История компании
Группа компаний «Аква Стиль» успешно работает в Самарской области с 1999 года. В сети магазинов можно найти более сотни торговых марок сантехники для квартиры, дома и дачи. На текущий момент торговая сеть насчитывает 12 розничных магазинов в городе Тольятти и области.
Основным преимуществом компании является широкий ассортимент товаров, наличие сервисно-монтажной службы, собственная служба доставки и оказания услуг по аренде оборудования.
В компании применяют гибкие программы лояльности — скидки пенсионерам, скидки постоянным клиентам, скидки выходного дня и бонусную систему для монтажников оборудования.
С чего начиналась автоматизация
В компании основной информационной системой уже более 20 лет была программа «1С:Торговля и склад 7.7». Вернее, от программы было только название, весь функционал уже давно был переделан, и программа не обновлялась около 15 лет.
В общей сложности в программе работают около 50 человек. Это центральный офис и центральный склад, а также продавцы в 12 магазинах.
Бухгалтерия «Аква-Стиля» уже давно работала в «1С:Бухгалерии 8», но вся «управленка» по-прежнему оставалась в старой «торговле». Приходилось делать двойную работу по вводу первички в бухгалтерскую программу. Не было единой информационной базы для получения финансовой отчетности для руководства компании.
В итоге представители компании «АкваСтиль» обратились в нашу компанию — «ПрограмМастер», озвучив свои основные проблемы:
- трудоемкость поддержки текущей информационной системы на платформе «1С:Предприятие 7.7». Специалистов очень трудно найти и они не всегда готовы быстро адаптировать программу под задачи заказчика;
- трудности в развитии информационной системы. Программа уже давно снята с официальной поддержки производителя. Появляются новые технологии, которые невозможно или очень трудоемко реализовывать в действующей информационной системе. Например: электронный документооборот, интеграции с сайтом, поддержка торгового оборудования;
- перевод всей оперативной деятельности в одну программу. Сейчас часть операций выполняются в «1С:Торговля и склад», часть в «1С:Бухгалтерии», также существенная часть отчетов формируется в Excel. Нужно, чтобы весь оперативный учет велся в единой базе, а бухгалтерская программа использовалась только для целей сдачи налоговой отчетности;
- оперативное получение управленческой информации по всем магазинам и по компании в целом;
Мы провели обследование, в результате которого предложили перейти на программу «1С:Управление торговлей 11» и выбрать ее в качестве основной информационной системы.
Также на этапе обследования удалось понять какие механизмы «старой» программы можно не переносить, а использовать вместо них типовой функционал «новой» программы, а какие все-таки придется доработать. По итогу для более чем 95% всех доработанных печатных форм, обработок, отчетов из «старой» программы нашлись аналоги в типовой программе «1С:Управление торговлей».
Но все равно оставался уникальный функционал, который необходимо было перенести в новую программу. Решили не вносить изменения в типовые механизмы программы, а все реализовать через механизм расширений. Это позволит оставить программу на «поддержке» и в будущем существенно сократить время на установку типовых обновлений.
Далее подробно расскажем об основных доработках программы.
Доработка функционала программы
1. «Умная» авторизация пользователей
Сотрудники компании не привязаны к рабочим местам и филиалам компании и могут работать посменно в разных торговых точках.
При авторизации пользователя программа предлагает выбрать магазин и кассира, от имени которого будут пробиваться чеки ККМ. Это нужно для того, чтобы правильно применились настройки торгового оборудования и роли пользователя относительно рабочего магазина. Выбор кассира связан с тем, что в реальности человек, который работает в филиале, может не быть в штате организации, от имени которой пробиваются чеки ККМ. Таким образом при входе в программу мы точно понимаем в каком филиале сегодня работает пользователь и какие у него права и настройки, от имени какого пользователя будут создаваться в системе документы и от имени какого кассира будут пробиваться чеки и уходить в ОФД.
2. Печать чеков с двух рабочих мест
В каждом магазине торговой сети есть два рабочих места продавца, но используется один кассовый аппарат. Был реализован механизм печати кассовых чеков с разных компьютеров на один кассовый аппарат, который подключается по Ethernet к локальной сети.
На любом рабочем месте можно делать открытие или закрытие смены, при этом для пользователя все происходит прозрачно — на всех рабочих местах информация о денежных средствах и состоянии КММ будет отображаться одинаковая.
