О компании: «Рутектор» поставляет и продает промышленное оборудование компаниям из России и СНГ. В ассортименте более 50 брендов насосов, компрессоров, пылесосов, сварочной техники, другого оборудования и запчастей. Кроме продажи оборудования мы предоставляем полный сервис — монтаж, пусконаладку, гарантийный и пост-гарантийный ремонт. За 28 лет работы отгрузили более 600 тысяч заказов.
История нашей компании началась в 1994 году. Мы арендовали небольшой офис-склад и продавали отечественные сварочные аппараты, источники бесперебойного питания и небольшие деревообрабатывающие станки. Потребности клиентов росли, и мы расширили ассортимент, а для сопровождения бизнес-процессов использовали самодельную информационную систему (ИС).
Количество клиентов и партнеров росло, вместе с этим расширялся ассортимент и количество артикулов. Наша самодельная инфосистема перестала справляться, и мы больше не могли обеспечить должный уровень сервиса для клиентов.
Решение: внедрение современной IT-инфраструктуры и автоматизация всех бизнес-процессов
Мы начали поиск платформы, которая будет основой IT-инфраструктуры всех бизнес-процессов компании. Основные требования к платформе — возможность регулярных обновлений, согласно текущему законодательству, доступность техподдержки, возможность автоматизации и интеграции с любыми информационными системами, внешними программами и оборудованием, удобство работы пользователей.
В итоге выбрали платформу «1С: Предприятие 8», как наиболее удовлетворяющую нашим требованиям и перешли на работу в ней в 2016 г. Из типовых конфигураций купили 1С:Управление торговлей 11″, «1С:Бухгалтерию» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Позже поняли, что не ошиблись, т.к. 1С имеет неограниченные возможности для реализации коммерческих задач.
Поэтапная автоматизация бизнес-процессов
В первую очередь мы хотели сократить сроки выполнения заказов, начать информировать клиентов о статусах заказов, автоматизировать рутину и минимизировать ошибки сотрудников. Поэтому автоматизацию бизнеса начали именно с этих процессов в «1С:Управление торговлей».
И вот что получилось.
1. Настроили адресное хранение товаров
1 этап. Присвоили штрихкоды (ШК) местам хранения, артикулам, сотрудникам склада (разместили ШК на бейдже), печатным формам документов, организовали адресное хранение на складах.
2 этап. Настроили передачу данных о местах хранения артикулов в 1С. Сотрудник склада при размещении товара в ячейках с помощью терминала сбора данных сканирует ШК ячейки, ШК артикула, вводит количество единиц и далее передает информацию в 1С.
3 этап. Настроили контроль проверки правильности подбора заказов. Для этого сделали специальную обработку, которая сравнивает ШК подобранных артикулов с ШК артикулов в накладной.
Кладовщик сканирует ШК со своего бейджа, затем ШК накладной и идет подбирать заказ.
Далее, после подбора заказа снова сканирует ШК артикулов. Если подбор выполнен верно, результат появляется в сплывающем окне. Время начала и завершения подбора, ФИО сотрудника фиксируются в 1С.
2. Разработали автоматическое резервирование и обеспечение товаров для Заказов клиентов
Робот обеспечивает «Заказы клиентов» товарами:
- Из наличия на текущем складе «Заказа клиента»
- Перемещением с другого нашего склада;
- Формированием потребности для «Заказа поставщику».
Все пункты выполняются строго в порядке от 1−3. Система не идет в следующий пункт, если не выполнен предыдущий. Дополнительно для некоторых товаров настроен обязательный минимальный запас, который система учитывает при формировании заказа поставщикам
3. Настроили уникальную систему ценообразования для товаров
Система включает в себя несколько видов цен: Базовые, Розничные, Дилерские1, Дилерские2, Дилерские3. В каждом виде есть цены в трех валютах (RUB, EUR, USD).
Базовые (не для продажи) виды цен устанавливаются пользователем вручную, а зависимые (для продажи) ежедневно пересчитываются системой, исходя из базовой цены, актуальных курсов валют и установленного размера постоянных скидок или скидок распродаж.
Скидки распродаж задаются в карточке номенклатуры «рт Номенклатура ручная установка скидок распродаж и акций». Размеры дилерских скидок задаются в карточке номенклатуры «Установка параметров ценообразования».
4. Автоматизировали ВЭД (импортные закупки)
Автоматизировали процесс оформления таможенных деклараций. Учитываем информацию, полученную от брокера (номер ГТД, ставки пошлин на каждую номенклатуру, сумму пошлин, таможенную стоимость и прочие реквизиты).
Автоматизировали расчет дополнительных расходов на транспортные, логистические и таможенные услуги. Результат расчета учитываем в себестоимости номенклатур.
5. Автоматизировали разнесение оплат из клиент-банка по «Заказам клиентов»
Каждая оплата относится к конкретному заказу клиента.
Теперь можем анализировать наличие задолженности клиента по конкретному заказу, учитывать информацию по поступлении ДС по каждому менеджеру.
6. Настроили обмен данными между «1С:Управление торговлей» и 1С:Бухгалтерией"
Настроена передача информации из «1С:Управление торговлей 11», в «1С:Бухгалтерия», которые необходимы для налогового и бухгалтерского учета
7. Создали обработку для оформления гарантийных талонов
Для нас важно сохранять в 1С серийный номер оборудования при отгрузке, поскольку 70% оборудования имеют серийный номер. Это необходимо для решения вопросов с клиентами по гарантийным ремонтам.
