О компании: ООО «Равелин» занимается созданием инженерных сетей для жилых и промышленных зданий и помещений. Производственный процесс в компании начинается с создания проектов систем отопления, вентиляции, кондиционирования и прочих, также включает подбор оборудования по созданному проекту и оканчивается его монтажом на объектах заказчиков.
Зачем понадобилась автоматизация
Предприятия, ступившие по пути внедрения корпоративных информационных систем, значительно повышают свои шансы ускорить процесс работы с информацией и наладить эффективное взаимодействие между службами. И, как следствие, развиваться и масштабироваться. Желая достичь этого, мы начали постепенно внедрять цифровые системы 1С: во все производственные процессы компании.
Задачи, которые были поставлены:
- сократить время на обработку первичных документов;
- снизить количество ошибок при заполнении первичных документов;
- получить возможность видеть «в реальном времени» выполнение заказов клиентов;
- сократить бумажный документооборот;
- создать единую информационную базу хозяйственных операций компании, доступную для всех сотрудников с любого места на земле, где есть интернет;
- создать единый цифровой инструмент для работы всех подразделений компании;
- иметь возможность видеть финансовую картину предприятия в виде «живого монитора» для правильного принятия управленческих решений, чтобы рассчитывать эффективность менеджмента и рентабельность действующих проектов;
- создать маневренный, удобный, точный «штурвал» своей компании и научиться уверенно за него держаться.
В 2020 году в компании была внедрена только «1С:Бухгалтерия предприятия», в которой учитывалось одно юридическое лицо на общей системе налогообложения для подачи отчетности в ИФНС и фонды.
В середине 2020 года подключились к облачному сервису «1С:Фреш», этим шагом мы решили следующие задачи:
- обеспечить безопасность хранения баз данных и общий доступ к ним по сети или через облако. Так как компания небольшая, решили, что финансировать дорогостоящий сервер будет нецелесообразно;
- получать автоматическое обновление конфигурации и новых релизов;
- предоставить возможность удаленной работы всем пользователям с любого устройства в любом месте, что было очень актуально в 2020 году в период пандемии;
- масштабировать автоматизацию в других конфигурациях — «1С:ЗУП» и «1С:УНФ».
Ранее учет по второму юридическому лицу по УСН не вели, в офисных программах Word и Excel делали выписки первичных документов (счетов и УПД), а отчетность собиралась «на пальцах» штатным офис-менеджером из выписки по счетам и чекам ККМ. Это было трудоемко, занимало много времени, совершалось много ошибок.
Эта задача была решена этапом оцифровать это юридическое лицо и привести все в порядок. В первую очередь восстановили учет за предыдущие три года, сформировали корректные данные по дебиторской и кредиторской задолженностям, провели сверку расчетов с контрагентами и востребовали кредиторские задолженности заказчиков.
Все это принесло солидный экономический эффект — обнаружили, что за прошлые годы компания переплатила налогов на 250 тысяч рублей. После чего в ИФНС направили объяснения и корректирующие декларации, а излишне уплаченные денежные средства вернулись на расчетный счет юридического лица.
Кроме того, собственников бизнеса всегда интересовал вопрос, верно ли выбрана система налогообложения УСН (6% от доходов). По их мнению, УСН (доходы минус расходы) выглядела более выгодной. С помощью «1С:Бухгалтерии» предприятия мы создали тестовую базу, в которой переключили режим налогообложения, пере провели документы должным образом и выяснили в цифрах, что УСН (доходы минус расходы) для компании оказалась намного дороже.
Далее подключили сервисы «1С:Директ-банк» по отправке платежных поручений, загрузке выписок из одного окна бухгалтера, сервис ЭДО (Калуга астрал) и пр. После приглашения контрагентов в ЭДО выяснилось, что из 60 постоянных контрагентов пользуются сервисом всего 2-3 компании и сначала казалось, что, возможно, и нам не стоит это внедрять. Но мы решили не сходить с пути прогресса и активно приглашали контрагентов подключаться ЭДО и обмениваться с нами электронными документами. И вот уже на данный момент 80% контрагентов зашли в ЭДО, и это очень сильно облегчило сбор и обработку первичных документов!
Без «1С:Директ-банка» нужно было зайти в браузер в личный кабинет банка и оттуда отправлять платежные поручения, что удваивало время на эту операцию.
Раньше мы мотались по всему городу, а иногда и в другие города, чтобы добыть бумажные первичные документы — эту «макулатуру»! А обработка бумажных документов, когда только одна УПД насчитывает сотню полторы наименований, состоящих из цифр, букв, символов русской и английской раскладки, одним словом, «абракадабр», была тихим ужасом для наших менеджеров.
