80 собранных на складе курток и 80 футболок — одинаковый результат только в обычном отчете. В реальности операции требуют разных усилий сотрудников. Чтобы справедливо оценивать вклад кладовщиков, команда «Простых решений» разработала на базе «1С:Комплексной автоматизации» систему учета, которая принимает во внимание склад, тип и сезон товара, вид операции и особенности приемки от разных контрагентов.
В результате доработок данные о работе сотрудников собираются автоматически, а руководители получают готовую аналитику, которую можно использовать при принятии решений о премировании. Подробности читайте в кейсе.
AG-Technologies — производитель и поставщик спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты. У компании широкий ассортимент и несколько ордерных складов. Поставки осуществляются по России и в страны СНГ.
Компания разработала и вывела на рынок собственный высокотехнологичный бренд эргономичной и функциональной спецодежды Brodeks. В основе философии Brodeks лежит синтез скандинавского минимализма и высокой функциональности.
Как рассчитать реальную трудоемкость складских операций
У компании несколько ордерных складов, где одновременно выполняются отгрузки, приемка товаров, перемещения, инвентаризации и обработка возвратов. Часть продукции поступает от давальцев — швейных фабрик, логистических подрядчиков и комиссионеров. Для каждого типа поставщика действуют свои требования к приемке и контролю.
Руководству было важно объективно оценивать работу кладовщиков и использовать эти данные при начислении зарплаты и премий. Однако штатными средствами программы учесть реальную трудоемкость работы непросто: слишком много факторов влияют на сложность каждой операции.
- Разная сложность операций. Разные товары и складские операции требуют от сотрудников разного объема усилий и времени. При этом показатель «пиков» — количества отсканированных единиц — отражает только объем обработанного товара, но не учитывает фактическую трудоемкость работы.
- Специфика работы с разными контрагентами. Одни поставки требуют дополнительной проверки ОТК, другие — более тщательного контроля упаковки. Возвраты от клиентов и возвраты от маркетплейсов также являются разными по содержанию процессами. Поэтому оценивать все эти операции по одному принципу было некорректно.
- Многосоставные коэффициенты. Итоговая трудоемкость должна была рассчитываться с учетом сразу нескольких факторов: коэффициента склада, коэффициента номенклатуры — типа товара и его сезона — и коэффициента вида документа. Итоговый показатель формировался как произведение этих коэффициентов. Рассчитывать его вручную для каждого сотрудника и каждого документа было слишком трудоемко. <
Сначала компания попыталась решить задачу внутренними силами, но стало понятно, что требуется не отдельная доработка, а целая связка изменений: в документах, регистрах накопления и внешнем отчете со сложной логикой отбора и расчета.
Чтобы получить единое решение и не растягивать внедрение на несколько отдельных этапов, компания обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Простые решения».
Учет трудозатрат склада в 1С: коэффициенты сложности, приемка от переработчиков и отчетность
В качестве платформы выбрали «1С:Комплексную автоматизацию 8». Конфигурация уже покрывала ордерную схему складов, работу с переработчиками и комиссионерами — оставалось надстроить систему учета трудозатрат. Проект разделили на четыре взаимосвязанных блока.
Блок 1. Научили систему фиксировать работу склада
В «1С» создали регистр сведений «Работа склада». Он автоматически заполняется при проведении:
- расходного ордера на товары;
- приходного ордера на товары;
- документа пересчета товаров.
В регистре сохраняются период операции, склад, документ-основание, автор и статус документа.
Благодаря этому система фиксирует не только итоговое количество товаров, но и контекст выполненной работы: кто проводил операцию, на каком складе, по какому документу и в каком статусе он находился.
Для регистра настроили отдельные права доступа. Пользователи могут просматривать необходимые сведения в пределах своих полномочий, а изменять данные — только сотрудники с соответствующей ролью.
Блок 2. Добавили коэффициенты сложности
Создали три регистра сведений, в которых хранятся коэффициенты:
-
«Коэффициенты работы склада» — в разрезе типа товара, сезона и складской операции.
-
«Подразделения» — коэффициенты для разных подразделений.
- «Склады» — коэффициенты для разных складов (например, холодные — выше).
Коэффициенты могут как увеличивать, так и уменьшать условный объем выполненной работы.
Например, более трудоемкая номенклатура получает повышающий коэффициент. Для простых операций или легких товаров может использоваться коэффициент меньше единицы. В результате обычное количество обработанных товаров преобразуется в показатель, учитывающий фактическую сложность работы.
Коэффициенты из трех регистров перемножаются между собой. Логика поиска коэффициента в регистре «Коэффициенты работы склада» двухступенчатая: сначала ищем точное соответствие «тип товара + сезон», если не нашли — берем строку с тем же типом товара и незаполненным сезоном. Если не нашли и тип товара — применяется коэффициент 1.