3. Продажи в розницу с нескольких складов
Типовая розничная схема в программе не предусматривает продажу с нескольких складов. Одно рабочее место — один склад. Был доработан механизм, позволяющий продавать с нескольких складов. Нужно было внести изменения как в сам документ «Чек ККМ», так и документ «Отчет розничных продаж». Это изменение было необходимо, так как в некоторых магазинах есть отдельное подсобное помещение для крупногабаритного товара, и количественный учет в программе по этому помещению ведется отдельно. Чтобы не делать отдельное перемещение на розничный склад, реализовали такой механизм.
4. Форма подбора товара
Сделали несколько доработок, упрощающих работу продавцов-кассиров.
Важно понимать, что подбор товара в чек происходит в «ручном» режиме без использования сканеров штрих-кодов. Весь товар не штрих-кодирован, это связано с небольшим размером товаров. Большая часть номенклатурной группы — это мелкие сантех-изделия — фитинги, гайки, прокладки, переходники и т.д, на них не нанести этикетки. При этом скорость подбора товара должна быть высокой и информативной.
В окно подбора вынесена следующая информация:
- на каком складе есть товар и в каком количестве. Продавец может предложить забрать товар в другом магазине или предложить его привезти к указанной дате;
- общее количество товара во всех магазинах. Иногда клиенту необходимо большое количество товара и продавцу нужно понимать сколько есть во всех магазинах, чтобы собрать в один заказ;
- процент максимальной скидки. У клиентов есть дисконтные карты, их номинал может быть больше, чем предусмотренная скидка по конкретному товару. При консультации клиента нужно предупредить об этом;
- все цены с учетом скидок. Часто продажи делаются по телефону и нужно быстро проконсультировать клиента по ценам в соответствии с его скидкой.
5. Схема «Монтажник»
Уникальным предложением компании является гибкая работа с монтажниками, которые являются основной группой клиентов. Идея состоит в том, что монтажник (сантехник) приобретает товар для своих клиентов, где он производит работы. Для поощрения монтажникам по итогам продаж предоставляются бонусы в размере 1 бонус = 1 рубль. Этот бонус выплачивается фактически при продаже. Такая агентская схема.
При реализации этого механизма нужно было учитывать множество особенностей и сделать прозрачные инструменты контроля за денежными средствами:
- все продажи осуществляются через кассу ККМ. Чек нужно выбивать по полной стоимости, а фактически в кассе будет меньшая сумма денежных средств, так как часть уйдет на бонус монтажнику;
- прийти возвращать товар может не монтажник, а конечный клиент. Ему нужно вернуть сумму, указанную в чеке, тогда как фактически за товар было уплачено меньше. Факт долга монтажника нужно будет учитывать;
- возвраты могут быть как по чеку, когда мы знаем первичную информацию о проданном товаре, его основной цене и цене монтажника, а также возвраты без чека, когда данной информации нет;
- на скидки монтажников могут накладываться дополнительные скидки выходного дня или пенсионные;
- для разных групп товаров установлены пороговые скидки (стоп-цены), меньше которых запрещены продажи;
5. Финансовый результат
В результате внедрения новой программы получение финансовой отчетности для руководства компании стало занимать время щелчка мышки по кнопке сформировать отчет!
Вся первичная информация хранится в единой базе, все операции по доходам и расходам оформляются в «1С:Управление торговлей 11». Это позволило в «один клик» собирать всю консолидированную финансовую отчетность по организации.
Результаты автоматизации
От первой встречи с представителем компании «Аква Стиль» до запуска программы в промышленную эксплуатацию прошло чуть больше 5 месяцев. За это время удалось полностью перейти с «1С:Торговля и склад 7.7.» на новую современную программу «1С:Управление торговлей 11».
Сейчас автоматизированы все основные участки учета — закупки, ценообразование, оптовые продажи, розничные продажи, складской учет, взаиморасчеты с клиентами и поставщиками, финансовый учет.
Теперь нет разрыва в данных, как было в «старой» программе — когда данные о продажах были в одной программе, данные по оплатам банка в другой, финансовый анализ в Excel.
Весь учет ведется в одной программе. Все торговые точки работают в единой информационной базе. Еженедельно для целей бухгалтерского учета вся необходимая информация выгружается в программу «1С:Бухгалтерия предприятия».
У руководителей появилась четкая картина «в реальном времени» по каждому магазину. Сразу видно, где дела идут хорошо, а где не очень. Анализируя отчеты, можно понять где улучшить маркетинг, а где сократить расходы.
Мы не вносили никаких изменений в типовые возможности программы, а только дополняли с помощью внешних инструментов (расширения, отчеты, печатные формы). Благодаря этому программа легко обновляется и всегда находится в актуальном с точки зрения законодательства состоянии.
Работы по проекту выполнила компания «ПрограмМастер».
