О компании: Курская компания «Мобильные дома» более 7 лет производит блок-контейнеры и модульные здания, а также сдает в аренду бытовки для строек, дачных участков, хранения инвентаря и пр. Для доставки на объект заказчика есть собственный парк специализированного автотранспорта и погрузочной техники. За время работы изготовили около 3300 блок-контейнеров и 280 модульных зданий.
Зачем понадобилась автоматизация?
Ведение ручного учета по сдаваемым в аренду бытовкам и фиксация всей информации в таблицах и документах отнимали много времени. Кроме того, данные в документах должны быть доступны для всех участников процесса из любой точки. Поэтому решили процесс сдачи бытовок в аренду автоматизировать на базе решения «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0», чтобы высвободить время и оптимизировать рабочий процесс.
Как было сначала
Клиент вел учет в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0». Так как типового механизма учета бытовок в 1С нет, все операции по аренде проводились с использованием таблиц Excel и ручных отчетов:
- менеджер фиксировал потребность заказчика и его контактные данные где-то «у себя на листике/блокноте» и вручную собирал коммерческое предложение
- договор с клиентом так же составлялся также вручную, из-за чего нередко возникали разночтения в реквизитах в базе данных менеджера и бухгалтера
- информация о сданных в аренду бытовках, вид доставки, адрес, стоимость перевозки, период аренды, локация, а также уточнения о продлении аренды тоже отражались в таблицах, а не в единой базе
- отслеживание выставленных счетов и оплаты не всегда проходило своевременно, т.к. менеджеры работали в своих таблицах и не имели доступ в 1С
- далее ручное отслеживание ВСЕЙ ИСТОРИИ сдачи в аренду бытовок: возврат из аренды, изменение условий аренды, фиксация доп. услуг и т.д.
- и, кроме того, менеджер вручную вел внутренний учет по бытовкам: поступление, перемещение между площадками, списание.
Решение: разработка подсистемы для ведения учета в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»
После анализа ситуации решили разработать подсистему для ведения учета, связанного с процессом аренды бытовок. Также учли требование руководства, согласно которому у менеджеров не должно быть доступа к другим подсистемам решения «1С:Бухгалтерия предприятия». Доступ должен быть только к некоторым справочникам и документу «Счет на оплату».
В результате разработали подсистему, которую так и назвали «Бытовки», через механизм расширения конфигурации. Подробнее ее состав можно увидеть на рисунке ниже.
В подсистему добавили собственные параметры, давайте посмотрим на основные из них и как они работают.
Справочники
1. «Бытовки»
Можно выбрать определенный тип бытовки, параметры, заполнить ее состав. Список бытовок показывает основные данные из карточки, а также отражает, сколько бытовок всего на складе, сколько в аренде, какие бытовки в розыске (которые пропали).
Справочник хранит точки (склады), на которых хранятся бытовки и с которых эта бытовка будет передана в аренду контрагентам.
3. «Перевозчики»
Справочник хранит данные о контрагентах, которые занимаются перевозками бытовок.
Документы
1. «Договор аренды» (грубо говоря — коммерческое предложение)
По сути, это копия документа «Передача в аренду», но в табличной части указывается не сама бытовка, а вид бытовки и их количество.
Также есть табличная часть «Приложения» (документы). Например, арендатор может по договору захотеть арендовать дополнительные бытовки и, чтобы не создавать дополнительный договор, фиксируется «Приложение», в котором указывается, что еще он берет в аренду. Из документа «Договор аренды» клиент может распечатать «Договор», «Приложение», «Прейскурант цен».
2. «Передача в аренду»
Основной документ, который фиксирует отправку бытовки клиенту (в аренду). В шапке указываются основные данные, а также контактная информация арендатора. Печатается «Договор» и «Акт выдачи».
В табличной части «Бытовки» указывается бытовка, количество (актуально для кроватей, т.к. бытовка уникальна и всегда равна 1), первоначальный период аренды (с какого по какое число), сумма аренды, которая высчитывается автоматически по алгоритму, либо корректируется руками, состав бытовки — указывается с каким дополнительным инвентарем отдана бытовка.
Табличная часть «Доставка» — информация о месте аренды (адрес в период аренды), кто будет перевозить (перевозчик, самовывоз, передача от другого контрагента), вид перевозки (доставка), стоимость перевозок (стоимость при выдаче/при возврате), время возврата (момент выдачи/возврата).
Табличная часть «Транспорт» — вид транспорта, который будет перевозить.
3. «Продолжение аренды»
Продляет аренду бытовки на определенный период (обычно месяц). Документ создается на основании «Счета на оплату» (при проведении) либо вводится вручную. В счете пользователь указывает состав бытовки, периоды аренды, цену. Сумма (продолжение аренды) формируется автоматически, но пользователь может ее откорректировать.
Затем при проведении создается документ «Продолжение аренды» и автоматически заполняются все данные.
4. «Поступление оплат»
В документе фиксируются оплаты по аренде. Как это работает: бухгалтер отмечает, какие поступления денежных средств нужно распределить на бытовки. Эти поступления попадают в список «Средства к распределению». Настроена обработка, которая автоматически создает документы «Поступление оплаты» и распределяет оплаты на бытовки. Если распределить правильно не получается, то такие документы менеджер распределяет вручную по кнопке «Распределить сумму».
Предусмотрена возможность в данном документе делать зачет переплат, т.е. когда клиент оплатил за одну бытовку больше чем нужно, эту сумму можно зачесть на другую. Для этого пользователь ставит «Зачесть переплату» и «Сумму переплат».
На вкладке «Зачет переплат» напротив нужной строки с бытовкой ставим «Зачесть» и сумму для зачета (данная вкладка заполняется автоматически при создании документа либо по кнопке «Заполнить зачет переплат»).
5. «Возвраты из аренды»
Здесь фиксируется возврат бытовки, а также возмещение суммы, которую нужно внести дополнительно, в случае, если бытовка испорчена или нашли еще какие то недочеты.
6. «Изменение условий аренды»
Документ позволяет установить новые условия аренды по цене или местоположению (чтобы не возвращать бытовку и заново не передавать в аренду по другой цене). Выбирается бытовка, документ передачи в аренду, начало действия новой цены и новая цена.
7. «Доп.услуги»
Арендатор может использовать дополнительные услуги (прогон, монтаж и т.д.), по которым нужно фиксировать задолженность и оплату. В шапке выбирается «Вид услуги» (вид операции) и тип «Начисление» (если галочка, то это начисление услуги, без галочки — оплата этой услуги). Заполняется табличная часть и проводится документ.
8. «Поступление оплат по ТУ от сторонних перевозчиков»
Документ нужен для фиксации оплат перевозчиков (задолженность создает документ передача в аренду).
9. «Поступление бытовок на площадку», «Перемещение бытовок», «Списание бытовок»
Документы нужны для фиксации поступления бытовок на площадку, перемещения между площадками и списания с площадки. Интерфейс документов примерно одинаков, приведем пример только документа «Перемещение бытовок».
Регистры сведений
1. «Информация по датам аренды»
Хранит обобщенную информацию по передаче в аренду, продолжениям аренды, возвратам из аренды. На основании этого регистра строится основной отчет «Сводка аренды».
2. «Информация по оплатам»
Фиксирует оплаты клиентов. Также нужно для формирования отчета «Сводка аренды».
Отчеты
1. «Арендный парк»
Показывает, какие бытовки на какой площадке расположены.
2. «Сводка аренды»
Сводный отчет по бытовкам — основной отчет для организации, в котором собраны все данные по бытовкам. В шапке отчета (слева) сводно указывается весь арендный парк организации, а справа — основные данные по оплатам транспорта, возмещения, аренды.
В основной части отчета отображается следующая информация:
- «Арендатор» (контрагент, ИНН, договор)
- «Инвентарный код бытовки» (для кровати указывается количество кроватей)
- «Аренда/Оплачено» (по какое число была оплаты бытовки)
- «Дата отгрузки» (когда бытовка была передана в аренду)
- «До» (до какой даты продлена аренда)
- «Оплачена доставка» (каким способом была произведена доставка)
- «Условия аренды» (цена бытовки)
- «Местоположение» (где расположена бытовка в период аренды)
- «Контакты» (контактная информация арендатора)
- «Сумма долга» (числовое отображение долга клиента)
- «Сумма долга с расшифровкой» (отображение долга по датам)
- «Примечание» (в него пользователь может добавить информацию)
- «Переплата» (числовое значение переплаты по бытовке)
Для удобства добавили выделение цветом:
- Если долг по бытовке — колонки «Аренда/Оплачено, До, Сумма с расш.» выделены желтым.
- Если бытовка возвращена и есть долг — дополнительно выделение строки серым.
- Если по бытовке только предоплата — фиолетовым.
Резюме
В общей сложности на проект было затрачено 230 часов работ программиста (без учета ввода остатков и исправления данных клиента). Дата начала эксплуатации: 24.02.2023.
С помощью доработки подсистемы удалось повысить прозрачность учета сдачи в аренду бытовок и сократить ручной ввод информации, а у менеджеров высвободилось время на решение более важных задач, благодаря чему выросло качество работы с клиентами.
Работы по проекту выполнила компания «Лайнкор».
