От ручного труда — к автоматизации. После внедрения 1С:УНФ производственная компания «МИОН» ускорила производство продукции. Работа подразделений согласована. Заказы клиентов выполняются на 30% быстрее. Управленческая отчетность формируется на 45%.
Промышленная компания «МИОН» занимается конструированием и производством стандартного и специального малорежущего инструмента. Первые, кто начал производить фрезы и сверла с СМП в России. Компания держит вектор на качество выпускаемой продукции и использование современных технологий. Продукция компании «МИОН» не уступает лучшим зарубежным образцам, поэтому многие российские предприятия выбирают «МИОН», в том числе и в рамках политики импортозамещения.
Цели проекта
- Исключить ручное составление документации: задание на производство, выписки спецификаций, операции для производства.
- Повысить эффективность процессов за счет автоматизации и сокращения ручного труда.
- Увеличить прозрачность работы бизнес-процессов для оперативного реагирования и изменений.
- Повысить оперативность производственного цикла за счет прослеживаемости производства товаров.
- Снизить нагрузку на получение информации между подразделениями.
- Внедрить единую информационную систему предприятия для масштабирования компании.
Как работали раньше
Компания «МИОН» работала в программах «1С: Бухгалтерия» и «1С:Торговля и Склад 7.7». В «1С:Бухгалтерия» велся регламентированный, бухгалтерский, кадровый, налоговый учет и сдавалась отчетность в государственные органы. В программе «1С:Торговля и Склад» велась работа с клиентами, поставщиками и поддерживались складские остатки. Производство при этом не было автоматизировано совсем.
Деятельность компании активно развивается, увеличивается количество выпускаемой продукции, увеличивается штат сотрудников. Текущие системы не позволяли выстроить единую информационную систему компании. Поэтому руководство «МИОН» приняло решение обратиться в 1С:Первый Бит, как ведущему ИТ-интегратору в Томске.
Изначально задача клиента была в создании единой информационной базы, где отражались бы все процессы, включая производство, и была прослеживаемость по заказам клиентов. Необходимо было избавиться от ручного составления документов: задание на производство, выписка спецификации и операций для производства.
Самая большая трудность, с которой сталкивалась компания, в том, что не было понимания, на каком производственном этапе находится изделие. Поэтому менеджеры продаж ежедневно ходили в отдел «Подготовки производства» и уточняли, где находятся изделия, которые они продали, когда они будут готовы, на каком этапе они сейчас находятся. Все документы формировались вручную в офисных программах и каждый раз сверялись, правились и заносились в текущие программы 1С. При росте производства и сотрудников такое количество обращений постоянно увеличивалось. Сотрудники производственных подразделений отвлекались от своих прямых задач для разъяснения ситуации. А количество документов, которые необходимо было формировать вручную, увеличивалось в геометрической прогрессии.
Внедрение «1С:Управление нашей фирмой»
Эксперты 1С:Первого Бита предложили компании «МИОН» внедрить программу «1С:Управление нашей фирмой». Это специализированное решение для производственных компаний малого и среднего бизнеса. В ней реализовано позаказное производство, которое необходимо клиенту. Кроме этого, функциональность решения закрывает все контуры учета производственного предприятия.
Проект внедрения программы «1С:УНФ» в компании «МИОН» состоял из пяти этапов:
- Подготовка реестров бизнес-процессов компании и их работа в рамках программы «1С:УНФ»;
- Моделирование контрольных примеров для настройки программы;
- Настройка программы под процессы клиента;
- Обучение пользователей по работе с программой.
С каждым отделом проводилось интервью, в ходе которого уточнялись нюансы работы именно по процессам компании. После интервью в системе составлялась вся цепочка документов, которые задействованы в производственном процессе клиента: от поиска нового клиента до отгрузки уже произведенной продукции. Весь данный процесс учитывал пожелания клиента, специфику их работы. В дальнейшем клиенту был показан «контрольный пример» — то, как это будет работать у них на предприятии. После этого у клиента сформировалось понимание, как будет выстроена в целом вся работа, как отделы будут взаимодействовать друг с другом, откуда смогут получить необходимую информацию.
