Как выдать пропуск новому сотруднику за 5 минут вместо 5 часов? Как автоматически передавать данные из 1С в систему контроля доступа? И как при этом сэкономить 40 человеко-часов в месяц? Ответы — в нашем кейсе по автоматизации контроля доступа для оптового склада напитков.
В Благовещенске, на продуктовом рынке Амурской области, есть компания, которую знают все, кто имеет дело с напитками. Компания под управлением предпринимателя Александры Грицаенко — один из лидеров региона по оптовой торговле соками, водой и безалкогольными напитками. Предпринимательница создала компанию в 2016 году, управляет собственным складским комплексом и за годы работы переросла статус «маленькой фирмы».
Но с ростом масштаба приходят и новые вызовы.
Рост бизнеса = новые вызовы
По мере развития производственно-складского комплекса управление доступом и учет рабочего времени требовали все больше ручных операций. Кадровые изменения, выдача пропусков и данные о проходах обрабатывались раздельно, поэтому контроль занимал время и зависел от своевременности действий сотрудников.
Когда доступ зависит от ручных действий
Главная сложность заключалась в том, что эти процессы были разрозненными и требовали постоянного ручного контроля. При приеме, переводе или увольнении сотрудника кадровой службе и службе безопасности нужно было отдельно передавать информацию, создавать или изменять права доступа, контролировать их актуальность. На выдачу доступа могло уходить до 5 часов.
Из-за отсутствия единой системы возрастал риск задержек и ошибок: сотрудник мог не сразу получить доступ в нужную зону, а после кадрового перевода или увольнения в системе могли остаться устаревшие права. Учет рабочего времени также требовал ежедневной сверки данных о проходах, выходах и фактическом присутствии сотрудников.
Единый процесс в 1С
Чтобы исключить разрыв между кадровыми документами, системой контроля доступа и табельным учетом наши специалисты, компании ALIIT, реализовали единый контур на базе программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» и СКУД КОДОС.
Мы разработали в 1С механизм управления доступом для сотрудников, помещений и зон объекта. Теперь кадровый специалист назначает сотруднику необходимые права в интерфейсе «1С:ЗУП КОРП», а система автоматически передает информацию в КОДОС. Не нужно отдельно оформлять пропуск, искать сотрудника в другой системе и вручную настраивать разрешенные зоны.
Например, при оформлении нового сотрудника кадровик создает кадровый документ в 1С и назначает ему профиль доступа. После этого данные передаются в КОДОС, и сотрудник получает право прохода только в те зоны, которые нужны ему для работы.
Кадровое событие — повод обновить доступ
Мы настроили интеграцию «1С:ЗУП КОРП» и КОДОС так, чтобы кадровые события автоматически запускали изменение прав доступа:
- При кадровом переводе обновляется набор доступных помещений и зон.
- При увольнении права доступа отзываются автоматически, без отдельного обращения в службу безопасности.
- Для гостей, временных сотрудников и подрядчиков можно назначать доступ на ограниченный срок и в определенные зоны.
Вместо нескольких несвязанных действий появился единый сценарий: кадровик оформляет изменение в 1С, а система контроля доступа получает актуальные данные автоматически.
Учет времени по данным проходов
Отдельное внимание наша команда уделила учету рабочего времени. Мы внедрили в 1С механизм оформления временных выходов сотрудников с указанием причины и периода отсутствия.
Сведения о проходах через СКУД КОДОС поступают в «1С:ЗУП КОРП» и используются при формировании табеля. Кадровая служба получает данные о фактическом присутствии, опозданиях, перерывах и выходах из единого источника, а не собирает их вручную из нескольких систем.
Это сделало процесс прозрачнее для всех участников: кадровой службы, службы безопасности, руководителей подразделений и самих сотрудников.
Меньше рутины — больше результата
Рутина съедала часы, а теперь на все уходят минуты. Автоматизация объединила кадры, контроль доступа и табель в одну систему — и буквально пересчитала время в деньги:
- Автоматизация в одном решении связала кадры, табель и контроль доступа и изменила подход к работе.
- Пропуск теперь выдают за 5 минут вместо 5 часов: это ≈ 40 человеко‑часов в месяц. Табель собирается сам и ошибок больше нет, а расчет зарплаты укладывается в 2 часа.
- При увольнении доступ блокируется мгновенно, так компания экономит до 15 тысяч рублей в квартал.
- Временные пропуска для подрядчиков оформляются автоматически: очередей у КПП нет, приемка товара идет быстрее.
Команда теперь закрывает задачи, а не борется с ошибками, время и деньги работают на бизнес.
Итог: не просто автоматизация, а новая эра управления
Проект ALIIT для ИП
Сегодня компания освободила ценное время кадрового и охранного персонала, обеспечила справедливое распределение рабочего времени для каждого сотрудника и обрела спокойствие за безопасность своего склада. Это уже не просто учет, а уверенный шаг в будущее.
Работы по проекту выполнены компанией «ALIIT».
