ТОО «Alpamys School» (Алпамыс скул) — частная школа города Астана с проектной мощностью в 1675 мест. Помимо общеобразовательных услуг школа предлагает более 20 кружков, занятия по командным и индивидуальным видам спорта, уроки вокала и игры на инструментах. В школе работают 86 учителей и 19 единиц учебно-вспомогательного персонала. С 2023 года школа является Членом Совета международных школ (CIS).
Для ведения учета оплаты за обучение используется типовая конфигурация «1С-Рейтинг: Бухгалтерия государственного предприятия». Учетная система автоматизировала учет задолженности с учащимися без детализации остатков задолженности по видам начислений.
Началом проекта послужил старт использования платежной платформы Kaspi.
Основной целью проекта стала разработка интеграции системы «1С» с платежной системой Kaspi, что позволило бы родителям не только оперативно отслеживать текущую задолженность по обучению через мобильное приложение Kaspi, но и обеспечило бы автоматическую загрузку данных о платежах в учетную систему «1С». Это решение значительно упростило процесс учета и повысило прозрачность финансовых операций как для учебного заведения, так и для родителей.
В рамках реализации проекта команда разработчиков выполнила следующие работы:
- Доработана конфигурация «1С» для учета взаиморасчетов с клиентами, с детализацией задолженности по различным видам начислений.
- Развернут web-сервис для загрузки и отправки данных по задолженности обучающихся.
- Разработана двухсторонняя интеграция между «1С» и платежами Kaspi в рамках которой:
- родители в приложении Kaspi могут видеть актуальную задолженность по обучению своего ребенка в разрезе видов начислений, а также произвести оплату;
- информация о произведенной оплате автоматически загружается в систему «1С».
До реализации проекта процесс учета взаиморасчетов с родителями в учебном заведении выполнялся следующим образом:
Предоставление информации о взаиморасчетах по услугам. После начисления родительской оплаты в учетной системе формировались и направлялись родителям квитанции об оплате, как в бумажном виде, так и по электронной почте. Этот процесс занимал 8−10 рабочих часов бухгалтерии.
Отражение данных об оплате. Для учета платежей родителей вручную оформлялся документ «Родительская оплата», в котором полученная сумма распределялась по видам начислений в табличной части. Затем, на основе этого документа, создавались платежные документы. Например, «Платежное поручение входящее» или «Оплата платежными картами».
Регистрация данных по одному ребенку занимала 3−5 минут, при этом бухгалтер в месяц вводил более 2400 документов вручную.
Проект был инициирован в марте 2024 года и введен в эксплуатацию в июле 2024 года.
Результаты реализации интеграции «1С» с платежной системой Kaspi
Снижение трудозатрат на обработку первичных документов: процесс учета и поступления платежей от родителей полностью автоматизирован, что значительно упростило работу бухгалтерии и снизило нагрузку на персонал. Более 50% платежных документов формируются автоматически, что высвобождает более 20% рабочего времени пользователя для выполнения других задач.
Увеличение скорости обработки платежей и повышение удовлетворенности клиентов: пользователи могут получать мгновенно информацию об остатках задолженности, оплачивать ее и получать подтверждение о проведенных платежах, что позволило улучшить общее впечатление от сервиса и полностью освободить бухгалтера от этой задачи (около 6% рабочего времени).
Снижение рисков мошенничества: интеграция с платежной системой включает дополнительные меры безопасности, что снижает риски потерь от мошеннических операций.
Отзыв главного бухгалтера ТОО «Alpamys School»: «Теперь родители могут видеть актуальную задолженность своих детей через приложение Kaspi, что делает процесс оплаты максимально прозрачным и комфортным. Данные об оплатах автоматически загружаются в систему „1С“, что исключает вероятность ошибок и задержек при учете».
Работы по проекту выполнены компанией «1С-Рейтинг».
