня to go или ресторан в пятизвездочном отеле.
Исходное состояние дел
Перед полноценной автоматизацией компания сталкивалась с рядом значительных проблем, которые замедляли бизнес-процессы и снижали эффективность работы.
- Ограниченные ресурсы. В облачной версии «1С:Управление торговлей» («1С:УТ») работали всего два человека — бухгалтер и оператор, которые выполняли все задачи. Это приводило к перегрузкам и увеличивало риск ошибок.
- Проблемы со сборкой заказов. Частые ошибки в сборке заказов замедляли процесс обработки и выполнения заказов, что могло негативно сказываться на удовлетворенности клиентов.
- Устаревшие методы учета производства. Учет производства продукции велся задним числом через документы сборки/разборки, что усложняло контроль за текущими процессами и могло приводить к несоответствиям в учете.
- Неэффективное планирование закупок. Закупки планировались вручную в файле Excel, что увеличивало вероятность ошибок и затрудняло оперативное реагирование на изменения в спросе.
- Разрозненный учет на маркетплейсах. Наличие четырех личных кабинетов на маркетплейсах OZON, Wildberries, «Мегамаркет», «Яндекс Маркет», параллельный учет в «1С» и на маркетплейсах создавали дублирование данных и усложняли управление продажами.
- Отсутствие оперативной аналитики. Руководство компании не могло быстро получать актуальную аналитику по бизнесу, что затрудняло принятие обоснованных управленческих решений.
- Отсутствие учета маркированной воды. Не был налажен учет маркированной продукции, что могло приводить к несоответствию требованиями законодательства и потерям в учете.
Предпроектное обследование
Перед внедрением системы компания IT Rex провела предпроектное обследование заказчика с опросом ключевых сотрудников. На основе полученных данных мы предложили схему работы в системе «1С», предусматривающую переход на программу «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА»). Это решение позволяет охватить все бизнес-процессы компании.
В предложенной схеме работы подробно описаны процессы, начиная от закупки сырья и заканчивая реализацией продукции конечному потребителю. Все эти процессы были интегрированы с функционалом «1С:КА» для более эффективного управления и контроля за всеми этапами деятельности заказчика.
Когда компания обратилась к нам, ее структура выглядела следующим образом:
1. Переход на собственный сервер
Из-за роста числа пользователей и увеличения затрат на работу с сервисом scloud решили перейти на собственный сервер. Этот выбор оказался более экономически выгодным, так как собственный сервер окупался значительно быстрее, чем постоянная аренда. После успешного переноса данных базу опубликовали, обеспечив доступ к ней из любой точки мира.
2. Производство
После перехода с системы «1С:УТ» на «1С:КА» сотрудники прошли обучение созданию детальных спецификаций для продукции. Это позволило сократить время на заполнение документов «Производство без заказа» и обеспечить точный расчет итоговой себестоимости продукции. В спецификациях теперь указываются все материалы и трудозатраты, где это применимо, и корректно рассчитывается заработная плата.
Сотрудники освоили работу с документами «Производство без заказа», которые заменили ранее использованные в «1С:УТ» документы «Сборка/разборка».
Пополнение сырья на производственном складе осуществляется через заказы на перемещение, которые формируются на основе заявок от сотрудников производства. По заказам склад оформляет перемещения и обрабатывает расходные ордера.
3. Продажи
Основной проблемой отдела продаж было неудобство в работе с данными. Все возможные адреса клиентов были привязаны к одному контрагенту, что замедляло процесс создания заявок из-за необходимости постоянных корректировок адресов. Для этого до внедрения была написана доработка, которая позволяла указывать 10 адресов у одного контрагента.
Для окончательного решения проблемы был внедрен функционал разделения на контрагентов и партнеров: контрагент представляет собой юридическое лицо, с которым ведется торговля, а партнер — адрес точки этого юридического лица.
Для таких клиентов изначально настраивался единый договор с детализацией расчетов «Аванс по договорам, долг по накладным», если условия отгрузок на точки не отличались. Это позволяло клиенту перечислять средства по договору и постепенно закрывать аванс при отгрузках на точки.
В дополнение к договорам был внедрен функционал индивидуальных соглашений с клиентами, где указывались условия оплаты и цены, действующие для конкретного клиента. Ранее существовало несколько видов цен, которые приходилось выбирать вручную, полагаясь на память о клиенте. Это в совокупности с другими факторами приводило к ошибкам.
Для пополнения запасов в подразделениях, расположенных в других городах, сотрудники прошли обучение созданию заказов на перемещение. На основе этих заказов склад осуществляет перемещения и обрабатывает расходные ордера.
Для руководителя был настроен отчет, с помощью которого можно сравнивать показатели продаж и выручки за различные периоды времени.
4. Закупки
Работа закупщика была переведена из Excel в «1С». Сотрудник прошел обучение созданию «Заказов поставщиков» и согласованию расходов на закупку сырья. Были настроены схемы обеспечения потребностей через закупку у поставщика. Теперь, когда остаток сырья в системе достигает минимально допустимого уровня, система автоматически предлагает закупщику сформировать заказ поставщику на это сырье.
Кроме того, закупщик прошел обучение анализу отчетов об остатках и прогнозированию расходов сырья в «1С».
5. Склад
Складские сотрудники прошли обучение оформлению перемещений товаров как на основании заказов, так и самостоятельно, без заказов на перемещение.
На их телефоны была установлена мобильная платформа «1С», что позволяет работать без привязки к ПК.
Склад обрабатывает заказы на перемещение через мобильное рабочее место кладовщика, создавая расходный ордер и завершая цепочку документов оформлением перемещения.
6. Отгрузка
Сотрудники склада получают все заказы покупателей в мобильном рабочем месте кладовщика и производят сборку товара. Перед погрузкой водитель и кладовщик проверяют товар. Если все соответствует, кладовщик подтверждает расходный ордер в рабочем месте.
7. Доставка
После сборки операторы используют обработку для создания комплекта документов — реализация и счет-фактура. Документы создаются только для заказов со статусом обеспечения «Готов к отгрузке». Маршрутные листы на текущие доставки формируются утром и выдаются водителям. После развозки водители сдают их в бухгалтерию для закрытия. Вместе с маршрутным листом водителям выдают универсальные передаточные документы.
Для руководителя был разработан и настроен отчет по маршрутным листам, с помощью которого можно отслеживать выполнение доставок и анализировать загрузку транспортных средств перед отправкой.
8. Маркетплейсы
Ozon
- Работа с товарами
Для работы с маркетплейсом Ozon выбрана схема FBS, поскольку на Ozon продается самый дорогой кофе, товар хранится на собственном складе. Для интеграции используется модуль Synchrozon от маркетплейса.
В начале работы для оптимизации учета было проведено сопоставление данных о товарах в личном кабинете Ozon и в «1С».
Новые товары теперь вводятся напрямую в «1С», минуя личный кабинет Ozon. Настроена автоматическая выгрузка остатков и цен из «1С» в Ozon, с отдельной ценой для маркетплейса.
- Работам с заказами
Управление заказами с Ozon выполняется через АРМ Synchrozon. Настроено автоматическое создание заказов, поступающих в Ozon, и сотрудники могут отслеживать статус заказа прямо в АРМ, не заходя на маркетплейс.
В этом же АРМ они могут без перехода в Ozon передавать заказы на следующие стадии: «Новые», «Ожидают сборки».
На стадии «Новые» сотрудники подтверждают или отменяют отправления.
Можно отменить только часть отправления, а не заказ полностью.
- Участие в акциях
Отлажен функционал участия в акциях, проводимых Ozon. Для этого в модуле есть вкладка «Продвижение».
На вкладке «Продвижение» представлена основная информация обо всех акциях, доступных в личном кабинете Ozon.
В каждую из этих акций можно зайти и настроить список товаров, которые будут в ней участвовать.
- Обработка заявок на скидку
Оптимизирован процесс одобрения или отклонения скидок, поступающих в личный кабинет Ozon. Эти запросы автоматически передаются в «1С», где их можно оперативно обработать.
- Отчет комиссионера
Загрузка отчета комиссионера осуществляется с помощью файла Excel из личного кабинета. Отчеты просматриваются и загружаются в разделе «Финансы» модуля Ozon.
«Яндекс маркет»
На «Яндекс Маркете» используется предоставляемый маркетплейсом модуль интеграции для применения схемы FBY.
Первым шагом было сопоставление товаров. Теперь товары и цены выгружаются напрямую из «1С» с индивидуальной ценой для этого маркетплейса. Новые карточки товаров создаются в «1С» и автоматически выгружаются на «Яндекс Маркет».
Отчет комиссионера в виде файла Excel из личного кабинета автоматически загружается в «1С».
Wildberries и «Мегамаркет»
Для интеграции используются сторонние модули, поддерживающие работу по схеме FBO. Первоначально в модуле было выполнено сопоставление товаров. Теперь товары и цены выгружаются напрямую из «1С» с индивидуальной ценой для каждой платформы. Новые карточки товаров создаются в «1С» и автоматически выгружаются на маркетплейсы.
Отчет комиссионера загружается через файл Excel из личного кабинета.
Результаты автоматизации
Благодаря высокой вовлеченности всех участников процесса во внедрение проект был успешно реализован в течение двух месяцев.
Производство
- Применение системы «1С:КА» и обучение сотрудников позволили сократить время на оформление документов и повысить точность расчета себестоимости продукции.
- Внедрение новых процессов для пополнения сырья улучшило управление запасами и ускорило производственные операции.
- Отдел начал оперативно вносить документы сразу после завершения производственного процесса. Это позволило устранить проблему неточностей в учете и обеспечило актуальные данные об остатках продукции на складах.
Продажи
- Внедрение функционала разделения на контрагентов и партнеров упростило управление клиентами и снизило число ошибок при создании заявок.
- Настройка индивидуальных соглашений с клиентами повысила точность ценообразования и определения условий оплаты. Сократилось количество ошибок при занесении заказов.
Закупки
- Перевод работы закупщика в «1С» и автоматизация процессов закупок повысили точность и скорость обработки заказов и пополнения остатков сырья.
Склад
- Внедрение мобильной платформы «1С» повысило оперативность и точность складских операций.
- Автоматизация обработки заказов на перемещение упростила логистику и управление запасами.
Отгрузка и доставка
- Оптимизация процессов отгрузки и доставки повысила точность и скорость выполнения заказов.
- Настроенные отчеты усилили контроль за выполнением доставок и загрузкой транспортных средств.
Маркетплейсы
- Интеграция с Ozon, «Яндекс Маркетом», Wildberries и «Мегамаркетом» упростила управление товарами и заказами, повысив точность учета и ценообразования.
- Благодаря устранению разрыва между маркетплейсами и «1С» большая часть операций теперь выполняется непосредственно в «1С».
Общие итоги и цифры
- Количество ошибок при сборке товара сократилось на 90%.
- Выручка выросла на 30%.
- Поступающие от клиентов заявки стали обрабатываться в два раза быстрее.
- Благодаря достигнутой прозрачности бизнеса в короткие сроки удалось открыть три новых филиала.
Проект выполнила компания IT Rex.