Когда еще ЭДО не было «раскачано», мы использовали сервис «Распознавание документов», что хоть как-то облегчало работу. Иногда сервис «Распознавание документов» узнавал и мог распознать «почти правильно» наши «абракадабры». Сейчас у нас настал «золотой век ЭДО», и от сервиса распознавания мы отказались, он для нас устарел.
Постепенно за 1,5 года мы наладили бухгалтерский учет, но это было только начало пути, так как только бухгалтерский учет совершенно не дает преимуществ полного управленческого учета.
Предоставить собственникам бизнеса адекватную информативную общую картину по всем юридическим лицам, по хозяйственным операциям, «белым» и «серым», пока не получалось. А результаты сбора этой информации на «пальцах» были трудоемкими и выглядели не достоверно.
Кроме того, собственники бизнеса нуждались в учете хозяйственных операций с дополнительной аналитикой по объектам. Мы попробовали это осуществить в «1С:Бухгалтерии предприятия» через отдельные номенклатурные группы и отдельные склады, но чтобы вывести определенные цифры, требовалось провести массу операций, составить несколько отдельных отчетов и объединить их в один. Это было неудобно и трудоемко. К тому же, не все операции в БП имеют необходимую аналитику.
Операции по «второй форме», т.е. «серые» также продолжали вестись в Word и Excel и было невозможно корректно добавить их в учет, чтобы получать сводную информацию по группе компаний «Равелин» (наших юр. лиц, осуществляющих свою деятельность совместно).
Проанализировав ситуацию, решили внедрить «1С:УНФ», т.к. эта программа позволит автоматизировать управленческие производственные процессы, не касающиеся бухгалтерского учета. Начался ключевой и сложный этап оцифровки нашего предприятия.
Разработку и отладку цепочек документов в «1С:УНФ» начали ноябре 2021 года. В первую очередь, настройки коснулись отдела снабжения, который занимается мониторингом цен и закупкой оборудования.
До внедрения «1С:УНФ» в отделе снабжения создавали заказ поставщику в Excel, который по электронной почте рассылался контрагентам для выставления счета. В «1С:УНФ» решили задачу хранения информации по закупкам в одной информационной системе предприятия и пользование ею всеми заинтересованными пользователями. Теперь у нас есть «живой монитор» по отделу снабжения, в котором видны все закупки их статусы и можно формировать сводные отчеты по объектам.
Мы использовали документ «Заказ поставщику», предварительно настроив его под задачи компании и добавив дополнительные поля и реквизиты, которые использовались в формах Word и Excel. Все реквизиты выводятся в печатную форму, а печатный документ идет по производственным процессам, содержит всю информацию, необходимую пользователям, водителю, экспедитору, кладовщику, главному инженеру и монтажникам.
Сейчас заказ поставщику отправляем через «конвертик», встроенный почтовый сервис 1С, не переходя в браузер. Текущая рабочая почта теперь в одном окне 1С. Настроили почтовый сервис для всех пользователей — каждый сотрудник пользуется личным ящиком. Это сократило время затраты на отправку писем — намного удобнее видеть информацию в одном рабочем окне, а не перепрыгивать по десятку окон.
После полученных счетов заказ поставщику корректируется под свершившуюся закупку, на основании заказа поставщику создается счет от поставщика, в него же вкладывается исходный файл счета от поставщика и там хранится для истории, а на основании счета создается платежное поручение, которое тут же отправляется в банк через сервис «1С:Директ-банк».
Приходная накладная на полученный товар приходит в ЭДО, где бухгалтер обрабатывает и присваивает ей аналитику объекта. Для этого в «1С:УНФ» подошла аналитика «Проект».
Ранее отдел снабжения хранил все эти документы в разных папках и собрать информацию по «Проекту — объекту», например, все закупленное на объект, было проблематично. Теперь же мы имеем отчет по закупке, в котором можно отфильтровать проект и увидеть необходимую информацию.
Для документов реализации мы выбрали универсальный документ «Заказ-наряд», а «Актами выполненных работ» и расходными накладными пользоваться не стали. Это позволило отслеживать все продажи в одном журнале, фильтровать их по разным параметрам, пользоваться статусами процессов документов продаж, видеть процент и суммы оплаты, поступившие по заказ-наряду. В одном документе мы добавляем и работы, и оборудование, и одним документом УПД отправляем заказчику для подписания или в ЭДО, или на печать.
Журнал заказ-нарядов — это «живой монитор» продаж для всех пользователей. В нем можно видеть информацию о продаже по менеджерам; статусы продаж, сколько оплачено заказчиком, и сколько он должен. Можно присваивать разные статусы процессов закупкам, следить за наличием первичных документов.
Кроме того, мы разработали шаблон договора, который формируется для печати при всех заполненных реквизитах заказ-наряда, и с небольшими корректировками отправляется на печать или в ЭДО. Этим мы решили задачу по составлению договоров, исключили человеческий фактор при заполнении и допущении ошибок и опечаток. Сократили время, затрачиваемое на составление договора. Получили доступ к файлам договоров, и исходных файлов по заказу в единой информационной системе с любого устройства где бы сотрудник не находился.
Хранится файл договора тут же в документе «Заказ-наряд» во вложенных файлах. Также здесь мы храним сметы, на основании которых создан заказ-наряд, и другие файлы документов, относящиеся к истории объекта-проекта. Теперь мы не плодим на своих компьютерах сотни «мусорных» папок, все хранится в ЕИС.
Для управленческой финансовой картины мы переносим в «1С:УНФ» данные о начисленной и выплаченной заработной плате, авансовых отчетов сотрудникам.
Для решения задач мгновенного получения информации о всех хозяйственных операциях мы с помощью калининградской компании «Идея» создали универсальный отчет в разрезе наших объектов-проектов, в котором теперь можно наблюдать состояние дел по объекту на данную минуту и видеть текущую валовую рентабельность. Хозяйственные операции разносятся в «1С:УНФ» по «горячим следам» в момент их возникновения, поступления оплаты, выполненных расходов и пр.
Это очень важно в процессе исполнения «Проекта-объекта». Специфика нашей компании такова, что проекты у нас долгосрочные, иногда год и более, в связи с этим всегда нужно видеть контроль понесенных расходов, не выходим ли мы за рамки нормальной валовой прибыли, и, если выходим, то необходимо принять управленческое решение, например, пересчитывать смету и предъявлять заказчику увеличение суммы, или сокращать расходы, менять оборудование на более дешевое и т.п.
На следующем слайде продолжение:
Если внимательно изучить оба слайда, то видно, насколько ценна такая информация по одной кнопке для руководителей и менеджеров. Не имея подобной системы, эту информацию было бы необходимо собирать с разных отделов компании, у сотрудников с каждого участка работы, каким-то образом ее объединить и систематизировать. В данном варианте этот процесс занимает время для нажатия кнопки «Сформировать»!
Проработав год, мы отладили бухгалтерский учет в «1С:УНФ» и получили корректные данные в самом главном отчете «1С:УНФ» — «Анализ бизнеса». Могу с полной ответственностью заявить, что получение настоящих показателей «Анализа бизнеса» — наша настоящая гордость.
Теперь мы можем предоставить собственникам бизнеса адекватную информативную общую картину по всем юридическим лицам, по хозяйственным операциям, «белым» и «серым», видеть финансовый результат, прибыли убытки, динамику финансовых потоков.
Я бы назвала это — «прозрение». Потому что, когда предприятие работает, не видя этих показателей, то невозможно принимать правильные управленческие решения. Соответственно, развитие компании в случае работы в «слепую» очень сомнительно.
Когда наши руководители посмотрели на цифры, приведенные в простой вид, понятный не только финансистам, то с удивлением отметили: «А мы думали, что все это не так работает! Мы реально прозрели». И теперь уверенно держимся за штурвал своей компании!
Процесс внедрения «1С:УНФ» очень сложен, и не все компании добегают до этой «китайской границы», т.е. доводят до ума учет так, чтобы механизм работал отлаженно. Тестовую версию мы уже создали и отладили, впереди — совершенствование бизнес-процессов.
Следующий этап автоматизации — масштабирование
В 2022 году мы заключили контракт с Казначейским исполнением, которое занимается контрактами для оборонных и других государственных заказчиков. Учет подобных контрактов подразумевает раздельный бухгалтерский учет основной деятельности от деятельности по ГОЗ и ГК. Так как в «1С:Бухгалтерии предприятия» нужного функционала не было, мы приобрели у нашего обслуживающего франчайзи — Центр автоматизации «Кутузов» — собственную разработку 1С «Раздельный бухгалтерский учет по ГОЗ и ГК», которая .включает в себя блок для «1С:Бухгалтерии предприятия» и блок для «1С:ЗУП».
Решение «1С:Автоматизация раздельного учета при исполнении контрактов ГОЗ» подразумевает ведение раздельного учета по 275-ФЗ при исполнении контрактов ГОЗ на базе конфигураций «1С:Бухгалтерия ПРОФ» способом распределения косвенных затрат, определенным положениями учетной политики организации. Разработка должна быть реализована через механизм расширений, чтобы не включать в базе потребность изменений и сохранить возможность обновления штатным функционалом, а именно:
- учет ТМЦ
- учет доходов, расходов, финансового результата раздельно по контрактам ГОЗ и отдельно от основной деятельности компании
- учет денежных средств по контрактам ГОЗ
- распределение косвенных затрат со счетов 26 и 44 по статьям затрат, подлежащих распределению, на контракты ГОЗ по способу, заданному учетной политикой
- отчет «Исполнение контрактов ГОЗ» по доходам, расходам, финансовому результату по контрактам ГОЗ
- отчет «Распределение косвенных расходов» по распределению косвенных расходов счетов 26 и 44 по контрактам ГОЗ
- печатная форма счета для отображения номера ИГК
- печатная форма УПД по отображению номера ИГК
- форма электронного документа, передаваемого по телекоммуникационным каналам связи для подписания по ЭДО, по включению информации по номеру ИГК.
По результатам использования этого решения можем сказать, что оно оказалось очень простым и удобным в использовании, при этом невероятно облегчающим труд бухгалтера и действительно помогающим при проведении обязательных казначейских проверок исполненных контрактов.
На сегодняшний день процесс оцифровки бизнеса продолжается и в планах и далее совершенствовать бизнес-процессы компании. Пока не удалось внедрить планирование в «1С:УНФ». С этим решили повременить, поскольку для нашей микро-компании это не целесообразно и это нововведение не даст позитивных результатов, а только утяжелит учет, сделав его более трудоемким.
Теперь при прозрачности всех бизнес-процессов можно смело масштабировать бизнес далее!
За время совершенствования нашей компании в системах 1С мы уже открыли новое направление — производство модульных котельных и запатентовали модульные котельные.
Кроме того, к нашей группе компаний присоединилось еще три юридических лица. Мы готовы делать и дальнейший рывок в нашем развитии — инструмент для этого готов!
Немного о нас
Наши директора Юрий и Алексей – гении инженерной мысли! Изобретатели и талантливейшие руководители «высшего пилотажа». В их детище «Равелине» царит разум и деловая конструктивная обстановка. Используют в своей работе 1С всегда и везде — с мобильного приложения и с любого устройства для любых задач: если надо срочно увидеть остатки денежных средств на счетах, или проверить, пришла ли оплата, проконтролировать менеджеров по работе их объектов или посмотреть, на какой стадии они, какие оригиналы документов в наличии и не превышают ли затраты бюджет проекта.
Проектировщики и инженеры объектов — это центровая сила, сопровождающая наши подряды — основной финансовый поток предприятия. Инженеры и менеджеры используют информационно-цифровую экосистему на решениях «1С» в своей работе и очень ценят удобство этого инструмента.
Наш финансовый отдел — Юлия и Юлия. За финансовым отделом закреплена миссия занесения всех хозяйственных операций компании в нашу корпоративную информационную систему. Юлия-бухгалтер — око предприятия за правильностью и своевременным отражением хозяйственных операций в нашей цифровой экосистеме. Вторая Юлия — менеджер по снабжению, а снабжение — зеркало души предприятия!
О том, можно ли сохранить работоспособность и повысить производительность команды в условиях турбулентных трансформаций на пути внедрения корпоративных информационных систем (в простонародье КИС), ответит наш отдел релаксации сотрудников.
Араукария и компания офисных растений — корпоративное имя «елка», иногда «Пальма». Руководитель команды офисных растений. Усиливает конструктивные энергии, улавливая творческие способности хозяев, влияет на психофизическое и эмоциональное состояние членов «семьи» — наших сотрудников, возбуждает мыслительные процессы и увеличивает активность.
Аквариум. Здесь живет компания рыбок и лягушата — Степан и Глафира. На нем «залипают» все, кому хочется встряхнуть мозг от цифр и инженерных дел.
И самая важная персона в компании и любимец нашей команды — начальник Отдела релаксации сотрудников кот Рендж! Единственный, кому разрешается хамить другим сотрудникам, если он не в настроении!
И, наконец, автор конкурсного кейса — Татьяна. Руководитель финансового отдела, главный бухгалтер/финансовый директор и главный вдохновитель внедрения. Терпит раздражения всех, кто не любит «1С», методично обучает всех сотрудников — как ее (т.е. «1С»), готовить и с чем есть.
