О компании
Компания «Каменный век» с 2008 года производит изделия из искусственного камня с установкой в Москве, Краснодаре и Воронеже по индивидуальным заказам под любой размер мебели.
Имеет собственное производство и логистику. Работают с поставщиками искусственного камня, используют только сертифицированную продукцию.
Активно сотрудничают с телепередачами «ДАЧНЫЙ ОТВЕТ» и «КВАРТИРНЫЙ ВОПРОС»;
Внедрение компании
«Метод» г. Ростов-на-Дону
Отрасль: Производство
- Создание единой информационной системы для оперативного, производственного и финансового учета
- Сокращение времени на оперативный учет
- Эффективность каждого заказа, клиента
Зачем автоматизация?
Компания «Каменный век» производит по индивидуальным заказам покупателей изделия из искусственного камня: столешницы, подоконники, мойки и раковины, лестничные ступени, перила, камины.
При производстве используют сертифицированные, высококачественные материалы известных брендов. Производство в компании индивидуальное, не имеет единой спецификации, заключается в раскрое листов материалов под индивидуальные потребности заказчика.
Об автоматизации задумались в 2015 году. Долго выбирали среди программ различных компаний.
Необходима была простая программа для малого бизнеса с возможностями учета продаж, производства, закупок, склада, заработной платы.
На тот момент единственным решением, которое бы соответствовало запросам компании, была программа «1С:Управление нашей фирмой».
Решили начать работать в «1С:УНФ» в облаке 1cfresh.com. Облачное решение выбрали для использования типовой конфигурации без доработок.
Компания имела опыт доработки программы собственным специалистом. После его увольнения не осталось описания доработок и восстановление учетной базы оказалось дороже, чем начать автоматизацию сначала.
Кроме того, на тот момент было важно, что облачный сервис взял на себя обновления, резервные копии, оптимизацию работы программы.
Со стороны компании «Каменный век» с самого начала отвечает за работу и развитие программы начальник отдела коммуникаций Вадим Фурсов.
Запускали программу самостоятельно, изучая материалы на сайте ИТС, задавая вопросы на линию поддержки.
Конечно, не обошлось и без ошибок. Но в этом были и преимущества, своими руками изучили все возможности программы.
До февраля 2019 года использовали облачную версию. В феврале 2019 было принято решение о переходе на локальную версию.
Причины перехода из облака
Изначально валютой учета был выбран доллар, в котором осуществляли все закупки. Позднее поняли, что решение было не совсем верное, т. к. все остатки и расчеты считаются в основной валюте и переводятся по курсу в рубли.
В результате образуются ненужные курсовые разницы и искажаются взаиморасчеты с контрагентами.
Кроме того, компания растет и развивается, поэтому решили доработать программу под свои потребности производства.
Т.к. база «1С:УНФ» используется для учета и архива документов (расчеты, чертежи), то очень быстро база стала большой. Требовалась оптимизация размера базы.
На этапе перехода из облачной версии в локальную обратились в компанию «Метод» партнеру фирмы 1С.
Компанию выбирали очень внимательно по рекомендации.
Компания «Метод» была основана в 2016 году и сразу получила статус официального партнера фирмы 1С.
Специалисты компании помогают подобрать программное обеспечение, устанавливают и настраивают.
Также выполняют обновление программ, обучают сотрудников, сопровождают работу и дают консультации.
Компания предоставляет услуги высокого качества, компетенции программистов подтверждены сертификатами компании 1С.
Ход проекта
Сейчас компания «Каменный век» активно использует следующие разделы программы.
Календарь для планирования работы выездных бригад (замерщики и монтаж) на каждый день.
Весь процесс работы построен на основании документа «Заказ покупателя». На его основании формируются заказы на производство, заказы поставщикам, задания на работу, сдельные наряды и оплаты. Активно используют статусы заказов.
С одной стороны, статусы заказов используют как этапы бизнес-процесса работы с покупателем. В списке заказов всегда будет видно, на каком этапе они находятся.
С другой стороны, на основании статусов заказов можно построить воронку продаж, отфильтровав по наиболее важным для воронки этапам.
Кроме того, по каждому заказу можно проследить всю цепочку событий работы с ним, посмотрев связанные документы.
Сейчас в одной программе весь учет от начала работы с покупателем до анализа эффективности работы компании в целом, каждого подразделения, продукции, менеджеров.
Основной целью стал переход на локальную версию с изначально правильными настройками учета, валютой учета (рубли), сохранив всю информацию из базы в облаке.
Важно было уменьшить размер базы и расширить возможности программы для ведения производственного учета.
Изменили валюту учета, вынесли дополнительные файлы (чертежи, расчеты) на диск и уменьшили базу в десятки раз.
Какие интересные задачи удалось решить
Задача 1. Учет по ячейкам на складе
Материалы покупаются листами, половиной листа или четвертью и каждый раз режут.
