Как контролировать задолженности и вести производство в 1С. Опыт производителя молочной продукции «MILCO»

Однажды менеджер отгрузил товар клиенту с долгом, и компания потеряла 3 миллиона рублей. Именно эта сумма стала спусковым крючком для полной перестройки процессов. Владелец MILCO устал управлять производством «на глазок» и доверил контроль программе. Вместе с нами, фирмой-франчайзи 1С «Лайнкор», компания прошла путь от путаницы в приеме заказов по телефону и в сообщениях к автоматической блокировке отгрузок и рассылке писем должникам. Рассказываем, как 40 часов доработок «1С:Бухгалтерии» смогли защитить прибыль и сделать производство прозрачным.

Продукция компании MILCO изготавливается на производственных площадках, расположенных в Курске и Московской области. В настоящее время MILCO производит творог, сметану, сыр, сливочное масло, а также творожный и сметанный продукт, спреды.

Благодаря использованию современного оборудования, а также применению системы HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points), компания обеспечивает стабильно высокое качество продукции в сочетании с превосходными вкусовыми качествами и продолжительным сроком хранения продукции.

Ситуация ДО: «На глазок, на моей ответственности»

В компании MILCO, как и на многих производствах, процесс передачи заказов от менеджеров на производство был построен на доверии и скорости реакции — по телефону и почте. Также в компании использовали «1С:Бухгалтерию».

«Тратили какое-то время, было неудобно», — вспоминает руководитель. Согласование, решение, какой заказ запускать в первую очередь, учитывать ли дебиторскую задолженность клиента — все решалось «в ручном режиме, на глазок».

«Все на моей ответственности», — говорит он. И добавляет с иронией: «Зачем следить за тем, что можно доверить программе».

Пока обороты были небольшими — такая система работала. Но с ростом компании количество заказов увеличивалось, и ручной режим давал сбои. Кто-то из менеджеров передал заказ, кто-то не передал. Производство не всегда знало, что именно запускать в работу. А главное — никто не контролировал, есть ли у клиента долги.

Спусковой крючок: убытков в 3 миллиона рублей, которого могло не быть

Переломный момент наступил, когда один из менеджеров отгрузил клиенту товар на крупную сумму. А клиент уже имел просроченную дебиторскую задолженность, которую никто не отслеживал. В итоге компания потеряла 3 миллиона рублей.

Это стало крайней точкой, после которой руководитель принял решение об изменениях. Больше никаких отгрузок «на глазок».

Проблемы, которые нужно было решить

После случившегося руководитель MILCO обратился к нам, в фирму-франчайзи 1С «Лайнкор». В ходе анализа мы сформулировали 4 ключевые проблемы:

 
 

Как мы решали проблемы и их последствия: эволюция, а не революция

Важный нюанс: проблемы не были сформулированы одномоментно. Некоторые из них проявились в процессе работы, другие стали следствием изменений. Мы внедряли доработки плавно и постепенно, на протяжении года.

Это был не год непрерывной работы, а год перехода к изменениям. Сами же доработки заняли около 40 часов — при этом руководитель компании говорит, что получил систему, которая полностью изменила управление бизнесом.

Расскажем по порядку о реализованных изменениях.

Этап 1. Контроль дебиторской задолженности, чтобы ситуация не повторилась

Первопричиной обращения стала проблема контроля дебиторской задолженности. Эта задача имела два взаимосвязанных аспекта: статусы заказов и контроль долга контрагента.

Как это работает:

В договоре с контрагентом теперь указываются контрольные цифры:

• Срок оплаты в днях
• Максимальная сумма долга

Эти параметры становятся триггерами для автоматического контроля.

Менеджер видит контрольные цифры по клиенту во время оформления заказа.

Отчет по дебиторской задолженности — полная картина за 2 клика

Для контроля задолженности мы разработали специализированный отчет, который наглядно показывает:

• сумму текущего долга по каждому клиенту;
• количество дней просрочки.

Отчет по дебиторской задолженности для ответственных лиц.

Главное — этот отчет работает автоматически. Два раза в неделю он формируется и отправляется ответственным лицам по электронной почте. Руководителю и бухгалтерии больше не нужно собирать данные вручную, система сама напоминает о проблемных клиентах.

Мы пошли дальше и, чтобы снизить нагрузку на менеджеров и ускорить возврат денег, мы настроили автоматическую рассылку писем клиентам с просроченной задолженностью. Система работает за людей и автоматически рассылает письма должникам.

Как организован процесс напоминаний:

1. За час до отправки отчета по дебиторской задолженности система автоматически формирует и отправляет письма-напоминания клиентам, у которых есть просроченный долг. Для этого используется шаблон для просроченной задолженности.

Шаблон письма клиенту о просроченной задолженности.

2. Данные в письмах и отчете максимально совпадают — это сделано намеренно: чтобы у клиента не возникло вопросов «Почему у вас одни цифры, а у меня другие».

3. Дополнительно настроили рассылку писем-уведомлений для клиентов, у которых срок оплаты долга наступает до конца текущей недели. Это превентивная мера — система предупреждает клиента заранее, не дожидаясь просрочки. Для этого используется другой шаблон.

Шаблон письма клиенту о приближении срока оплаты.

Теперь менеджерам не нужно вручную отслеживать, кому и когда отправлять напоминания. Система делает это автоматически, экономя десятки часов работы в месяц и ускоряя возврат дебиторской задолженности.

Планируемая дата оплаты — гибкость без потери контроля

Для более тонкой настройки управления сроками мы добавили в документы «Реализация товаров» новый реквизит «Планируемая дата оплаты».

Как это работает:

• По умолчанию дата заполняется автоматически: дата документа + количество дней отсрочки из договора.
• При необходимости сотрудник может вручную скорректировать планируемую дату оплаты по текущему документу.
• Изменение даты автоматически сдвигает момент возникновения просроченной задолженности.

Это дает бизнесу гибкость: если клиент просит перенести оплату на пару дней, менеджер может это согласовать и отразить в системе. Но при этом контроль сохраняется, система отслеживает фактические сроки и автоматически сигнализирует о нарушениях.

Этап 2. Статусы заказов создают прозрачность на каждом этапе

Когда контроль дебиторской задолженности был настроен, мы перешли к следующей проблеме: производство не видит, что запускать.

Мы добавили статусы в документы «Заказ клиента» и «Реализация товара». Всего три статуса, но они полностью покрывают потребности клиента. Статусы работают так:

Почему именно три статуса? Мы сознательно остановились на таком количестве, потому что этого было достаточно для контроля, а усложнять работу не хотелось.

Статусы наглядно видны в рабочем месте по заказам клиентов.

А также в конкретном «Заказе клиента».

Логика контроля дебиторской задолженности:

Сценарий 1. На этапе заказа клиента

Если у клиента есть просрочка по сроку оплаты или превышена сумма долга, статус заказа автоматически становится «На согласовании». На основании такого заказа нельзя создать документ «Заявка на производство», производство не начнет работу, пока статус не будет переведен в «Отгрузка разрешена».

Изменить статус могут только бухгалтерия или руководитель ОП, не менеджер. Это исключает риск, что менеджер пропустит клиента без согласования.

Сценарий 2. На этапе реализации товара

Если у заказа клиента есть документ «Заявка на производство» и у клиента есть просроченный долг по сумме или дате, то в документе «Реализация» по умолчанию устанавливается статус «Отгрузка разрешена».

Здесь обратная логика: мы даем возможность отгрузить заказ, но с контролем. Запретить отгрузку может только руководитель отдела продаж или бухгалтерия.

Если у документа реализации статус не «Отгрузка разрешена», документ можно только записать, провести или отгрузить по нему нельзя.

Этап 3. Рабочее место производства (РМП) — единое окно для мастера

Следующим шагом стало создание Рабочего места производства (РМП), отдельного интерфейса для работы производства.

Интерфейс Рабочего места производства.

Что могут делать мастера в РМП:

Видеть все поступившие заказы в одном месте. В едином окне видна вся информация по производимой номенклатуре, ее количестве и планируемых сроках производства и отгрузки. Информация поступает в рабочее место при проведении «Заказа клиента». По сути список «Заказов клиентов» в РМП является планом на производство.

На основе «Заказа Клиента» формируется «Заявка на производство».

Проставлять признак «Принято в производство». После того, как проставили признак, при попытке его убрать, возникнет предупреждение, дата принятия в производство зафиксируется.

Проставлен признак принято в производство у «Заказа клиента» в РМП.

При попытке снять признак «Принято в производство» возникнет сообщение.

Отмечать «Обработано производством». При проставлении этого признака, после обновления формы, запись из РМ уйдет и будут отражаться только актуальные.

Проставлен признак «Принято в производств"о и «Отработано производством» у «Заказа клиента» в РМП.

Кнопка обновить в РМП для загрузки новых заказов и статусов по ним.

Никаких звонков. Никаких сообщений. Просто открыл — увидел — начал делать.

