О компании
Наша компания — ООО «Источник жизни» реализует артезианскую воду через автоматизированные киоски (автоматы), а также доставляет ее в офисы и на дом. Нашу воду пьют больше тысячи клиентов.
Как мы работали
Автоматизированные киоски
В своей работе мы используем программу 1С. Наши торговые автоматы работают на стороннем программном обеспечении (база SQL) — в нем в виде кода хранится вся информация об аппаратах. В SQL можно сформировать таблицы с данными о продаже воды и о продаже тары.
Раньше данные из SQL загружались на платный сайт в виде отчетов о воде и о таре. Оттуда мы скачивали данные в формате файла Excel и загружали его в 1С. Это было неудобно, поэтому мы решили всю информацию передавать напрямую в 1С - автоматизировать этот процесс, чтобы весь учет вести в одном месте.
Курьеры и мобильное приложение
Курьеры ООО «Источник жизни» ездили на заказы с напечатанными маршрутными листами. Но с 1 марта 2023 года розничные продавцы маркированной питьевой воды должны сканировать коды маркировки на кассе при ее продаже и передавать сведения о продажах в систему маркировки. Прежний подход стал невозможен, поэтому нам нужно было автоматизировать работу курьеров.
Мы обратились в компанию «Простые решения» и поставили перед ее специалистами две задачи:
- настроить обмен данными о торговых автоматах между 1С и ПО автоматов;
- автоматизировать работу курьеров.
В итоге было реализовано два параллельных проекта. Расскажу о них подробнее.
Автоматизация обмена данными торговых автоматов между 1С и SQL
Что сделали «Простые решения»
Специалисты «Простых решений» настроили обмен и загрузили в 1С всю необходимую информацию - количество продаж воды, тары, суммы продаж за наличный и безналичный расчет по воде и таре. Суммы рассчитываются по формулам и данным, которые загружаются из SQL. Сделали в 1С обработку, чтобы автоматы были напрямую связаны с 1С.
В ходе работы появились дополнительные запросы, которые сотрудники «Простых решений» выполнили. Например, они сделали так, чтобы пользователи могли устанавливать цену на продажу воды в автомате в 1С. При этом автомат может находиться даже в другом городе — главное, иметь доступ в 1С. Также был реализован процесс загрузки отчета о продажах в 1С напрямую из SQL.
В 1С теперь есть все автоматы, и мы можем управлять ими прямо из нее: устанавливать цену за литр, перезагружать, разрешать розлив, отключить купюроприемник.
Мы можем установить цену как для одного аппарата, так и для группы. Групповое назначение цен удобно использовать, когда проводим акции.
Здесь же можно строить статистику по работе автоматов. Мы можем посмотреть отчет за конкретный период: сколько литров воды продано и на какую сумму, дату последнего выхода аппарата на связь, дату последней продажи, когда данные обновлялись в 1С. Автоматы, которые какое-то время не выходили на связь, подсвечиваются красным, чтобы мы увидели проблему и занялись ее решением.
Также в 1С есть отчет Предупреждения и ошибки торговых автоматов. Мы можем построить этот отчет по одному или нескольким автоматам и увидеть, какие ошибки и предупреждения выдавались на аппарате.
Для финансового учета есть информация обо всех аппаратах за конкретный день:
- сколько мы продали воды и на какую сумму, сколько — за наличные, сколько — по безналичному расчету, сколько всего
- сколько мы продали тары и на какую сумму, также с разбивкой по видам оплаты
- общую сумму по таре и воде за наличные и по безналичному расчету
Кроме того, специалисты «Простых решений» добавили возможность загружать отчеты и о розничных продажах воды с сайта.
Какие результаты мы получили, настроив обмен данными 1С с торговыми аппаратами
- удобство работы с данными о торговых автоматах. Больше не нужно связываться с программистом SQL, чтобы изменить цену или перезагрузить аппарат. Сотрудник компании может сделать все сам в 1С. Бухгалтер может построить сразу в 1С отчет о продаже воды в аппаратах. Раньше это можно было сделать только на стороннем сайте, куда загружались данные из SQL.
- компании больше не нужно платить за сторонний сайт, куда загружались данные с SQL, — все необходимые данные теперь есть в 1С.
Мобильное приложение по доставке воды для курьеров
В компании уже действовала система по учету доставки воды, были созданы удобные формы заявок с подробной информацией о клиенте - адрес, время доставки, вариант оплаты и количество оборотной тары.
