О клиенте
Косметика продавалась через маркетплейс Ozon. При этом учет велся в старой программе зарубежного разработчика.
Зачем понадобилась автоматизация
На момент обращения к специалистам ИнфоСофт, клиент запустил проект на новой для себя площадке — Вайлдберриз. Это послужило толчком для начала проекта автоматизации. Возникла необходимость создания эффективной системы управления для поддержки и администрирования растущей торговой деятельности на разных торговых площадках.
Учитывая, что экономическая ситуация в стране благоприятствует внедрению именно российского ПО, было решено стартовать на новой площадке с использованием «1С:Комплексная автоматизация, ред. 2.5» (далее «1С:КА»). В случае успеха в новую программу будет переведена и торговля на Ozon, а также будут развивать торговлю и на других маркетплейсах.
Перед организацией стояли непростые задачи:
- учитывая, что направление в компании новое, необходимо было внедрить ПО с минимальными издержками. Поэтому решили пойти путем внедрения типового программного продукта;
- программу необходимо было внедрить быстро;
- работа должна быть выстроена в режиме одного окна — бухгалтерский учет, складской учет, торговля на разных маркетплейсах.
Выбор решения и компании для реализации проекта
Для внедрения системы «1С:КА» выбрали компанию «Инфософт». Компания разработала своё решение для торговли на маркетплейсах, оно имеет статус «1С:Совместимо», интегрируется в типовые продукты «1С» в виде расширения конфигурации. Что немаловажно, в компании есть отдел технической поддержки, работающий с пользователями модуля маркетплейсов. Отдельная команда разработчиков постоянно работает над улучшением программного продукта.
Задачи проекта
- автоматизировать складской учет по срокам годности, организовать ячеистое хранение, ордерные склады;
- отражать комиссионную торговлю через маркетплейсы;
- работать с заказами поставщикам, заказами покупателей маркетплейсов;
- устанавливать лимиты расходования ДС, использовать в работе согласование заявок на оплату, графики оплат и платежный календарь;
- использовать функционал «Интеркампани».
Как проходило внедрение
Этапы внедрения «1С:КА» включали в себя:
Этап 1 — первоначальная настройка программы:
- сбор требований к системе. Предварительная настройка функциональных опций;
- настройка пользователей и прав;
- инструктирование по порядку заполнения первичной Нормативно-справочной информации;
- настройка обмена «1С:КА» с маркетплейсом Вайлдберриз с помощью модуля «Управление Маркетплейсами в 1С», выполнение первичных настроек модуля исходя из бизнес-процессов Заказчика;
- настройка регламентированного учета, инструктирование по порядку отражения документов в бухгалтерском учете.
Этап 2 — настройка функционала и инструктирование по бизнес-процессам заказчика:
- закупки: работа с заказами, ПТиУ, возвратами поставщикам, отражением доп. расходов;
- складской учет: приемка и отгрузка товаров на ордерном складе, инструктирование по порядку работы со справочным размещением товаров в ячейках, с инвентаризацией, оформлением ее результатов;
- продажи: инструктирование по работе с документами продаж через комиссионера, формируемых с помощью модуля «Управление Маркетплейсами в 1С». Работа по настройке цен номенклатуры, прайс-лист;
- казначейство: оформление заявок на расходование ДС, работа с лимитами, «Платежным календарём», сверкой взаиморасчётов, взаимозачетами и корректировкой задолженности;
- интеркампани: моделирование процесса работы с документами передачи товаров между организациями.
Этап 3 — настройка функционала и инструктирование по работе с закрытием месяца, формированию бухгалтерской и регламентированной отчетности.
Ядром внедрения данного проекта была, конечно же, настройка и запуск работы с площадкой Вайлдберриз.
Внедрение модуля «Управление Маркетплейсами в 1С» было организовано линией поддержки разработчиков. Поддержка осуществляется при наличии подписки на маркетный ИТС, необходимой для пользования модулем. Поэтому внедрение модуля не потребовало дополнительных затрат.
В рамках внедрения проведено обучение с сотрудниками Заказчика по основам работ в модуле. Сотрудники Заказчика под руководством линии поддержки получили базовые навыки, необходимые для того, чтобы самостоятельно настраивать модуль, подключать необходимые маркетплейсы или несколько кабинетов одного маркетплейса и изменять настройки модуля при необходимости.
Также в процессе внедрения модуля, сотрудники Заказчика получили доступы к руководству по работе с модулем, видеокурсу, телеграм-каналу с новостями по модулю и миру маркетплейсов.
С помощью автообновления, любой сотрудник может обновить модуль без участия технических специалистов.
В модуле разделы каждого маркетплейса собраны в единой форме, что позволяет быстро переключаться на нужную площадку. В процессе внедрения сотрудники получали рекомендации, соответствующие бизнес-процессу Заказчика.
