О компании
Группа компаний «Монастырский двор» производит широкий ассортимент хлебобулочных изделий и другие виды пищевых продуктов. Товары компании «Монастырский двор» представлены более чем в 300 магазинах Новосибирска и Алтайского края, а также федеральных и локальных сетях — в магазинах «Ашан», «Окей», «Магнит», «Пятерочка», «Бахетле» и других.
Обзор проблематики
Одной из важнейших проблем было то, что компания не видела реальные остатки на складах. Не было полной информации по реальным остаткам сырья, по готовой продукции. Сотрудники вели весь учет в таблицах Excel. А это огромный объем: цеха, в которых производится продукция, большие производственные склады. И много времени уходило на актуализацию данных, планирование закупок.
Так как это производство, сырье всегда должно быть на складах в нужном количестве, ведь заказы на продукцию идут ежедневно. С 12:00 клиенты подают заявки по разным каналам. А производство обязано в течение суток выпустить и отгрузить товары на основании заказов. Рук и времени на это хватало с трудом, сотрудники работали в авральном режиме.
Еще были проблемы с логистикой, формированием сборки заказов на транспортные средства. У компании есть несколько машин, которые каждое утро в 06:00 выезжают с производства и развозят продукцию клиентам. Транспортники испытывали трудности с тем, чтобы собрать идеальный маршрут с наименьшими затратами времени на развоз.
Еще одна задача, которая стояла перед нами — расчет корректной себестоимости продукции. Бухгалтерской программе не хватало данных, расчеты были некорректны и велись в многострадальном Excel. Компания пользовалась «1С:Бухгалтерия» для ведения бухгалтерского учета, но этого было мало для всеобъемлющего охвата производства и не позволяло руководству производить анализ работы предприятия.
Что было сделано
Совместно с представителями «Монастырского двора» специалисты «Инфотех» выбрали для внедрения программу «1С:Комплексная автоматизация». Она позволяет закрыть как существующие потребности компании, так и открывает окно возможностей — в дальнейшем компания планирует использовать функционал программы для продаж продукции через интернет-магазин, маркетплейсы, собственные торговые точки с кассами самообслуживания.
Основная цель автоматизации бизнес-процессов на предприятии — управление эффективностью продаж, увеличение их объемов, предоставление всем участникам процесса полной, своевременной и актуальной информации.
Внедренный функционал и выборочное описание бизнес-процессов
Подсистема «Управление продажами» включает автоматизацию всех задач, связанных с продажами на предприятии:
- Регистрация покупателей
- Формирование цен на продукцию
- Создание плана продаж
План продаж формируется менеджерами по продажам на месяц по номенклатурным позициям и по контрагентам.
Менеджер по продажам рассчитывает количество поставок продукции в месяц в разрезе номенклатуры в общем и по каждому контрагенту. Исходя из утвержденных прайс-листов рассчитывается сумма продаж каждому контрагенту.
План продаж используется для дальнейшего создания бюджета, для формирования плана закупок и производства.
Регистрация договоров с покупателями и заказов
Если остатков достаточно для обеспечения оформленного операторами заказа клиента, тогда на его основании создается документ «Реализация товаров и услуг», после чего автоматически формируется «Расходный ордер» на товары.
Если по заказу клиента готовой продукции недостаточно, тогда формируется документ «Передача готовой продукции из кладовой». Этот документ является заказом на производство на выпуск готовой продукции.
Оформление отгрузки по заказам покупателей
Происходит на основании документов «Расходный ордер на товары», «Задание на перевозку» и маршрутный лист.
Также в подсистеме ведется:
- Корректировка отгрузки и возвраты от покупателей
- Поступления оплат от покупателей
- Контроль и анализ оплаты и отгрузки по заказам покупателей
- Контроль работы менеджеров по продажам
Подсистема «Управление закупками» включает в себя задачи по оптимальному обеспечению предприятия товарно-материальными ценностями.
