Представьте типичное утро в студии рекламы и печати: звонит клиент, которому срочно нужен тираж блокнотов на матовой бумаге. Менеджер открывает «1С:УНФ», вбивает в поиск «Бумага» и… замирает. Экран заполняют десятки позиций: «Бумага А4», «Бумага белая А4», «Бумага матовая 200г», «Матовая бумага (нов)» и так далее.
Пока менеджер пытается угадать, на какую карточку повесить заказ, клиент на том конце провода теряет терпение. А в это время на складе реально лежит нужный паллет, но для программы его как бы не существует, потому что прошлый приход оформили на очередной дубль.
В этом кейсе мы расскажем, как автоматизация справочников и внедрение характеристик не просто навели порядок, а ускорили и упростили работу менеджеров в несколько раз.
Агентство рекламы и полиграфии индивидуального предпринимателя Савенкова Артема Андрияновича работает под торговым наименованием «Артпринт» уже 11 лет.
Сила компании — в синергии двух направлений. Имея собственные печатные и швейные мощности, компания предлагает решения, которые трудно найти у конкурентов: от филигранной печати на бумаге до сложной сублимационной печати на тканях любого типа.
«Артпринт» инвестирует в лучшее оборудование — итальянские системы Monti Antonio и премиальные чернила, что позволяет использовать 8-цветную печать. Они не просто печатают — они создают текстуру вашего бренда, будь то имиджевый буклет, широкоформатный баннер или эксклюзивный элемент одежды.
«Хаос» в номенклатуре = потребность в автоматизации
В полиграфии скорость решает все. Если менеджер рассчитывает заказ дольше 20 минут, клиент уходит к конкурентам. Но как работать быстро, если в справочнике «Номенклатуры» царит беспорядок?
К моменту старта нашего проекта в 1С:УНФ было заведено много одних и тех же позиций, но с разными параметрами. Например, скопилось более 60 дублей по одной только лазерной печати. Вот только несколько примеров из них: «Лазерная печать А3 130 гр. 1+0», «Лазерная печать А3 дизайнерская 4+0» и т.д. Помимо этого отдельной номенклатурой заводились и позиции, исходя из тиража, а именно: «Лазерная печать А4 80 гр. 1+0 чб (от 100 шт.)», «Лазерная печать А4 80 гр. 4+4 цвет (от 100 шт.)».
На каждую позицию нужно было назначать цену, чтобы она могла пробиться в рабочем месте кассира (РМК) или в заказе клиента, либо рассчитывать и заполнять руками на лету.
До внедрения 1С:УНФ учет велся по старинке в Excel, из-за этого менеджеры тратили до трети рабочего времени на ручную проверку остатков и расчет цен. Вот что говорит Ольга, ответственное лицо со стороны компании «Артпринт»:
Как навести порядок в номенклатуре и повысить скорость реакции менеджеров?
«Артпринт» обратился к нам в компанию «Лайнкор» за решением этой проблемы. Мы проанализировали базу «1С:Управление нашей фирмой» версии ПРОФ, бизнес-процессы и сформировали следующие задачи:
- уйти от большого количества номенклатурных позиций
- автоматизировать расчет цен в зависимости от параметров номенклатуры
- провести структуризацию цен каждой номенклатуры так, чтобы видеть все цены в одном месте.
Мы преступили к реализации намеченных задач по этапам:
Этап 1. Используем возможности типового функционала.
На начальном этапе работ мы продемонстрировали компании типовой функционал «1С:УНФ» в части производства с использованием характеристик и параметрических спецификаций. Но в процессе анализа выяснилось, что типовой функционал оказался не про удобство, а скорее про лишние сомнения.
Представьте: менеджер оформляет заказ, а перед ним две колонки — «Характеристика» и «Спецификация». И каждый раз один и тот же вопрос: «Куда это вписать?» В одной ситуации — сюда, в другой — туда.
Таким образом, было принято решение уйти от разделения на характеристики и спецификации. Мы получили пример от компании в формате Excel и принялись за доработку функционала программы.
Этап 2. Доработка документа «Заказ покупателя».
В заказе покупателя заменили открытие стандартной формы по заполнению спецификаций, при нажатии на колонку «Параметры спецификации», на свою, которая заполняется динамически.
Добавили колонку Цена (учетная), которая автоматом рассчитывается после заполнения параметров спецификации, как и колонка Цена.
Также, на вкладке Доп.информация доработали опцию просмотра цены продукции в зависимости от тиража — количества продукции. Дополнительную информацию и картинку можно заполнить из карточки номенклатуры.
Здесь можно посмотреть цены на продукцию в зависимости от изготовления необходимого тиража.
В дополнительной информации есть возможность прикрепить инструкцию, которой может воспользоваться любой сотрудник. В особенности это будет полезно и удобно для новичков.