В результате образуется много мелких остатков. Эти остатки считаются отходами, но их можно использовать в производстве.
В компании около 1500 номенклатур материалов, поэтому и отходов было много.
Кладовщику приходилось искать нужные остатки среди тысяч других, чтобы отдать мастеру в производство.
Это занимало много времени.
Задача
Расширение возможностей использования ячеек склада для учета отходов.
Решение
Добавили ячейки в документы «Производство», «Перемещение товаров». Ячейки заполняются автоматически. Разработали печатную форму «Требование на склад» с ячейками склада для быстрого поиска товаров.
В результате кладовщик тратит в несколько раз меньше времени на поиск нужных остатков. Т.к. теперь он ищет не из тысяч остатков на складе, а из сотни в определенной ячейке склада.
Задача 2. Учет по подразделениям
Компания имеет одно юридическое лицо, но два подразделения в г. Краснодар и г. Пушкино Московской области.
Задача
Организовать учет денежных средств по подразделениям и контролировать состояние взаиморасчетов между подразделениями.
Решение
Добавили аналитику «Подразделение» в платежные документы. Создали внешний отчет по подразделениям.
Задача 3. Возврат материалов поставщику по ненадобности
Компания закупает упоставщиков материалы большими объемами и в количестве, чтобы с запасом хватило на выполнение заказа. Но при производстве могут использовать имеющиеся на складе остатки материалов. Поэтому, часть материалов остается невостребованной. Для того, чтобы не хранить денежные средства в запасах, договорились с поставщиками, что оставшиеся материалы можно вернуть.
Задача
Возможность возвращать материалы поставщикам, снимая резервы, созданные под заказ. Учесть, чтобы возвращаемый товар не отражался как недопоставленный в заказе поставщику.
Решение
Добавили в документ «Расходная накладная» операцию «Возврат поставщику по ненадобности». При выборе операции возвращаемый материал снимается с резерва и уменьшает заказ поставщику.
Задача 4. Использовать нового виртуального помощника Дашу с сохранением истории взаимодействий
Компания оценила и быстро стала внедрять в свою работу виртуального помощника управления нашей фирмы Дашу. Но важно было сохранить прежний механизм истории взаимодействия по документам с настраиваемыми правами доступа.
Задача
Сделать возможным использовать оба механизма взаимодействия в программе: новый — ассистента управления нашей фирмы Дашу для автоматизации процессов, и старый механизм — историю взаимодействия по документу с настраиваемыми правами, чтобы менеджер случайно не смог удалить информацию.
Решение
Реализовали одновременную работу истории взаимодействия. Теперь Даша автоматически информирует, например, о смене состояния заказа. С другой стороны, всегда можно посмотреть всю историю взаимодействия по заказу, которую нельзя удалить случайно.
Задача 5. Контроль резервов по заказу
Контроль резервов при переводе заказа в состояние «Завершен».
Задача
Если по заказу остались зарезервированные товары, то не давать завершать заказ.
Решение
Реализовали автоматическую проверку на наличие резервов при переводе заказа в состояние «Завершен».
Результаты
Наша компания использует «1С: УНФ» с 2015 года, внедряли сами, на себе проверяя все пределы возможностей программы.Тестировали, предлагали разработчикам новые идеи развития. На тот момент и по настоящее время «1С: УНФ» — это программа, которая наиболее полно соответствует нашим требованиям по учету производства, закупок, складских операций.
Сейчас это информационная система, в которой у нас хранится вся информация от коммерческих предложений до расчетов и чертежей.
В ней мы видим полную историю работы с покупателем, начиная от первого контакта, просчета, до анализа прибыльности каждого заказа, групп товаров, двух наших подразделений и компании в целом.
В 2019 году мы перешли из облачной версии в локальную. Продолжаем развивать ее под наши задачи. Занимаемся внедрением онлайн-касс. Автоматизируем процессы с ассистентом управления нашей фирмы Дашей.
Планируем сделать автоматическое создание лидов на основании входящих электронных писем с определенных адресов, а также звонков на номера в рекламных компаниях.
Ждем интеграции локальной версии с «АМО CRM».
До февраля 2019 года компания «Каменный век» успешно самостоятельно вела учет в программе «1С: Управление нашей фирмой».
Обратились к нам, когда было принято решение о переходе в локальную версию с сохранением всей информации и изменением валюты учета.
Кроме этого, оптимизировали размер базы, доработали учет по ячейкам склада, учет денежных средств по подразделениям, интерфейс для пользователей.
Работать стало удобнее и быстрее.
А впереди еще много совместных планов.
Читайте другие кейсы исполнителя:
- Как автоматизировали полный цикл работы с заказом: от заявки до производства и доставки покупателю в мастерской изделий из фарфора CLAYSTREET в 1С:УНФ
- Быстрое оформление заказов, актуальные остатки на складе, отслеживание доставки в магазинах детской одежды "СЛАДKIDS" в 1С:УНФ
