Программу «1С:Управление торговлей» можно легко кастомизировать — добавить в нее специфические документы и отчеты, которые нужны конкретно этому заказчику. Например, для компании «Малибри» мы научили 1С:УТ считать стоимость заказов у зарубежных поставщиков с учетом расходов на перевозку, надбавок, таможенных платежей, с пересчетом фактического курса на день поступления и учетом последующей межкурсовой разницы. Клиент получил мощную учетную систему, которая фиксирует цены, хранит историю всех поступлений, рассчитывает средневзвешенную цену и др. Подробностями проекта поделились в кейсе.
О компании
ООО «Малибри» производит и продает широкий спектр товаров для уборки дома и хранения вещей под брендами «Малибри», «Дора» и «Голубушка». Компания была организована в 2011 году и с тех пор постоянно расширяет свой ассортиментный портфель. Самостоятельно разрабатывает товары и заказывает их производство на условиях OEM (Original Equipment Manufacturer) на крупнейших заводах в России, Китае, Тайване и Узбекистане. Постоянно расширяет географию поставщиков в поиске самого современного качества и лучших ценовых условий.
Сложности в работе
История автоматизации началась с принятия решения вести более детальный учет закупочных цен. Поскольку большинство товаров закупалось непосредственно за рубежом, стандартного функционала фиксации цены в 1С было недостаточно.
Дело в том, что в заказе важно фиксировать цену завода с небольшими финансовыми надбавками, при необходимости с пересчетом фактического курса, который выпадал на день поступления, с последующей межкурсовой разницей и так далее. В сумму заказа включалась стоимость перевозки, таможенные платежи и другие расходы, которые не могли учесть в программе «1С:Управление торговлей» (1С:УТ) в полной мере.
В итоге был создан Excel-файл, который со временем оброс множеством наворотов, параметров, пересчетами вариаций по массе, по объему, с разной курсовой разницей, с использованием коэффициента для европошлины и прочего.
Когда клиентская база была небольшой, сотрудники справлялись с фиксацией и обновлением себестоимости в файлах расчетов. А в 1С:УТ фиксировали количество товара и использовали программу только для складского учета.
Однако с ростом числа клиентов возникла необходимость вести расчеты для каждого нового клиента отдельно. Все данные, которые собирались в картах контейнеров, приходилось вручную перебивать в файл-архив. В нем фиксировалась информация о поступлении товара, дате, карте контейнера, закупочной цене, а также о транспортных расходах и фрахте. Файл становился все больше и сложнее, работать с ним стало неудобно.
В связи с этим появилась идея автоматизации. Рассматривались варианты написания собственной программы с базой данных. Но остановились на имеющейся программе 1С:УТ. Дальше необходимо было разработать схему, которая максимально точно и удобно отразила бы существующие процессы и расчеты в этой программе.
Подготовив всю необходимую информацию, компания передала ее в разработку в компанию «Айти Лидер».
Реализация проекта
Основой автоматизации стал справочник «Карта контейнера». По сути в него вводится вся доступная информация по закупке товаров с учетом логистики, пошлин, курса валюты и многое другое.
Точный учет затрат. Была реализована возможность максимально полно отражать понесенные затраты, включая такие непостоянные величины, как штраф за сверхнормативное использование контейнеров. В результате этого была достигнута необходимая точность расчетной себестоимости. Это важный результат, так как материалы закупались за рубежом, срок логистики достаточно большой, стоимость единицы товара невысокая, но даже маленькая погрешность приводила к серьезному искажению прибыли.
Статусы. Для удобства контроля и отслеживания пути контейнера были введены статусы, которые автоматически присваиваются, исходя из текущего состояния контейнера — ввода связанных документов.
Контроль оплат. Реализовали возможность планирования и контроля оплат с привязкой к заказам поставщику, заявкам на расходование средств и списания денежных средств. Это позволило в автоматическом режиме отслеживать состояние расчетов по контейнеру.
Отчет по остаткам. Для аналитики и удобства работы менеджеров был разработан отчет, показывающий остатки товаров на складах по картам контейнеров. В нем отражаются плановая и фактическая себестоимость остатков.
Результаты проекта
В итоге получили четкую систему учета, позволяющую фиксировать цены, хранить историю всех поступлений (цену, объем, сумму, стоимость складских остатков), а также рассчитывать средневзвешенную цену с учетом всех приходов и остатков продукции.
Реализовав данный функционал в 1С:УТ, мы создали ядро системы. В дальнейшем нарастили функционал такими блоками, как платежный календарь, автоматический расчет коммерческого предложения и расчет заработной платы менеджеров. Но это уже история для следующего кейса.
Работы по проекту выполнила компания «Айти Лидер».