Внедрены следующие процессы:
- Выгрузка карточек из «1С» на выбранный маркетплейс, работа с ценами и остатками, выгружаемыми на сайт
- Загрузка карточек из маркетплейса в модуль.
- Работа с заказами FBS
- Формирование поставки FBO
- Формирование отчета комиссионера
- Создание документов иностранных продаж
- Работа с аналитическими отчетами модуля
Модуль «Управление Маркетплейсами в 1С» позволил максимально автоматизировать формирование документов по продажам на маркетплейсах, что освобождает трудовые ресурсы Заказчика, которые могут быть перенаправлены. Также, модуль адаптирован под все популярные площадки, что позволит бизнесу Заказчика в дальнейшем расширяться за рамки одной площадки Вайлдберриз.
Кроме того, модуль «Управление Маркетплейсами в 1С» открыт для доработок и, если функционал будет полезен большинству пользователей, его могут реализовать на бесплатной основе, включить в основную поставку модуля с учетом сроков плановой разработки.
Так и случилось для данного Заказчика. Руководитель склада на основе своего серьёзного опыта управления складскими процессами увидел возможности для улучшения удобства процессов сборки заказов с помощью модуля «Управление Маркетплейсами в 1С», а также возможности для повышения контроля над ошибками при сборке. Заказчик не планировал индивидуальные доработки, понимая, что это повлечет за собой удорожание обслуживания.
Поэтому в рамках внедрения были организованы встречи Заказчика и разработчиков модуля, на которых было решено, что этот функционал будет однозначно востребован широким кругом пользователей. Предложения руководителя склада были взяты в работу разработчиками модуля и поставлены в очередь.
Благодаря такому запросу Заказчика, удалось усовершенствовать модуль для ускорения упаковки товаров и оперативного формирования поставок на маркетплейс.
В рамках запроса Заказчика была доработана «Форма упаковки товаров»:
- выведены важные реквизиты на форму рабочего места, такие как QR-код сборочного задания Вайлдберриз, цифровой штрихкод номенклатуры;
- добавлены статусы сборочных заданий, которые меняются при сканировании штрихкодов;
- реализовано окрашивание строк при сканировании штрихкода и выведение информации о процессе сборки и о полноте сборки заказов;
- реализована кнопка печати задания на отбор товаров, где содержится информация о ячейках хранения товаров и другие доработки, которые облегчают и ускоряют работу складских сотрудников.
Результаты проекта
По результату типового внедрения «1С:КА» с модулем «Управление Маркетплейсами в 1С» Заказчик автоматизировал работу всех своих подразделений в режиме единого окна.
Внедрение модуля облегчило запуск магазинов на новых площадках. Работа с карточками товаров, ценами и остатками на разных маркетплейсах производится из единого рабочего места через удобный интерфейс «1С».
Удалось автоматизировать сборку и контроль собранных заказов, загрузку первичных документов по продаже товаров через маркетплейсы. Отчеты модуля дают инструменты для анализа необходимых показателей в части продаж через самые популярные площадки интернет-торговли.
Цели проекта были достигнуты: всего за три месяца и чуть более 600 тысяч рублей Заказчик получил настроенную, готовую к опытной эксплуатации систему «1С:КА», настроенную для работы с основными популярными маркетплейсами.
За это время сотрудники Заказчика прошли необходимое обучение на тестовых примерах и начали работать с реальными данными.
«Когда мы начали работать с маркетплейсами, столкнулись с проблемой разрозненности систем. В каждой из них выполнялись свои задачи: где-то заводили номенклатуру и цены, где-то происходила интеграция с личными кабинетами, где-то собирали заказы… Все это было неудобным и неэффективным.
После того как мы перешли на «1С:КА» с модулем работы с маркетплейсами, ситуация кардинально изменилась. Теперь у нас есть единая система, которая охватывает весь цикл: логистику, финансы, интеграцию с маркетплейсами, управление номенклатурой и ценами. Это значительно повысило надежность всех наших процессов — сбои стали редкостью, а простои практически исчезли.
Наши сотрудники теперь работают в одном программном комплексе, следуя четко выстроенным бизнес-процессам. Бухгалтерия особенно оценила автоматизацию формирования проводок на основе загружаемых отчетов комиссионеров. Работа в единой системе дает полную прозрачность всех движений товаров и денежных средств от маркетплейсов.
Особо хочу отметить разработку единого окна для кладовщиков по сборке заказов с маркетплейсов. Производительность сборки увеличилась минимум вдвое, а логистические процессы стали гораздо надежнее. Раньше некоторые заказы могли теряться из-за сложных интеграционных цепочек, сейчас таких проблем нет» — Чазов Михаил Валерьевич, руководитель проекта со стороны Заказчика.
Работы по проекту выполнены компанией «ИнфоСофт».