Этап 4. Блокировка заказов — защита от путаницы

Это была одна из наиболее важных доработок, которая возникла уже в процессе работы.

Проблема: менеджеры могли править заказ даже после того, как производство уже взяло его в работу. В результате производство делало заказа по старой версии, а менеджер ждал по новой. Хаос, ошибки, переделки, срывы сроков.

Решение: Если в РМП заказ уже взят в работу, строка с номенклатурой блокируется. Менеджер больше не может ее редактировать, поля заблокированы.

После передачи заказа в производство поля не доступны для редактирования.

А номенклатуру, которую еще не взяли в производство, возможно отредактировать.

Если по заказу отработаны производством все позиции, документ блокируется полностью.

Возможность редактирования есть только у ответственных лиц. Теперь производство защищено от «сюрпризов»: менеджер не может изменить то, что уже запущено в работу.

Результаты внедрения: система, которая работает за людей

Проект автоматизации в MILCO длился около года, но сами доработки заняли всего 40 часов. За эти часы мы не переписывали учетную систему с нуля и не внедряли что-то громоздкое — просто последовательно настраивали механизмы, которые закрывали реальные болевые точки бизнеса. Этап за этапом, от проблемы к решению.

И вот что интересно: «1С:Бухгалтерия» перестала быть просто местом, где фиксируют цифры. Она превратилась в живой рабочий инструмент, в котором менеджеры видят статусы заказов, производство — план, а руководитель — всю картину по долгам:

1. Дебиторская задолженность — под автоматическим контролем

Два раза в неделю система сама формирует отчет по долгам и отправляет руководителю и бухгалтерии. Клиентам с просрочкой уходят автоматические письма-напоминания, а тем, у кого срок подходит к концу недели, — предупреждения. Менеджеры освобождены от ручных обзвонов.

Добавили реквизит «Планируемая дата оплаты»: можно перенести срок по согласованию с клиентом, но программа все равно фиксирует нарушения.

Результат: отгрузки должникам блокируются на этапе заказа. Потеря 3 миллионов рублей не повторится.

2. Передача заказов на производство стала прозрачной

Ввели три статуса: «Отменен», «На согласовании», «Отгрузка разрешена». Любой сотрудник видит состояние заказа без звонков.

При просрочке или превышении лимита долга заказ автоматически уходит на согласование. Снять этот статус может только бухгалтерия или руководитель ОП — менеджер не может пропустить проблемного клиента.

Результат: устранена «слепая зона», когда заказы принимались в работу без проверки долгов. Контроль стал встроенным, а не человеко-зависимым.

3. Производство получило единое окно для планирования

Создано «Рабочее место производства» (РМП), где мастера видят все актуальные заказы с указанием номенклатуры, количеств и плановых сроков.

Заказы поступают в РМП автоматически при проведении «Заказа клиента» — это и есть производственный план.

Мастера могут отмечать заказы признаками «Принято в производство» и «Обработано производством». Если для заказа проставлены два признака, после обновления списка, заказ не будет отражаться в РМП. Это сделано для того, чтобы сотрудники производства видели только актуальные заказы и могли планировать нагрузку.

Результат: производство больше не ждет звонков и писем от менеджеров. План всегда перед глазами, актуален и структурирован. Простои и срывы сроков из-за отсутствия информации в прошлом.

4. Путаница из-за правок остановлена

Как только заказ принят в производство, строки с номенклатурой блокируются для редактирования. Менеджер не может изменить количество или состав продукции, которая уже запущена в работу.

Когда все позиции по заказу отработаны производством, документ блокируется полностью.

Результат: исключены ситуации, когда производство делало по старой версии, а менеджер ждал по новой версии заказа. Переделки, ошибки и конфликты между отделами сошли на нет.

Коротко о главном

Компания MILCO не меняла учетную систему и не запускала дорогостоящие проекты. Мы взяли «1С:Бухгалтерию», в которой компания уже работала, и точечно, но продуманно ее доработали. В итоге она закрыла те же задачи, что обычно решают дорогие системы управления, — но без лишней бюрократии, без сложного внедрения и без простоев бизнеса.

40 часов работы наших специалистов и бизнес получил:

• защиту от финансовых потерь;
• прозрачность на всех этапах — от заказа до отгрузки;
• автоматизацию процесса передачи заказов на производство;
• дисциплину взаимодействия между отделами.

«Все на моей ответственности» осталось в прошлом. Теперь за порядком следит программа, а люди сосредоточены на своей работе.

Работы по проекту выполнены компанией «Лайнкор».