Изменения в процессах компании после внедрения «1С:УНФ»
Особый фокус был на производственный учет, так как ранее он не велся. До внедрения системы выдача заданий на производство и отслеживание их выполнения — полностью выполнялось вручную. Спецификации перед выдачей в производство каждый раз вручную заносились в Excel вместе с технологическим процессом, задания на производство также составлялись в Excel. После внедрения программы «1С:Управление нашей фирмой» — спецификации единожды вносятся в программу, как и технологический процесс, и на их основании автоматически заполняются этапы производства и задания на производство, путем нажатия соответствующих кнопок в программе.
Отслеживание выполнения этапов производства ранее происходило путем физического осмотра сотрудником компании производственных участков. С внедрением системы «1С:УНФ» отслеживание происходит в программе, так как в ней сейчас каждый участок проставляет информацию о выполнении этапа.
Ранее заказы клиентов велись в потерявшей актуальность программе «1С:Торговля и склад 7.7». Прослеживаемости — на каком этапе находится заказ на производство — не было, так как в данной программе нет этого функционала. С переходом на «1С:УНФ» отдел продаж смог не только отслеживать выполнение своих заказов в производстве, но и пользоваться полноценной CRM-системой. CRM-система в «1С:УНФ» включает полное ведение сделок от момента первого касания с потенциальным клиентом с детализацией до места первого касания (выставка, звонок, сообщение с сайта) до его перехода из лида в клиента. Также есть возможность внутри системы ставить задачи и напоминания как себе, так и другим сотрудникам на основании документов (например, по лиду — позвонить спустя 2 недели и обсудить детали встречи).
Работа с поставщиками ранее вообще не велась в 1С, полностью все файлы велись в Excel. Заявки на закупку приходили в ручном либо устном виде без регламентов. После внедрения «1С:УНФ» все заявки на приобретение отправляются в отдел снабжения в программе через функционал «Задачи». Отслеживание заказов теперь автоматизированное — в программе подсвечивается, если срок заказа вышел и необходимо позвонить поставщику для уточнения информации.
Также компания «МИОН» стала использовать встроенный виртуальный ассистент «Даша». С помощью этого ассистента:
- изменяются состояния заказов покупателя, заказов поставщику или на производство при изменении, например, оплаты по заказу;
- оповещаются сотрудники, отправляются сообщения во внутреннем чате;
- оповещаются клиенты с помощью email при изменении статусов заказов клиента.
Благодаря этому отпала необходимость вручную отслеживать статусы документов, а также самостоятельно оповещать клиентов.
Дополнительно после внедрения «1С:УНФ» команда компании «МИОН» стала использовать систему внутреннего обсуждения между сотрудниками. Ранее все обсуждения между сотрудниками проходили в офлайн режиме — для этого необходимо было дойти до другого кабинета, дождаться, когда освободится сотрудник, и только после этого уточнить необходимую информацию. После внедрения и включения функции внутренних обсуждений — полностью вся беседа может идти в программе. Оповещение о новом сообщении приходит сотрудникам, и они, в освободившееся время, могут ответить. Более того, обсуждения могут идти как просто по любой теме, так и в рамках конкретного документа (например, заказа клиенту или заказа на производство) — это удобно, все обсуждения фиксируются и остаются в истории программы.
Ранее получение рабочей информации занимало весь день. Например, чтобы узнать, на каком этапе производства заказ клиента, менеджеру по продажам необходимо было дойти до отдела «Подготовки производства». Сотрудники данного отдела шли на производство и уже с уточненными данными возвращалось к отделу продаж. Теперь отдел продаж может самостоятельно посмотреть Заказ на производство по Заказу клиента в программе и увидеть, на каком он этапе выполнения, плановую дату производства.
Результаты проекта
- Сократили трудозатраты в подразделениях на 40% за счет исключения ручного составления документации.
- Ускорили получение управленческой отчетности на 45%. Руководство получает достоверные данные в режиме реального времени, так как вся работа ведется в единой системе «1С:УНФ».
- На 20% ускорили обработку заказов, исключив необходимость «вживую» узнавать информацию по каждому заказу — все теперь отображается в программе.
- Повысили оперативность производственного цикла за счет прослеживаемости производства товаров. Рост производительности труда в производстве достиг 20%. На 30% сократились сроки исполнения заказов.
- В «Промышленная компания „МИОН“ внедрена единая информационная система „1С:Управление нашей фирмой“, которая помогает управлять всеми процессами и успешно развивать компанию.
Проект выполнила компания «1С:Первый Бит, Томск».