Формирование плана производства и плана закупок товарно-материальных ценностей
Исполнение задачи состоит в формировании потребности в ТМЦ (бюджет закупок сырья, материалов и тары на месяц). На основании утвержденного плана продаж формируется план производства с учетом остатков готовой продукции. На основании плана производства формируется план закупок, который учитывает рецептуры производства, норматив остатков ТМЦ на складе. Формирование плана закупок необходимо для определения потребности в ТМЦ, требующихся на месяц для обеспечения планового производства
Регистрация поставщика
Регистрация договоров с поставщиками и заказов
Возможны следующие варианты создания заказа:
- Заказ создается на основе сформированного плана закупок.
- Заказ создается в соответствии с возникшей потребностью в приобретении товаров или услуг.
Также в подсистеме ведется:
- Регистрация внутренних заказов
- Корректировка заказов поставщикам
- Закрытие заказов поставщикам
- Оформление приемки товара и услуг по заказам поставщикам
- Оформление оплаты от поставщиков
- Контроль исполнения заказов поставщикам
Подсистема «Управление производством» включает в себя несколько этапов.
Поступление ТМЦ на склад сырья
ТМЦ приходуется на склады, привязанные к производственным цехам: кондитерский, мясной, напитков, хлебобулочных изделий, экспериментальный, мельница. Ведется количественный учет позиций номенклатуры с указанием характеристик, серии, срока годности, срока хранения, а также с данными о сертификации ТМЦ.
Отгрузка со склада материалов в производство
Формируется документами «Производство без заказа. Выпуск продукции», либо внутренними документами.
Составление технологических карт производимой продукции
Исполнение задачи — это пополнение и корректировка технологических карт производства.
В 1С создаются технологические карты по номенклатуре производимой продукции (как незавершенной продукции, так и готовой продукции) с указанием нормативов расходов сырья, материалов, трудозатрат. Технологические карты создаются с указанием цеха производимой продукции.
Входная информация включает: наименование номенклатуры, характеристики, единицы измерения, количество сырья, материалов, статья калькуляции, период действия.
Выходная информация: карточка ресурсной спецификации.
Также в подсистеме ведется:
- Заявки на производство и выпуск готовой продукции
- Поступление на склад готовой продукции из производства
- Отгрузка товара со склада при реализации
- Поступление на склад товара, возвращенного от покупателя
- Инвентаризация ТМЦ
- Учет рабочего времени
- Анализ складских и производственных показателей
Подсистема «Склад и доставка»:
- Обеспечение потребностей
- Внутреннее товародвижение
- Ордерные склады
- Доставка
Как мы открыли окно возможностей: от табличек Excel к современной системе учета
Итог работы специалистов компании «Инфотех» — автоматизация бизнес-процессов, охватывающая:
- Управление продажами
- Управление закупками
- Управление складскими запасами и производством
- Управление персоналом
- Бухгалтерский учет.
Всего было автоматизировано 17 рабочих мест — директор, 3 работника бухгалтерии, 3 оператора, кадровик, руководитель отдела продаж и 3 менеджера по продажам, производство — заместитель директора по производству и заведующий производством, а также рабочее место для снабженца в отделе закупа, заместитель директора по технической части, технолог и кассир.
Таким образом, проведенная нами автоматизация охватила все части жизнедеятельности предприятия. В связи с переходом на программу «1С:Комплексная автоматизация» у компании появилась возможность вести управленческий учет, теперь все есть в режиме «одного окна».
Руководители могут посмотреть отчеты по планированию, по результатам работы производства: что популярно, какой продукции больше выпустить, какие позиции нуждаются в корректировке. А у сотрудников компании нет необходимости считать все «на коленке» — комплексная автоматизация сделала планирование удобным и быстрым.
Программа определяет зоны доставки, помогает выбрать оптимальный логистический путь.
Результат автоматизации — экономия времени сотрудников, транспортных расходов, довольные клиенты, получившие свой заказ вовремя. Проект был реализован за 3 месяца.
Работы по проекту выполнила компания «ИНФОТЕХ СЕРВИС».
