1С:Предприятие 8
Система программ

Как собственник автоцентра «Железо» избавился от «простыней экселя» и без саботажа перевел сотрудников на «1С»

682
Рейтинг статьи

О нас

Как и любой механизм, автомобиль начинает давать сбои в работе при длительной эксплуатации. В автоцентре «Железо» предоставляют комплекс работ по выявлению и устранению неполадок авто. Мастера окажут ему необходимое внимание и постараются вернуть вашей машине надлежащий вид.

Квалифицированные работники автосервиса выполняют работы по починке автотранспорта, стараясь оперативно обнаружить и ликвидировать техническую проблему.

Как собственник автоцентра «Железо» избавился от «простыней экселя» и без саботажа перевел сотрудников на «1С»

Стоит обратиться в компанию, когда вам требуется услуга замены масла. Желаете, чтобы двигатель безотказно служил не один год? Продлевайте срок службы за счёт периодической замены масла, когда оно утратило свои смазывающие характеристики. По частоте — ориентируйтесь на рекомендации по эксплуатации автомобиля с учётом реальных условий езды.

Среди опций сервиса также доступны диагностика автомобиля (в том числе компьютерная), заправка автокондиционеров, сход-развал, ремонт грузовых авто, ремонт двигателя, выхлопных систем, подвески и многого другого.

Сервис принимает на обслуживание такие марки, как MAN, DAF, SCANIA, ГАЗ, Volvo и другие.

Наше слово — ЖЕЛЕЗО:

  • мы головой отвечаем за свою работу. Прекрасно понимая, что от нашей работы зависит ваша безопасность;
  • наши цены оправданы качеством нашей работой.

Что имели

Excel — первейший друг. Весь учет велся на «простынях экселя», по старинке. Вся документация — начиная от прихода машины на диагностику, согласование ремонта, стоимости запчастей, стоимости работ, заказа запчастей, авансовых отчетов, учета расходных материалов, учета рабочего времени, история с клиентами по автотранспорту велись «на коленке».

В конце каждого рабочего дня у нас начинался урок чистописания, когда каждый сотрудник садился и заполнял свою «простынку эксель». Затем бухгалтер все данные заносила в свою «простынку», что-то сводила, что-то понимала и отчитывалась. Говорить о каких-то актуальных остатках ТМЦ на складах не приходилось. Работали, что называется, «с колес».

Инвентаризацию проводили стабильно раз в месяц, но делали больше для галочки, поскольку все наличие было учтено «в уме». Работа с клиентами строилась следующим образом: клиент приехал, обсудили фронт работ, согласовали — «ударили по рукам», клиент уехал ждать нашего звонка об окончании ремонта. Мы в свою очередь неслись закупать необходимые запчасти, расходные материалы, необходимые для ремонта. Актуальные остатки? — не слышали о таких.

Как мы можем навести порядок (произвести ремонт) у клиента, если у нас у самих бардак?

Что мы хотели

Любой руководитель в голове «владелец мира». Я не исключение. Большая компания, много процессов — нужно понимать загруженность персонала, планировать закупки, следить за остатками, вести отношения с клиентами, отслеживать периодичность услуг. Все было написано на бумаге.

Поэтому самой главной задачей было создать систему, адаптировать ее под нашу специфику, сделать простой и понятной, чтобы персонал не был в шоке от нововведений.

Хотелось создать систему учета, чтобы в первую очередь выстроить себя, приучить персонал к ответственности и полезности ведения учета. Работа компании — это наши деньги и только от нас зависит их преумножение.

Как собственник автоцентра «Железо» избавился от «простыней экселя» и без саботажа перевел сотрудников на «1С»

Выбор решения

Выбор программного обеспечения «Альфа-Авто: Автосервис+Автозапчасти КОРП» был сделан больше бухгалтером, с учетом моих требований, как руководителя. Мне было важно запустить все «одной кнопкой» — не заморачиваясь, не перегружая процессы, не тратя колоссального времени и денег на обучение персонала, не тратя своих нервов на беседы с персоналом про саботаж системы, так как никто ничего не понимает как вести в программе.

Компания «ИРИС» собрала «чемоданчик» наших «экселек-простынок», план пожеланий, описание требуемых параметров и взяли тайм-аут. Месяц спустя, мы получили макет нашей будущей системы. Самое запоминающееся, что используемые нами формы были точно такие же. Были созданы профили — рабочие места в 1С, в которых будут работать специалисты компании.

Как все происходило

Специалисты разработали автоматизированное рабочее место для механиков, из которого заполняются все формы, использующиеся ежедневно. Такие как: расходно-кассовая ведомость, предварительная запись, стоимость ремонта, расход запчастей, других ТМЦ, учет оборудования, принятого в ремонт (автомобиль, запчасти), оформление заказ-нарядов.

В результате: сокращение времени оформления документов, сокращение времени на оформление заказов, автоматическое списание товара, сокращение времени для заполнения авансовых отчетов, сокращение времени поиска, потерь оборудования, принятого в ремонт. Учет ВСЕХ расходных материалов, и как следствие корректное отображение расходов.

Разработано автоматизированное рабочее место кладовщика, снабженца. В нем ведется приход, расход запчастей, расходно-технических материалов и другие операции.

В результате: актуальные остатки, реальная картина по расходным материалам. Возможность планировать складские запасы, возможность планирования расходов, доходов. Контроль остатков. Возможность приобретать запчасти под заказ и на продажу, не привязываясь к потребностям по ремонту автомобиля.

Финансовый учет, в том числе интеграция с «1С:Бухгалтерия 8», банк-клиента, расчеты с клиентами.

В результате: прозрачность финансовых результатов, возможность планирования финансов, контроль кредиторской, дебиторской задолженности. Контроль закупок и продаж. Контроль кассовой дисциплины.

Первоначальное обучение ВСЕХ сотрудников работе в 1С на рабочих местах. Пробное самостоятельное внесение данных в тестовую базу. Консультации по корректной работе в базе данных. Консультации по работе с оборудованием, консультации по устранению сбоев в работе 1С, оборудования.

В результате: развитие сотрудников, получение новых знаний, навыков. Отсутствие саботажа, плавное безстрессовое начало работы в 1С. 

Резюме на текущий момент

Мы практически догнали время и пошли с ним в ногу. 1С закрывает все наши производственные необходимости. Самое главное — пройти этап внесения остатков, понять логику работы программы, научиться работать в ней. Все процессы, документы, отчеты — намного сокращают время на их оформление.

Мы только начали процесс автоматизации, впереди еще громадный фронт работ — автомойка, техосмотр, учет шин, плановое ТО и многое другое, что еще предстоит привести в порядок и отразить в программе. Но…

Некоторые результаты, которых мы добились:

  • Исключение «экселек», все ведется в 1С
  • Понимание остатков
  • Ведение книги клиентов
  • Прозрачность расчетов на кассе
  • Понимание загруженности сотрудников
  • Порядок в работе с клиентом — выполненные работы, сроки, расходные материалы, запчасти, техобслуживание
  • Моментальное отображение нужных отчетов, что крайне помогает в принятии решений
  • Выбор и предложение лучших решений для клиентов по ремонту, запчастям, стоимости и прочее.

Огромная работа впереди, но плоды мы пожинаем уже сейчас. Благодарим компанию «ИРИС», выполнившую работы по проекту.

Автор:

Сергей Головкин

Оценить статью: