Специфика торговли рыбой требует строгого контроля сроков годности и маркировки. До начала проекта в «Рыбмо» приемка и отгрузка выполнялись без терминалов сбора данных, а работа с «Честным знаком» и «ВетИС» велась вне учетной системы. Внедрение «1С:Комплексной автоматизации» позволило выстроить сквозной учет продукции, от поступления на склад до отгрузки покупателю, с соблюдением всех обязательных требований. Подробности читайте в кейсе.
Компания «Рыбмо» специализируется на продаже рыбы и морепродуктов. Компания работает в Хабаровском крае и реализует продукцию через оптовые и розничные каналы продаж. В компании работает более 20 сотрудников.
До начала проекта компания использовала несколько отдельных информационных систем: «1С:Бухгалтерию», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Зарплату и управление персоналом» , а часть операций выполняли вручную. Данные между «1С:Бухгалтерией», «1С:Управлением нашей фирмой» и «1С:Зарплатой и управлением персоналом» передавались через обмены, которые периодически давали сбои, из-за чего информация переносилась некорректно и требовала дополнительной проверки и корректировки. Кроме того, руководителю не хватало единой управленческой аналитики. Для получения целостной информации, вручную собирали и объединяли данные из нескольких систем. Полноценный управленческий учет и планирование закупок и продаж не были настроены и выполнялись вручную: сотрудники самостоятельно определяли объемы и сроки закупок, а также планировали дальнейшие продажи. Контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями не обеспечивал необходимой прозрачности.
По мере развития бизнеса компании потребовалось повысить прозрачность управления, сократить объем ручных операций и объединить основные бизнес-процессы в единой информационной системе.
Отдельные сложности возникали при работе склада. В имеющихся системах сотрудники не использовали механизмы адресного и серийного учета, а также автоматизированный контроль сроков годности продукции, а приемка и отгрузка товаров выполнялись без применения терминалов сбора данных. Работа с «Честным знаком» и «ВетИС» ранее не была интегрирована с учетными системами. Сотрудники выполняли операции, связанные с передачей и проверкой данных, вручную, вне единого учетного контура. Это увеличивало количество действий при обработке продукции и требовало дополнительной проверки корректности данных.
Еще одной проблемой было отсутствие управленческого учета и аналитики. Руководству было сложно оперативно получить целостную картину по продажам, закупкам, остаткам, взаиморасчетам и финансовым результатам компании.
Решение
Для решения этих задач компания «Рыбмо» обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Инфолайн» за комплексной автоматизацией бизнес-процессов. После обследования действующих процессов и анализа используемых информационных систем мы предложили перейти на «1С:Комплексную автоматизацию», объединив все виды учета в одной программе, и реализовали проект с учетом специфики торговой деятельности компании.
Мы перенесли данные из ранее использовавшихся информационных систем и объединили управленческий, бухгалтерский и налоговый учет в едином информационном пространстве. Это позволило использовать единые данные при работе с закупками, продажами, складом и финансами и сократить необходимость ручного переноса информации между системами.
Мы автоматизировали процессы закупок, оптовых и розничных продаж, управления взаиморасчетами, ценообразования и планирования закупок и продаж. Теперь сотрудники работают с единой информацией о продажах и остатках: данные из системы используются при планировании закупок и управлении ассортиментом. Это позволило отказаться от ручного сбора информации из разных систем и принимать решения по закупкам и продажам на основании актуальных данных.
Для складских операций мы настроили адресный и серийный учет и внедрили терминалы сбора данных. При приемке сотрудники фиксируют информацию о товаре непосредственно на складе с использованием ТСД, а при отгрузке аналогичным образом контролируют состав и количество продукции. Данные о движении товара отражаются в системе, что позволяет оперативно контролировать остатки, серии и сроки годности.
Мы автоматизировали работу с маркированной продукцией и настроили интеграцию с государственными информационными системами «Честный знак» и «ВетИС». В системе ведется учет кодов маркировки и выполняется необходимый обмен данными. Это позволило сократить объем ручных операций при работе с маркируемой продукцией и упростить выполнение обязательных процедур.
Отдельно мы настроили управленческую отчетность с учетом специфики бизнеса «Рыбмо». Руководитель получил возможность в единой системе оперативно анализировать продажи, закупки, остатки, взаиморасчеты, движение денежных средств и финансовые показатели компании. Отчеты позволяют получать целостную картину происходящего в компании без необходимости собирать информацию из разных источников.
Дополнительно мы адаптировали отдельные механизмы типового решения и настроили печатные формы и управленческие отчеты с учетом специфики бизнеса. В отчетах используются показатели и аналитические разрезы, которые соответствуют реальным бизнес-процессам компании, поэтому руководитель получает необходимую информацию в привычном для бизнеса виде и может анализировать ее без дополнительной ручной обработки данных.
Результат
В результате «Рыбмо» получило единую информационную систему для управления основными торговыми, складскими, финансовыми и управленческими процессами.
Сотрудники получили единый порядок работы с товарами — от планирования закупки и приемки до хранения и отгрузки. Использование терминалов сбора данных сократило объем ручного ввода при складских операциях, а адресный и серийный учет обеспечил более детальный контроль движения продукции и сроков ее годности.
Автоматизация закупок, продаж и ценообразования обеспечила использование единой информации для управления ассортиментом и торговыми операциями. Интеграция с «Честным знаком» и «ВетИС» упростила работу с маркируемой продукцией и сократила необходимость ручного переноса данных между информационными системами.
Руководство получило полноценный инструмент управленческого учета и аналитики. Настроенные отчеты позволяют оперативно видеть состояние основных направлений деятельности компании, контролировать продажи, закупки, остатки, взаиморасчеты, движение денежных средств и финансовые показатели.
Таким образом, компания перешла от учета в разных программах и ручного выполнения отдельных операций к единому информационному пространству, в котором основные торговые, складские, финансовые и управленческие процессы связаны между собой, а руководитель получает прозрачную картину деятельности компании на основе актуальных данных.
Работы по проекту выполнены группой компаний «Инфолайн».