После создания заявки программа составляет маршрутный лист, в котором размещаются подобранные заявки, а также созданные на их основании документы.
К адресу можно добавить различную информацию. Например, дополнительный телефон клиента или предпочтительную форму оплаты.
Что сделали «Простые решения»
Специалисты «Простых решений» разработали для курьеров приложение на мобильной платформе 1С с комфортным интерфейсом и всеми необходимыми функциями.
За основу взяли маршрутные листы и добавили для пользователя галочку - «Выгружать курьерам» и два поля для комментария. В первое поле автоматически заносится информация об изменении товаров в документе, а второе заполняется курьером вручную.
В маршрутном листе уже указаны данные курьера – при установке галочки «Выгружать курьерам» маршрутный лист попадает на терминал курьеру, который выполняет заказ.
После этого курьер на терминале сбора данных (ТСД) видит список заявок, отсортированный в наиболее удобном маршрутном порядке.
В списке заявок есть основная информация о заказе: адрес клиента, предпочтительное время доставки и количество бутылок, которые нужно передать покупателю. В заявке отражается вся нужная информация о клиенте: номера телефонов, точный адрес и дополнительные комментарии – например, куда нести воду.
Когда курьер приезжает к клиенту, он открывает нужную заявку. При необходимости можно отредактировать количество отгруженных бутылок, например, если что-то не доехало или клиент отказался. Затем курьер нажимает на кнопку «Подтвердить доставку» и попадает на форму ввода маркировки. На этом этапе нужно отсканировать код маркировки на каждой бутылке. Если отсканировать одну позицию дважды, появится сообщение, что такой код уже добавлен. Если что-то не отсканировать, приложение также покажет сообщение о товаре, код маркировки которого не был отсканирован.
После этого курьер вводит данные о том, какое количество тары он получил от клиента, и принимает оплату. В этот момент происходит обмен с программой 1С: в ней создаются документы Реализация и Возврат тары, передается команда на кассовый аппарат о пробитии чека на отгрузку.
Приложение в этот момент переходит на форму оплаты. Здесь курьер может зачесть аванс, если он был, или, наоборот, погасить долг клиента, например за прошлую отгрузку. Также сюда попадает сумма текущего заказа.
После принятия оплаты приложение отправит информацию о чеке на ККТ и вернется в список заявок. Выполненная заявка пометится серым цветом.
В обычном сценарии курьер работает с включенным фильтром «Не доставлено». В таком случае он не видит закрытые заявки, но при необходимости может быстро вернуться к ним.
Если зайти в выбранную заявку, можно увидеть сумму оплаты, а также написать комментарий, который выгрузится в маршрутный лист.
В программе 1С создадутся новые подчиненные документы: Реализация, Возврат тары и Приходный ордер.
Какие трудности возникли в процессе работы
Когда курьер отправляет команду на печать чека из приложения, 1С сразу передает его на печать на кассу. Так как все курьеры пробивали чеки на одной кассе, она выдавала ошибку. Специалисты «Простых решений» решили эту проблему, добавив очередь чеков. Приложение отправляет данные в 1С, в ней образуется очередь из документов на печать чека, затем специальная обработка — удаленная фискализация — берет из этой очереди документ и отправляет его на печать.
Какой результат мы получили
- компания работает в соответствии с законодательством;
- курьерам стало удобнее работать: у каждого есть свой терминал, не нужно распечатывать документы по заказам, всегда можно просмотреть список заявок со всеми данными клиентов;
- взаимодействие менеджера и курьера стало проще: курьер оставляет комментарии по спорным ситуациям прямо в приложении, и менеджер в режиме реального времени видит их и может сразу позвонить клиенту в случае необходимости;
- если заявка отменяется, она сразу пропадает из приложения — это позволяет курьеру не тратить время на неактуальные заявки.
Сейчас у нас работает семь терминалов. Также мы с «Простыми решениями» планируем добавить возможность принимать оплату по карте напрямую с ТСД и доработать логирование, чтобы в 1С можно было посмотреть в какой момент и в каком месте (по геолокации) курьер принял оплату и отгрузил товары.
В этом проекте мы работали с сотрудниками ООО «Простые решения»:
Екатерина Бычкова
Специалист-консультант по торговым решениям, обладатель сертификатов 1С:Профессионал. Управление торговлей 8, 1С:Специалист-консультант. Управление торговлей 8.
Евгений Белов
Специалист по розничным решениям и кассовому оборудованию, обладатель сертификата 1С:Профессионал. Розница 8.
