Поставщики ООО «Вежа-строительные машины» регулярно присылают приходные накладные в формате Excel, и бухгалтеру приходилось заново переносить данные в учетную систему. На оформление одного документа уходило около 20 минут, а ручной ввод увеличивал вероятность ошибок. Чтобы избавиться от этой рутинной работы, специалисты ГК «Аверсон» разработали универсальную обработку загрузки в «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3». Она поддерживает различные структуры Excel-файлов благодаря настройке соответствия столбцов и позволяет сократить время оформления документов примерно в четыре раза. Подробности читайте в кейсе.
ООО «Вежа-строительные машины» – официальный дилер Hitachi Construction Machinery в Республике Беларусь. Компания поставляет строительную и дорожную технику, запасные части и оказывает сервисное обслуживание. В ассортимент входят колесные и гусеничные экскаваторы, экскаваторы-погрузчики, фронтальные погрузчики, техника для демонтажных работ, краны и другое специализированное оборудование.
Сотрудничество компании с ГК «Аверсон» продолжается с 2007 года. В 2012 году специалисты интегратора выполнили переход на «1С:Бухгалтерию 8 для Беларуси», а в 2025 году реализовали очередной этап развития системы – автоматизацию загрузки приходных накладных из файлов Excel.
Предпосылки проекта
Каждая приходная накладная начиналась одинаково: поставщик отправлял Excel-файл, а бухгалтер или менеджер открывал его рядом с 1С и начинал вручную переносить данные строка за строкой. На обработку одного документа уходило около 20 минут. При среднем объеме 15 накладных в месяц сотрудники регулярно выполняли однотипную работу, которая не создавала дополнительной ценности для бизнеса, но требовала времени и повышенного внимания.
Сотрудники выполняли большое количество однотипных операций: копировали наименования, количество, цены и другие реквизиты. Кроме значительных затрат времени, такой процесс увеличивал вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором.
Особую сложность создавало то, что разные поставщики использовали собственные шаблоны файлов Excel, поэтому универсального способа импорта данных в системе не существовало.
Цели проекта
Перед специалистами ГК «Аверсон» стояла задача максимально упростить обработку приходных накладных без изменения привычного порядка работы сотрудников. Нужно было разработать решение, которое позволило бы:
- отказаться от ручного переноса данных из Excel в документы «Поступление товаров»;
- сократить время оформления приходных накладных;
- снизить вероятность ошибок при вводе информации;
- обеспечить работу с файлами различных поставщиков без разработки отдельных обработок под каждый шаблон;
- сохранить привычный интерфейс и бизнес-процессы пользователей.
Реализация проекта
Мы разработали универсальную обработку загрузки данных в «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3», созданной на базе «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси».
Чтобы решить задачу компании интегрировали обработку в привычный интерфейс программы и настроили вызов непосредственно из документа «Поступление товаров». Пользователю достаточно выбрать Excel-файл, указать соответствие между колонками таблицы и реквизитами документа, после чего система автоматически переносит данные в табличную часть.
Такой подход позволяет отказаться от ручного ввода большинства реквизитов и значительно ускоряет оформление поступлений. После загрузки сотруднику остается проверить информацию и провести документ.
Решение поддерживает два варианта оформления поступления товаров:
- «Покупка, комиссия»;
- «В розницу».
Таким образом, обработка охватывает основные сценарии поступления товаров, используемые компанией.
Особенности решения
Главная особенность решения – единый механизм загрузки Excel-файлов различных поставщиков.
Поставщики компании используют различные шаблоны Excel, отличающиеся порядком расположения и составом колонок. Вместо создания отдельных обработок под каждый формат специалисты реализовали механизм ручной настройки соответствия столбцов Excel реквизитам документа 1С. Благодаря этому менеджеры и бухгалтеры могут загружать данные практически из любых файлов без внесения изменений в программный код.
Такой подход обеспечивает сразу несколько преимуществ:
- поддерживает работу с файлами Excel с любым расположением столбцов с данными;
- исключает необходимость доработки обработки при смене шаблона поставщика;
- сокращает время подготовки документов;
- делает решение простым в сопровождении и дальнейшем использовании.
Почему именно такое решение?
Вместо создания отдельных обработок под каждого поставщика мы реализовали единаую универсальную загрузку с возможностью настройки соответствия колонок. Благодаря этому решение не зависит от структуры конкретного Excel-файла и остается удобным даже при изменении шаблонов документов.
Результаты проекта
Внедрение универсальной обработки позволило автоматизировать один из наиболее трудоемких этапов оформления поступления товаров. Вместо ручного переноса данных из Excel сотрудники теперь загружают информацию непосредственно в документы «Поступление товаров» в «СВЭЙ:Бухгалтерия 8.3».
Теперь в компании:
- время оформления одной приходной накладной сократилось примерно с 20 до 5 минут;
- ручной перенос около 30 строк по каждой накладной заменен автоматической загрузкой данных;
- обработка около 15 приходных накладных в месяц стала проходить значительно быстрее и удобнее;
- мы существенно снизили вероятность ошибок, связанных с ручным вводом информации;
- появилась возможность работать с Excel-файлами различных поставщиков без разработки отдельных обработок под каждый шаблон;
- сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе 1С без изменения бизнес-процессов.
В настоящее время обработку используют два сотрудника, ежедневно оформляющие поступление товаров.
Что получил бизнес
Автоматизация позволила избавиться от повторяющихся операций, которые не создавали дополнительной ценности, но занимали значительную часть рабочего времени специалистов.
Благодаря универсальному механизму настройки соответствия столбцов решение остается удобным даже при изменении шаблонов документов поставщиков и не требует дополнительной разработки при появлении новых форматов файлов.
|
Было |
Стало |
|
Ручной перенос данных из Excel |
Автоматическая загрузка в 1С |
|
До 20 минут на оформление накладной |
Около 5 минут |
|
Повторяющийся ввод каждой строки |
Автоматическое заполнение документа |
|
Риск ошибок при ручном вводе |
Значительно ниже |
|
Один шаблон — одна доработка |
Один механизм для различных Excel-файлов |
Почему этот проект интересен бизнесу
Несмотря на небольшой объем доработки, проект хорошо показывает, что эффективность автоматизации определяется не только масштабом внедрения, но и тем, насколько точно решение устраняет ежедневные затраты времени сотрудников.
Универсальная загрузка данных из Excel избавила сотрудников от повторяющихся операций, сократила время обработки документов и позволила сохранить привычный порядок работы пользователей. Благодаря гибкой настройке соответствия столбцов решение остается универсальным и не зависит от формата файлов, используемых поставщиками.
Проект в ООО «Вежа-строительные машины» подтверждает, что ощутимый эффект для бизнеса могут приносить не только крупные внедрения ERP-систем, но и точечные решения, направленные на устранение ежедневной рутины. Автоматизация загрузки приходных накладных позволила компании сократить время обработки документов, снизить влияние человеческого фактора и сделать работу более эффективной без изменения привычных бизнес-процессов.
Работы по проекту выполнены группой компаний «Аверсон».
