1С:Предприятие 8
Система программ

Как с помощью «1С:УНФ» магазин фототехники ускорил работу склада и сократил время на формирование отчетности

940
Рейтинг статьи

О компании: GetLens— магазин профессиональной фототехники с большим сообществом в соцсетях (более 100 тысяч подписчиков). Товары представлены в шоуруме, соцсетях и на сайте, доставка осуществляется по всей России.

Зачем понадобилась автоматизация?

В компании самостоятельно установили «1С:УНФ», однако настроить программу своими силами под специфику и бизнес-задачи не получилось. Поэтому учет вели в Google-таблицах, что имело ряд недостатков:

  • не сохранялись логи действий;
  • всегда был риск, что при одновременной работе в таблице изменения, сделанные другим сотрудником, могут «затереть»;
  • высокая вероятность ошибок из-за отсутствия форматно-логического контроля.

Такой подход к учету позволял руководству получать необходимые отчеты, однако в компании хотели оптимизировать работу и отказаться от Google Документов в оперативной деятельности, не потеряв при этом информативность. Для этого обратились к партнеру 1С «Простые решения».

Какие особенности бизнеса требовалось учесть:

  • большое разнообразие ассортимента требует детального учета расположения товаров на складе;
  • товар может быть как новый, так и б/у;
  • каждый не новый товар может иметь набор уникальных характеристик, которые нельзя совмещать с другими аналогичными и новыми товарами (в том числе цена и фотографии);
  • у товаров есть уникальные номера, в разрезе которых хранится история продаж и обращений в сервисный центр;
  • компания планирует сделать пункты выдачи, которые будут удалены друг от друга. Товар может определенное время находиться в пути и не числиться ни на складе отправителя, ни на складе получателя.

Реализацию проекта разбили на следующие задачи

1. Закупка товаров

Процесс приобретения товаров — один из самых сложных с точки зрения реализации в программе, так как именно на этом этапе нужно предусмотреть все требования для будущего учета:

  • состояние б/у товара;
  • уникальную себестоимость каждой закупки;
  • разделение товаров на новые и б/у;
  • дополнительные свойства товара.

Решение: задействовать справочник Характеристика номенклатуры как основной объект хранения уникальных свойств.

Процесс приемки организовали следующим образом. Сотрудник компании, ответственный за приемку товара, создает документ Приходная накладная. И далее действует в зависимости от вида товара:

  • если товар новый, сотрудник выбирает предопределенную характеристику [NEW];
  • если товар не новый, сотрудник не тратит время на создание уникальных характеристик, а использует уже доработанную команду в интерфейсе, которая позволяет массово создавать свою характеристику для каждой закупаемой позиции.   

После создания уникальных характеристик сотрудник приемки дополняет ее уточненными сведениями: состояние, пробег, ссылки на соцсети и т.д.

Может показаться, что в составе документа содержится избыточная информация, например цена закупки, документ поступления, серийный номер и другие данные, которые хранятся в 1С:УНФ в отдельных структурах. Однако такой подход позволяет быстро формировать все необходимые сведения в общий сводный отчет, которым легко и удобно пользоваться.

Так как уникальность товара определяется внешним видом, для упрощения работы с прикрепленными фотографиями создали обработчик загрузки фотографий к характеристикам.

Как с помощью «1С:УНФ» магазин фототехники ускорил работу склада и сократил время на формирование отчетности

Эта обработка загружает из каталога на компьютере пользователя сразу несколько фотографий, связывая их по уникальному названию характеристики.

2. Перемещение между складами

В тех случаях, когда нужно отправить товар в пункт выдачи или обратно, требуется учитывать время на транспортировку. Поэтому понадобилось доработать типовой механизм, который не позволял выполнять перемещение в два этапа: отправка и приемка. При создании документа Перемещение товар мгновенно списывался со склада-отправителя и перемещался на склад-получатель на одну и ту же дату. А фактически товар мог быть в дороге несколько дней.

Чтобы избежать расхождения фактических данных с учетом, доработали документ перемещения и добавили статусы документа: Отправлен и Получен. Когда документ Перемещение находится в статусе Отправлен, товары списываются со склада-отправителя и временно перемещаются на заранее определенный склад Транзит, на котором находятся до тех пор, пока документ Перемещение не будет переведен в статус Получен. После этого товары перемещаются на конечный склад-получатель.    

3. Выгрузка товаров на сайт компании

Сайт разработан на платформе, у которой нет типового обмена с 1С. Поэтому для выгрузки торговых предложений на сайт разработали механизм с возможностью настройки периодического экспорта данных в формате XML,«понятном» для сайта. Пример структуры передаваемых данных представлен ниже:

Как с помощью «1С:УНФ» магазин фототехники ускорил работу склада и сократил время на формирование отчетности

4. Продажа товаров

Для привлечения внимания в шоуруме компании настроили оригинальный макет ценников на товар.

Как с помощью «1С:УНФ» магазин фототехники ускорил работу склада и сократил время на формирование отчетности

Продажа товаров настроена с использованием цепочки документов Заказ покупателя — Расходная накладная. В документе Заказ покупателя для покупателя резервируется выбранный им товар и указывается серийный номер продукта.

Затем товары передаются клиенту документом Расходная накладная, в которую автоматически копируются все сведения, внесенные при оформлении заказа.

Получение денег оформляется документом Поступление в кассу или Операция по платежным картам.

Процесс продажи товаров внедрен без программных доработок, так как все необходимые сведения для оформления документов уже есть в полном объеме в программе «1С:УНФ».

5. Отчетность и аналитика

В качестве основных используемых отчетов настроили типовые:

  • Анализ закупок — для сотрудника склада с целью контроля поступлений
  • Валовая прибыль (по менеджерам) — промежуточный и итоговый контроль работы менеджеров
  • Стоимостная оценка склада в ценах номенклатуры — оценка складских остатков руководителем
  • Запасы — оценка складских остатков по фактической себестоимости

Кроме типовых отчетов, используемых в «1С:УНФ», настроили автоматический экспорт основных данных в Google Таблицы, чтобы собственник компании мог строить сводную аналитику и диаграммы.

Результат автоматизации:

После настройки «1С:УНФ» достигли следующих результатов:

  • ускорилась работа сотрудников склада и торгового зала за счет применения оборудования по печати и сканированию штрихкодов;
  • усилили контроль за работой продавцов, так как теперь за каждой продажей закреплен ответственный;
  • благодаря работе в «1С:УНФ» были сформированы единые стандарты работы с документами для всех сотрудников;
  • сократилось время на формирование оперативной отчетности, так как для ее подготовки не нужно собирать информацию по каждому отделу — она всегда доступна в «1С:УНФ».

Проект успешно работает более 6 месяцев, и уже запланирован следующий пул задач по формированию прозрачного финансового результата с отражением всех статей затрат компании.

Проект выполнила компания «Простые решения».


Автор:

Василий Мохов

Оценить статью: