«Мне нужна программа, где в один клик я смогу делать задания на отгрузку по разным направлениям, видеть готовность изделий и этап производства, на котором изделие сейчас. При этом работать программа должна практически без вмешательства наших сотрудников», — с таким запросом к нам обратился заместитель директора производственной компании «БМК».
На первой встрече мы выяснили, что компания занимается производством металлоизделий, в том числе, ритуальных. Производство крупное, объем работ у сотрудников на каждом участке большой, а управленческий учет ведется в программе Excel.
Краткая справка о компании-заказчике
ООО фирма «БМК» было основано в 1999 году как производственное подразделение ООО фирма «Доверие», успешно работающего на рынке ритуальных услуг Волжского и Волгограда с 1991 года.
В настоящее время ООО фирма «БМК» является одним из крупнейших производителей продукции ритуального назначения на Юге России. Их партнеры — организации из Москвы, Санкт-Петербурга, Ростова-на-Дону, Саратова, Омска, Пятигорска, Калининграда, Астрахани, Димитровграда, Самары, Бугуруслана, Набережных Челнов, Волгодонска, Белой Калитвы, Камышина, Каменск-Шахтинского, Балаково, Шахт, Новошахтинска, Иваново и других населенных пунктов Ставропольского края, Волгоградской, Ростовской и Саратовской областей.
Фирма «БМК» продолжает развиваться, внедрять новые технологии, обновлять ассортимент продукции. Успешно сохраняет прежних и находит новых партнеров.
Краткая справка о компании от заместителя директора ООО фирма «БМК»
Специалисты компании «Инженер-Центр» провели анализ бизнес и производственных процессов организации. В результате выявили основные потребности компании:
- Сократить время директора на формирование и изменение заданий на отгрузку.
- Иметь возможность «на лету» менять план выпуска, снизить временные затраты начальника цеха на формирование и анализ плана производства;
- Облегчить прием заказов от клиентов;
- Автоматизировать фиксацию работ сотрудников производства.
И, да! — все это «без участия специалистов БМК».
Мы очень любим неожиданные и интересные задачи. Эта оказалась именно такой.
Краткая справка об исполнителе проекта
ООО «Инженер-Центр» имеет 30-ти летний опыт работы по внедрению, разработке, установке и сопровождению программ семейства «1С:Предприятие». За время существования компании, нашими клиентами стали более 1500 организаций. В настоящий момент на информационно-технологическом сопровождении находится более 500 предприятий.
По результатам ресертификации в 2023 году нашей компанией подтвержден статус «Центр Сопровождения программ и информационных продуктов фирмы «1С». Партнеры, обладающие данным статусом, являются образцом реализации стандартов качественного, массового и непрерывного информационного обслуживания.
Краткая справка о компании от директора ООО «Инженер-Центр»
В результате мы разработали пошаговый план автоматизации, которую решили провести на базе программы «1С:Управление нашей фирмой».
Суперэффект автоматизации:
- Высвободилось время руководителя для более важных задач. Цель достигнута благодаря ускорению при формировании и изменении заданий на отгрузку. Руководитель получил инструмент, который позволил на основе оперативной информации быстро принимать решения — в каком порядке отгружать готовую продукцию с учетом направлений доставки.
- Начальник цеха получил удобный инструмент для планирования и корректировки планов производства. В результате время на планирование производства сократилось в 2 раза.
- В 4 раза сократили время приема заявок.
- Упростили «введение в курс дела» нового сотрудника.
- Индекс лояльности клиентов вырос с 55 до 80% за 5 месяцев. Такой высокий результат достигли за счет усиления контроля над сроками выполнения заказов.
- Автоматизировали фиксацию работ сотрудников производства. Исключили ошибки учета и конфликтные ситуации в коллективе.
Что вызвало необходимость автоматизации. Почему была выбрана компания ООО «Инженер-Центр» для реализации проекта
Прием заказа
Время на ввод и корректировку заявки сократилось в 4 раза. Новых сотрудников легко включить в работу.
Было:
Информация о заказах вручную вводилась в файл Excel. В файле было огромное количество закладок со своей системой аббревиатур и символов. Сотрудники, работающие много лет, легко в этой системе ориентировались, но даже у них уходило много времени на ввод заявки. А еще срабатывал человеческий фактор — была большая вероятность ошибки при ручном заполнении. Ввести нового человека в процесс было очень непросто. Это затрудняло расширение штата менеджеров по продажам.
Что имеем сегодня:
Создан «Помощник приема заявки», в котором легко указать параметры изделий. По этим параметрам программа автоматически подбирает номенклатуру из справочника. Помощник разделен на закладки по категориям изделий. Между ними удобно переключаться во время приема заявки от заказчика. По окончании ввода по кнопке «Создать документ» формируется «Заказ покупателя».
Процесс производства и планирование отгрузок
Сократили затраты времени директора и начальника цеха. Индекс лояльности клиентов вырос с 55 до 80% за 5 месяцев.
Было: Начальник цеха использовал файлы Excel с заказами клиентов и вручную формировал план производства на несколько дней. При этом было очень сложно отслеживать даты заявок, их срочность и приоритет. Иногда в разных заказах было много одинаковых типовых изделий. В этих случаях производство выполнялось не по заказу, а по виду изделий. Такая выборка делалась «на глаз».
Параллельно с этим руководитель, также вручную, формировал план отгрузок на ближайшую неделю. При планировании необходимо было учитывать направление доставки, дату, срочность заказа, его готовность и составлять маршруты с учетом загрузки автомобилей на 2−3 дня. То есть из файлов Excel нужно было выбрать информацию, сложить ее в голове в стройную схему и сформировать план отгрузки. Такой процесс отнимал очень много времени. План отгрузки мог повлиять на план производства, что необходимо было лично согласовывать с начальником цеха.
Что имеем сегодня:
Созданы рабочие места руководителя и начальника цеха. При открытии программы запускается инструмент «Монитор руководителя», в котором можно оперативно увидеть заказы по направлениям доставки, контрагентам, датам приема заказа и планируемой даты взятия в производство в разрезе изделий с отражением готовности каждого этапа производства. Есть возможность отобрать конкретные изделия, чтобы проанализировать их вхождение в заказы с ближайшими датами отгрузки.
У руководителя есть возможность прямо из Монитора передать информацию о необходимости ускорить производство нужных заказов или конкретных изделий и сформировать план отгрузок, который хранится в базе, легко корректируется. Предусмотрена печатная форма.
Появилась гибкость в планировании производства. У начальника цеха есть возможность из монитора сформировать или откорректировать план производства, управляя датой производства прямо из монитора, с учетом предполагаемой даты отгрузки. А также передать в производство нужные изделия или заказы. Предусмотрена печатная форма плана производства.
Было
Процесс «от момента заказа до приемки продукции клиентом» в компании «БМК» предполагал бирку для каждого изделия. На бирке указывались основные данные клиента, направление доставки, параметры изделия. Бирка печаталась, когда утверждался заказ клиента. Она отдавалась в производство, физически передавалась с этапа на этап. Вместе с изделием бирка попадала на отгрузку, и по ней клиент принимал продукцию.
Что имеем сегодня
В программе задействован типовой механизм штрих-кодов, который адаптировали под потребности компании. В момент приема заказа каждому изделию присваивается уникальный штрих-код, что позволяет легко отследить изделие от заказа до сдачи клиенту — на какой стадии производства находится, каким сотрудником какие работы выполнялись, на какой день запланирована отгрузка.
Процесс «Фиксация работ сотрудников производства»
Исключили ошибки учета и конфликтные ситуации в коллективе.
Было: В компании у сотрудников производства сдельная оплата труда, которая зависит от количества выполненных операций каждого вида. Учет изначально велся на бумаге. Такой учет занимал много времени, как при фиксации данных, так и при сборе итогов для расчета заработной платы. Ошибки в учете приводили к конфликтным ситуациям.
Что имеем сегодня:
Разработана система полуавтоматической фиксации работ. В программу введены системы штрих-кодов для каждого сотрудника производства, вида работ и изделия. Сотрудник производства, приходя на работу, сканирует свой бейдж со штрих-кодом. В момент сканирования создается документ «Сдельный наряд». Затем в течение дня, закончив операцию, сотрудник считывает штрих-код обрабатываемого изделия и штрих-код выполненной операции. Данные попадают в документ «Сдельный наряд» или в несколько документов, если по виду операции предполагается совместное выполнение несколькими сотрудниками.
Поскольку есть понимание, какие экономические выгоды получает компания от автоматизации, процесс продолжается. В ближайших планах — создание мобильного приложения для заказчиков, которое позволит им самостоятельно формировать заказы без участия менеджера ООО фирмы «БМК».
Отзыв о внедрении от компании «БМК»
Работы по проекту выполнены компанией «Инженер-Центр».