Этап 3. Доработка РМК.
В РМК добавили новую колонку по вводу параметров спецификации и автоматический расчет цены на основании введенных параметров. Работает по аналогии с заполнением данных в заказе покупателя.
Этап 4. Наводим порядок в справочнике «Спецификации».
Для корректного расчета цены нужно заполнить спецификацию.
Изначально в базу были занесены:
- свойства спецификации, используя механизм дополнительных свойств 1С;
- расходные материалы.
Мы сопоставили данные пункты, используя стандартный механизм по заполнению материалов и операций — Сопоставление.
Этап 5. Доработка справочника «Спецификации».
Добавили три раздела:
1. Сетка свойств/значений
Этот раздел определяет, какие свойства могут быть выбраны пользователем в параметрах спецификации. Также здесь настроили выбор типа вывода.
Ниже предоставлены два варианта, как будет выглядеть список свойств, если выбрать тип вывода в виде тумблера или списка.
2. Видимость свойств
Этот раздел предусмотрен для того, чтобы пользователь вводил параметры последовательно, чтобы исключить ошибки на каждом этапе.
Например, для спецификации «Лазерная печать» должна быть установлена следующая последовательность: Формат бумаги — Плотность бумаги (Обычная или мелованная) — Цветность.
3. Взаимоисключаемые свойства
Изначально параметр «Плотность бумаги» не был разделен на мелованную и обычную и выбирался общим списком, с выбором только одного элемента.
Но в компании плотность бумаги разделяют на несколько видов. При этом нужно, чтобы в рамках плотности бумаги, можно было выбрать один вид. Например, когда в форме параметров спецификации сотрудник выбирает вид бумаги «Обычная 80гр.», программа не позволит выбрать одновременно еще и «Мелованная 130гр.». Для этого была добавлена табличная часть «Взаимоисключаемые свойства».
Благодаря данной доработке в документе Заказ клиента теперь автоматически заполняется форма с параметрами спецификации.
Этап 6. Для чего же мы так старались навести порядок в номенклатуре? Для прайс-листа!
Цены в заказе рассчитываются динамически. Комбинаций номенклатуры и параметров спецификации очень много.
Стандартных механизмов, где бы мы могли видеть цену каждой комбинации и изменить ее — нет, поэтому мы разработали форму расчета цен продукции по каждой комбинации, которая может быть получена из спецификации.
Прайс-лист выводится в виде дерева на двух уровнях, где первый уровень — это номенклатура, а второй уровень — все возможные комбинации. В данной форме можно посмотреть, какие расходники и операции участвуют в формировании итоговой цены определенной позиции.
Для каждого расходника и операции выводится цена учетная, которая задается стандартными механизмами через установку цен, и цена расчетная, которая рассчитывается через цену учетную и коэффициент на материал (если расходник) или коэффициент на работу (если операция).
Из расчетных цен складывается итоговая цена на комбинацию продукции, которая также может быть подкорректирована через коэффициент на работу. Для каждой комбинации можно назначить цену тиражности, другими словами скидка на оптовую продажу — чем выше тиражность, тем меньше будет цена. Все коэффициенты были разработаны в процессе выполнения задачи.
В данном рабочем месте достаточно установить в нужной ячейку новый показатель и воспользоваться кнопкой «Записать документы в базу», на основании которой программа автоматически запишет документы с изменениями.
Итоги «генеральной уборки» в номенклатуре
Раньше оформление заказа на печать напоминало сборку пазла в темноте: найди нужную бумагу среди 40 дублей, уточни плотность, вспомни формулу расчета цены... Сегодня карточка «Заказ покупателя» в 1С:УНФ превратилась в удобный цифровой конвейер.
Динамическая форма спецификаций забрала на себя всю рутину и сложную математику. Программа сама ведет сотрудника по цепочке вопросов: Какой формат? Какая плотность? Какая цветность? Менеджеру больше не нужно быть экстрасенсом, чтобы угадать правильную карточку, или математиком, чтобы вручную рассчитать стоимость сложного тиража. В результате нашей «генеральной уборки»:
- упростили работу менеджеров, время обработки заказа сократилось в несколько раз;
- справочник «Номенклатура» значительно «похудел», мы добились сокращения тонны ненужной информации в 1С;
- расчет стоимости заказа теперь можно сделать за пару кликов.
Комментарии Ольги, ответственного лица со стороны компании «Артпринт»:
Мы перешагнули этап хаоса и выстроили систему, которая готова к кратному росту объемов.
Этот кейс — отличный пример того, как грамотная доработка типового решения 1С:УНФ способна дать мощный импульс всей компании и сделать работу команды легкой, прозрачной и эффективной.
Работы по проекту выполнены компанией «Лайнкор».
