ООО «Порт Эльдако» — портовый терминал в Ростове-на-Дону, основная деятельность которого с 2018 года — транспортная обработка грузов. Помимо основной деятельности, компания выдает займы сторонним контрагентам и ежемесячно начисляет по ним проценты. Условия договоров разные, и вручную считать их становилось все сложнее. Как удалось оптимизировать этот процесс, расскажем в кейсе.
Дополнительно к основной деятельности «Порт Эльдако» размещает свободные средства в займы сторонним контрагентам. Это не профильный, но регулярный источник дохода: проценты по выданным займам приносят компании дополнительный финансовый поток. Портфель займов включает большое количество контрагентов. Условия договоров разные — фиксированная ставка, ставка ЦБ, ставка ЦБ с отсрочкой начисления на один день, а также разная логика расчета сальдо.
Учет выданных займов в организации ведется на счете 58, а учет процентов по ним — на счете 76.09. При этом выдача займов не относится к основному виду деятельности компании, но является достаточно частой операцией, приносящей доход за счет начисления процентов.
Сложность этого процесса заключалась в нескольких факторах:
- большой перечень контрагентов, по которым выданы займы;
- необходимость ежемесячно начислять проценты;
- разные условия начисления процентов по договорам — фиксированная ставка, ставка ЦБ, ставка ЦБ с отсрочкой в один день;
- необходимость учитывать особенности расчета сальдо, на начало или на конец дня, в зависимости от условий договора.
Из-за разнообразия условий и большого объема данных расчет процентов выполнялся вручную и оформлялся ручной операцией в программе «1С:Бухгалтерия». Такой подход был трудоемким, занимал значительное время и не исключал риска ошибок. Кроме того, типовой функционал «1С:Бухгалтерия» не предусматривал автоматизации этого процесса.
Для решения проблемы специалисты компании «1С-Рарус» предложили разработать внешнюю обработку, которая позволила бы автоматизировать расчет процентов по всем действующим займам и автоматически формировать документ «Операция» с соответствующими бухгалтерскими проводками (Дт 76.09 Кт 91.01).
Как упростить расчет процентов по займам
Процесс начисления процентов по выданным займам полностью выполнялся вручную. Бухгалтер открывал каждый договор займа, проверял условия начисления процентов, уточнял сальдо по счету 58.03, а затем рассчитывал сумму процентов в зависимости от типа ставки — фиксированная или по ставке ЦБ. После этого бухгалтер оформлял ручную операцию в «1С:Бухгалтерии» с проводкой Дт 76.09 Кт 91.01. Печатная форма документа «Операция» формировалась уже после ручного расчета.
Ситуация осложнялась тем, что у компании большой перечень контрагентов по выданным займам, условия договоров разные: где-то действует фиксированная ставка, где-то — ставка ЦБ, а по части договоров начисление идет по ставке ЦБ с отсрочкой в один день. Плюс в некоторых случаях нужно учитывать сальдо на начало дня, а не на конец — например, если погашение займа происходит в день начисления процентов. Все это приводило к тому, что расчет занимал много времени и не исключал ошибок.
Специалисты «1С-Рарус» разработали внешнюю обработку, которая берет на себя весь расчет. Чтобы она работала, в справочник «Договоры» добавили четыре дополнительных реквизита: процентная ставка, тип процентной ставки (фиксированная или ставка ЦБ), признак использования отсрочки в один день и признак расчета сальдо на начало дня. Эти реквизиты заполняются один раз для каждого договора займа и далее используются обработкой автоматически.
Внешняя обработка для расчета процентов по займам: результаты внедрения
Бухгалтер ООО «Порт Эльдако» открывает обработку, указывает нужный месяц и нажимает кнопку «Выполнить». Обработка сама перебирает все договоры с заполненными реквизитами, рассчитывает проценты с учетом типа ставки, отсрочки и особенностей сальдо, после чего создает два документа «Операция, введенная вручную»: один — по договорам с фиксированной ставкой, второй — по договорам со ставкой ЦБ. Каждый документ уже содержит готовые проводки Дт 76.09 Кт 91.01 на начисленные суммы.
Ручной расчет и ручной ввод проводок полностью исключены из процесса. Время, которое раньше уходило на поконтрактный пересчет и проверку, теперь сводится к выбору месяца и одному нажатию кнопки. Риск ошибок снизился, а гибкость учета сохранена: при появлении нового договора займа достаточно заполнить дополнительные реквизиты, и обработка автоматически включит его в следующий расчет.
Реализация проекта позволила оптимизировать процесс начисления процентов по выданным займам:
- Автоматизирован расчет процентов. Внешняя обработка самостоятельно рассчитывает проценты по всем договорам с учетом разных типов ставок (фиксированная, ставка ЦБ, ставка ЦБ с отсрочкой) и особенностей расчета сальдо.
- Учтены разные типы ставок. Обработка разделяет операции по типам ставок: формируются два отдельных документа — по договорам с фиксированной ставкой и по договорам со ставкой ЦБ.
- Снижены финансовые риски. Автоматический расчет исключает ошибки и неточности, связанные с человеческим фактором. Это особенно важно, когда проценты начисляются по разным ставкам и с разными условиями — именно в таких сценариях ручной расчет наиболее уязвим для ошибок.
- Сокращены трудозатраты. Процесс, который ранее требовал значительных временных ресурсов, теперь выполняется в несколько кликов: достаточно указать нужный месяц и нажать кнопку «Выполнить».
- Прозрачность и предсказуемость дохода. Руководство получает корректные и своевременные данные о процентном доходе, что позволяет точнее планировать финансовые потоки и оценивать рентабельность заемного портфеля.
Таким образом, внедрение внешней обработки позволило перевести трудоемкий и подверженный ошибкам ручной процесс в формат автоматизированного расчета, обеспечив точность, скорость и удобство работы с начислениями процентов по займам. Непрофильный источник дохода стал работать с той же надежностью и предсказуемостью, что и основная деятельность компании.
Работы по проекту выполнены компанией «1С-Рарус Ростов-на-Дону».
