О компании: GetLens— магазин профессиональной фототехники с большим сообществом в соцсетях (более 100 тысяч подписчиков). Товары представлены в шоуруме, соцсетях и на сайте, доставка осуществляется по всей России.
Зачем понадобилась автоматизация?
В компании самостоятельно установили «1С:УНФ», однако настроить программу своими силами под специфику и бизнес-задачи не получилось. Поэтому учет вели в Google-таблицах, что имело ряд недостатков:
- не сохранялись логи действий;
- всегда был риск, что при одновременной работе в таблице изменения, сделанные другим сотрудником, могут «затереть»;
- высокая вероятность ошибок из-за отсутствия форматно-логического контроля.
Такой подход к учету позволял руководству получать необходимые отчеты, однако в компании хотели оптимизировать работу и отказаться от Google Документов в оперативной деятельности, не потеряв при этом информативность. Для этого обратились к партнеру 1С «Простые решения».
Какие особенности бизнеса требовалось учесть:
- большое разнообразие ассортимента требует детального учета расположения товаров на складе;
- товар может быть как новый, так и б/у;
- каждый не новый товар может иметь набор уникальных характеристик, которые нельзя совмещать с другими аналогичными и новыми товарами (в том числе цена и фотографии);
- у товаров есть уникальные номера, в разрезе которых хранится история продаж и обращений в сервисный центр;
- компания планирует сделать пункты выдачи, которые будут удалены друг от друга. Товар может определенное время находиться в пути и не числиться ни на складе отправителя, ни на складе получателя.
Реализацию проекта разбили на следующие задачи
1. Закупка товаров
Процесс приобретения товаров — один из самых сложных с точки зрения реализации в программе, так как именно на этом этапе нужно предусмотреть все требования для будущего учета:
- состояние б/у товара;
- уникальную себестоимость каждой закупки;
- разделение товаров на новые и б/у;
- дополнительные свойства товара.
Решение: задействовать справочник Характеристика номенклатуры как основной объект хранения уникальных свойств.
Процесс приемки организовали следующим образом. Сотрудник компании, ответственный за приемку товара, создает документ Приходная накладная. И далее действует в зависимости от вида товара:
- если товар новый, сотрудник выбирает предопределенную характеристику [NEW];
- если товар не новый, сотрудник не тратит время на создание уникальных характеристик, а использует уже доработанную команду в интерфейсе, которая позволяет массово создавать свою характеристику для каждой закупаемой позиции.
После создания уникальных характеристик сотрудник приемки дополняет ее уточненными сведениями: состояние, пробег, ссылки на соцсети и т.д.
Может показаться, что в составе документа содержится избыточная информация, например цена закупки, документ поступления, серийный номер и другие данные, которые хранятся в 1С:УНФ в отдельных структурах. Однако такой подход позволяет быстро формировать все необходимые сведения в общий сводный отчет, которым легко и удобно пользоваться.
Так как уникальность товара определяется внешним видом, для упрощения работы с прикрепленными фотографиями создали обработчик загрузки фотографий к характеристикам.
Эта обработка загружает из каталога на компьютере пользователя сразу несколько фотографий, связывая их по уникальному названию характеристики.
2. Перемещение между складами
В тех случаях, когда нужно отправить товар в пункт выдачи или обратно, требуется учитывать время на транспортировку. Поэтому понадобилось доработать типовой механизм, который не позволял выполнять перемещение в два этапа: отправка и приемка. При создании документа Перемещение товар мгновенно списывался со склада-отправителя и перемещался на склад-получатель на одну и ту же дату. А фактически товар мог быть в дороге несколько дней.
Чтобы избежать расхождения фактических данных с учетом, доработали документ перемещения и добавили статусы документа: Отправлен и Получен. Когда документ Перемещение находится в статусе Отправлен, товары списываются со склада-отправителя и временно перемещаются на заранее определенный склад Транзит, на котором находятся до тех пор, пока документ Перемещение не будет переведен в статус Получен. После этого товары перемещаются на конечный склад-получатель.
3. Выгрузка товаров на сайт компании
Сайт разработан на платформе, у которой нет типового обмена с 1С. Поэтому для выгрузки торговых предложений на сайт разработали механизм с возможностью настройки периодического экспорта данных в формате XML,«понятном» для сайта. Пример структуры передаваемых данных представлен ниже:
4. Продажа товаров
Для привлечения внимания в шоуруме компании настроили оригинальный макет ценников на товар.
Продажа товаров настроена с использованием цепочки документов Заказ покупателя — Расходная накладная. В документе Заказ покупателя для покупателя резервируется выбранный им товар и указывается серийный номер продукта.
Затем товары передаются клиенту документом Расходная накладная, в которую автоматически копируются все сведения, внесенные при оформлении заказа.
Получение денег оформляется документом Поступление в кассу или Операция по платежным картам.
Процесс продажи товаров внедрен без программных доработок, так как все необходимые сведения для оформления документов уже есть в полном объеме в программе «1С:УНФ».
5. Отчетность и аналитика
В качестве основных используемых отчетов настроили типовые:
- Анализ закупок — для сотрудника склада с целью контроля поступлений
- Валовая прибыль (по менеджерам) — промежуточный и итоговый контроль работы менеджеров
- Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры — оценка складских остатков руководителем
- Запасы — оценка складских остатков по фактической себестоимости
Кроме типовых отчетов, используемых в «1С:УНФ», настроили автоматический экспорт основных данных в Google Таблицы, чтобы собственник компании мог строить сводную аналитику и диаграммы.
Результат автоматизации:
После настройки «1С:УНФ» достигли следующих результатов:
- ускорилась работа сотрудников склада и торгового зала за счет применения оборудования по печати и сканированию штрихкодов;
- усилили контроль за работой продавцов, так как теперь за каждой продажей закреплен ответственный;
- благодаря работе в «1С:УНФ» были сформированы единые стандарты работы с документами для всех сотрудников;
- сократилось время на формирование оперативной отчетности, так как для ее подготовки не нужно собирать информацию по каждому отделу — она всегда доступна в «1С:УНФ».
Проект успешно работает более 6 месяцев, и уже запланирован следующий пул задач по формированию прозрачного финансового результата с отражением всех статей затрат компании.
Проект выполнила компания «Простые решения».