В карточке номенклатуры используются существующие дополнительные реквизиты «Тип товара» и «Сезон». Коэффициенты могут быть как больше единицы (тяжелая номенклатура, мелочевка), так и меньше единицы (легкие футболки) — они фактически смещают количество «пиков» в отчете.
Такой подход защищает расчет от пропусков в настройках: операция все равно попадет в отчет, даже если для нее еще не задан специальный коэффициент.
Ответственные сотрудники могут самостоятельно менять значения коэффициентов в регистрах. Для этого не требуется обращаться к разработчику и изменять программный код. Это позволяет корректировать методику оценки при изменении условий работы. Правила расчета остаются управляемыми для ответственных сотрудников.
Блок 3. Учли особенности приемки от разных контрагентов
Отдельной задачей стала приемка продукции от переработчиков.
В карточку контрагента добавили реквизит «Вид переработчика». В нем можно указать, относится ли контрагент к швейной фабрике или лого-подрядчику (подрядчик по разработке логотипов). Если значение не заполнено, специальные коэффициенты не применяются. В этом случае приемка учитывается без дополнительной корректировки по виду переработчика.
Для приходных ордеров предусмотрели отдельные коэффициенты в зависимости от основания поступления:
- от швейной фабрики;
- от логотипного подрядчика;
- от комиссионера;
- от контрагента без указанного вида переработчика.
Теперь система различает операции, которые внешне выглядят одинаково, но требуют разного объема проверки и контроля.
Блок 4. Собрали результаты в одном отчете
Для анализа данных разработали «Отчет по трудозатратам склада».
В первой части отчета отображается количество обработанных товаров по каждому виду операции:
- сборка;
- укомплектовка;
- приемка возвратов;
- приемка обычных поступлений;
- приемка от логотипного подрядчика;
- приемка от швейной фабрики;
- приемка от комиссионера;
- приемка по перемещениям;
- пересчет товаров.
По большинству операций отчет показывает два значения: фактическое количество товаров и количество с учетом коэффициентов сложности.
Вторая часть отчета содержит количество обработанных документов. Это важно, потому что один сотрудник может провести несколько крупных операций, а другой — множество небольших документов разных видов. Руководитель видит не только объем товара, но и состав выполненных задач.
В отчете предусмотрены отборы по периоду, складу, сотруднику, типу и номеру документа. Группировки по сотрудникам, складам и документам можно менять местами в зависимости от цели анализа.
В одном отчете руководитель видит как объем обработанных товаров с учетом трудоемкости, так и количество документов по видам операций. Результаты можно анализировать по сотрудникам, складам, операциям и документам без дополнительного сбора и переноса данных в таблицы.
Расчет вознаграждения сотрудников склада: единый механизм учета трудозатрат в 1С
«В результате проекта нам удалось настроить прозрачный учет производительности склада и получить объективную базу для расчета зарплаты. Теперь показатели формируются автоматически по единым правилам и учитывают реальную трудоемкость операций, поэтому мы можем сопоставимо оценивать вклад сотрудников и использовать эти данные при расчете вознаграждения», — делится своим мнение Пожарский Дмитрий Викторович, руководитель отдела цифровой трансформации компании.
Эта прозрачность достигается за счет того, что данные о работе склада формируются непосредственно из проведенных документов 1С. Сотрудникам больше не нужно отдельно собирать сведения о выполненных операциях и переносить их в таблицы для дальнейшего расчета.
Объективная оценка работы — результаты проекта
1. Сделали оценку вклада сотрудников сопоставимой
Было: количество обработанного товара показывало объем работы, но не учитывало, что товары, склады и операции отличаются по трудоемкости.
Стало: при оценке производительности учитываются коэффициенты сложности в зависимости от склада, типа и сезона товара, вида операции. В результате вклад сотрудников можно сопоставлять по единым правилам с учетом реальной трудоемкости выполненных задач.
2. Руководитель получил готовую аналитику для оценки работы сотрудников
Было: руководитель не получал необходимой аналитики бизнеса.
Стало: руководитель получает готовую аналитику в разрезе сотрудников, складов, операций и документов. Эти данные можно использовать как объективную базу при расчете вознаграждения.
3. Убрали ручной сбор данных для подготовки отчета
Было: сведения о выполненных операциях приходилось отдельно собирать и переносить в таблицы для расчета.
Стало: данные формируются автоматически непосредственно из проведенных складских документов 1С.
4. Масштабируемость решения
Было: особенности работы разных складов нельзя было учитывать в рамках единого автоматизированного механизма оценки трудозатрат.
Стало: единый механизм можно масштабировать на другие склады, сохраняя общую логику оценки трудозатрат.
В результате компания получила единый механизм учета и анализа, который:
- автоматически собирает данные из складских документов;
- учитывает различия в трудоемкости операций;
- рассчитывает показатели по единым правилам;
- позволяет менять коэффициенты без доработки программы;
- показывает результаты в разрезе сотрудников, складов, операций и документов;
- помогает контролировать полноту заполнения сведений об исполнителях.
Работы по проекту выполнены компанией «Простые решения».
