Раньше, чтобы собрать заявки от менеджеров, планировщик тратил весь день на мониторинг чатов. Дошло до того, что сотрудники ругались между собой, а клиенты получали не ту рыбу, которую заказывали. Решение оказалось на поверхности — не просто вести учет выпуска продукции постфактум, а сделать отдельное рабочее место заданий в цех. В результате формирование заданий в цех теперь занимает минуты, расчетами занимается 1С, а планировщик больше не получает обидные комментарии от коллег о своей работе. Как именно мы это сделали, читайте в кейсе.
Индивидуальный предприниматель Скачкова Эльвира Махамаджановна управляет молодой компанией по переработке рыбы для ресторанов и торговых сетей в Ростове-на-Дону. Производственный комплекс оснащен современным упаковочным оборудованием и климат-контролем. Ежемесячная переработка составляет более 10 тонн сырья, при этом на каждом этапе сохраняется ручной контроль. В штате компании работают три менеджера по работе с клиентами, два закупщика, планировщик, три обработчика и фасовщик.
Путаница в мессенджерах и финансовые потери из-за ошибок планирования
Рост ассортимента и закупок сделал ручное управление неэффективным. Раньше сотрудники сами решали, какое сырье направить на выпуск. Данные для цеха собирали в Google-таблицах, заявки от продаж — через мессенджеры. Планировщик тратил весь день на мониторинг чатов. Заявки терялись, опечатки и автозамена искажали объемы. Это приводило к конфликтам, срыву сроков, штрафам и выпуску не той продукции. Отсутствовала единая база по составу продуктов и проценту отходов. Сырье распределяли нерационально, а срок годности рыбы ограничен — любая ошибка вела к финансовым потерям.
Как мы заменили мессенджеры на 1С и ускорили планирование в 10 раз
В компании уже использовали «1С:Комплексную автоматизацию 2.5». Выпуск продукции уже фиксировали в программе 1С постфактум. Решили, что нужно автоматизировать прием заявок и расчет потребности в материалах также в программе.
Менеджеры работали с мобильным приложением «1С:Заказы». Наши специалисты проанализировали процесс, разработали нестандартный документ и настроили обмен между «1С:Комплексной автоматизацией 2.5» и мобильным приложением. Добавили согласование заказов.
Теперь менеджеры создают заявки из любого места и видят их статус. Определили сроки приема и отработки. Формирование списка заказов теперь занимает минуту, а мессенджеры не нужны. Конфликты прекратились, команда стала работать слаженно.
Для планирования выполнения заказов создали рабочее место заданий в цех. С помощью него можно проанализировать остатки, проверить спецификации и распределить сырье по выпускам. Можно сравнить остатки на складах и оформить перемещения. Если распределение корректируется вручную, то показатели пересчитываются сами. Печатные задания формируются автоматически. Раньше анализ и распределение занимали день, теперь нужно не более часа. Время на формирование заданий сократилось в 10 раз.
Все спецификации собраны в программе. При отсутствии планировщика его может заменить другой сотрудник — производство не остановится. Время на рутинные операции сократилось на 60%, нагрузка на сотрудников снизилась.
Семь ключевых результатов
Потеря заявок исключена. В любой момент видно какой клиент, какую продукцию, в каком объеме заказал.
- Мониторинг чатов больше не нужен — все собрано в единой системе.
- Распределение сырья упростилось и ускорилось, печать заданий и перемещения между складами автоматизированы.
- Устранены препятствия для развития бизнеса.
- Ошибки при приеме заказов сократились на 99%, продажи выросли на 15%.
- Полностью устранены убытки от нерационального распределения сырья.
- Репутация надежного партнера, поставляющего качественную продукцию в срок, укреплена.
На работу, как на праздник
Лучше сухих цифр о выполненном проекте расскажет планировщик производства:
«Раньше моя работа напоминала игру в пятнашки. Только вместо квадратиков — сырье, выпуски, остатки, а вместо таймера — вечно тикающий срок годности охлажденной рыбы. С утра я открывала несколько чатов разных мессенджерах и начинала охоту за заявками. Менеджеры скидывали заказы кто куда, иногда просто звонили. Пока соберешь все, пока сверишь, кто что написал, — полдня прошло. А если кто-то ошибся, то начинались разборки: чья ошибка, почему цех не то сделал, почему клиент не получил свой заказ.
Самое сложное — распределение материалов. Нужно быстро решить, какое сырье на какой выпуск пустить, чтобы и отходы минимальные, и все заказы закрыть. В табличках я сидела часами: сводила остатки, сверяла спецификации, пересчитывала проценты. Одно неверное движение — и ты уже заложил на один выпуск то, что было нужно для другого. Коллеги между собой ругались. Менеджеры говорили, что я торможу с планом, цех — что я даю не те раскладки, закупщики — что я не сказала вовремя, чего не хватает.
Сейчас — небо и земля. Заявки от менеджеров теперь приходят в систему. Я открываю программу и вижу полный список: кто, что, сколько, к какому сроку. Ничего не теряется.
Система сама видит остатки, проверяет спецификации, подсказывает, как лучше распределить сырье. И если что-то нужно поправить вручную, программа пересчитывает все за меня. Если я уйду в отпуск или заболею, система и без меня не даст производству остановиться, а коллега справится, даже если раньше не занимался планированием. Нагрузка упала на 60%. Это не просто цифра, это часы, которые я раньше тратила на унылую рутину. Теперь я занимаюсь тем, что реально важно: смотрю на общую картину, анализирую, что можно улучшить. Нервы в порядке, в коллективе стало спокойно, мы работаем как одна команда. Единственное, о чем жалею, что не сделали это раньше. Теперь на работу прихожу с другим настроением. И это дорогого стоит».
Работы по проекту выполнены компанией «Центр Деловых Решений».