Мы обратили внимание, что 90% производителей дублируют серийный номер в виде ШК на этикетке, которую наклеивают на упаковку товара. Этим мы и воспользовались — сделали обработку по выписке гарантийных талонов, в основе которой заложено внесение серийного номера путем сканирования этого ШК.
Порядок действия такой: переходим в обработку, сканируем ШК артикула, затем ШК этикетки с серийным номером, обработка формирует ГТ, который мы распечатываем. Обработка позволяет вносить номера вручную.
Настроили отчет, в котором можно за несколько секунд сделать отбор по клиенту, артикулу, серийному номеру, периоду
8. Настроили работу кладовщиков в обработках без использования «мышки»
Для удобства кладовщиков сделали возможным не пользоваться «мышкой» для совершения действий в 1С. Для этого создали в обработке страницу настройки, в которой формируем индивидуальные ШК действий, распечатываем лист со ШК и размещаем его в зоне подбора. Теперь, например, чтобы подтвердить правильность подбора, перейти к оформлению гарантийных талонов, распечатать талон, достаточно отсканировать ШК действия на листе.
9. Автоматизировали процесс измерения габаритно-весовых характеристик товаров и передачи их в 1С
Без точных данных о габаритах и весе товаров невозможно организовать их поступление на склад, хранение и спланировать доставку. Чтобы исключить ошибки и сократить время при внесении ГВХ, мы купили измерительное устройство Инфоскан 3D90 и настроили интеграцию с 1С.
Кладовщик кладет оборудование на устройство, сканирует ШК артикула, выбирает вид упаковки на мониторе. Результаты взвешивания вносятся в карточку товара (в упаковке).
10. Настроили калькулятор стоимости доставки и учет стоимости доставки в заказе
В «Заказ клиента» встроен калькулятор, интегрированный с нашим основным партнером по перевозкам —
Не всем клиентам удобно заключать договор доставки с транспортной компанией, а комфортнее, чтобы перевозку оплатила наша компания. Для таких случаев мы придумали способ, по которому стоимость доставки можно перенести в заказ тремя способами:
- Добавить в стоимость артикулов;
- Разместить Отдельной строкой услугу доставки;
- Сделать скидку на стоимость доставки.
11. Организовали рабочее место логиста
Для организации перевозок собственным транспортом мы используем программу Максоптра. Она автоматизирует процесс планирования и распределения заданий между водителями, а также позволяет отслеживать этапы выполнения доставок. Может использоваться и для заказного транспорта при доставках по Москве и МО. После формирования «Задания на перевозку» по заказам, логист с помощью обработки формирует файл, загружает его в Максоптру. Далее задание из программы отправляется водителю на мобильное приложение. После выполнения доставки статус «Задания на перевозку» автоматически меняется на «закрыто».
Для организации перевозок по России, мы сделали обработку «Поручение экспедитору ДЛ» для формирования заказа
12. Настроили систему расчета стоимости км пробега автомобилей и распределения расходов на доставку по подразделениям компании
Создали справочник транспортных средств, в который вносим все данные об автомобилях — дата начала эксплуатации, стоимость покупки, плановая стоимость продажи, ежемесячный пробег в разрезе подразделений компании, которые пользовались услугой доставки.
В заявках на расход ДС создали дополнительные реквизиты «Транспортное средство» в которые вносим номер автомобиля из справочника и «Вид расхода ТС», где выбираем расходы — топливо, ТО, мойки
Далее система анализирует все перевозки по заказам клиента по «Заданиям на перевозку» и распределяет стоимость из заявок на расход ДС по подразделениям компании.
Также можем получить информацию по стоимости км пробега.
13. Настроили систему оповещения клиента
Настроена система оповещения клиента по e-mail или SMS в зависимости от выбранного клиентом способа уведомления.
13.1. Информирование клиентов о принятии заказа, готовности к отгрузке
Если заказ доставляем собственным транспортом «Рутектор», то оповещения только SMS.
- Если SMS отправляется заранее (что называется «за день до доставки»), то программа в качестве даты доставки вставляет ближайший рабочий день, следующий за текущим днем. Номер телефона компании «Рутектор» и добавочный номер логистики.
- Если SMS отправляется в день доставки, то программа вместо даты доставки, вставляет «в пути». ФИО водителя и его номер телефона.
Если мы пользуемся услугами транспортной компании, то в документ «Задание на перевозку» логист вносит номер накладной ТК (пока это делает вручную).
Клиенту сразу отправляется автоматическое уведомление.
| E-mail: | SMS: |
|---|---|
|
|
13.2. Оповещение клиентов по e-mail о просроченном долге
Настроено в ручном и автоматическом режиме. Клиент получает письма такого содержания.
РУЧНОЕ оповещение настроено из обработки, которая находится в разделе «Продажи» — Дополнительные обработки — «Отправить оповещение клиентам о просроченном долге». Менеджеру необходимо отобрать Заказы клиентов и нажатием кнопки отправить письма контактным лицам.
Автоматическое оповещение запускается регламентным заданием каждый рабочий день в 10 утра и отправляет письма по Заказам в соответствии с сохраненным отбором. Письма отправляются до момента поступления оплаты от клиента. Сохранить/изменить отбор можно в ручном режиме обработки по кнопке «Сохранить настройки для регламента».
14. Настроили автоматическую рассылку актов сверки
Настроили обработку, позволяющую автоматизировать процесс рассылки актов сверки клиентам с остатками/оборотами в выбранном периоде. Она расположена в разделе «НСИ и администрирование» — Дополнительные обработки — «Отправить акты сверки клиентам с оборотами/остатками».
Обработка в соответствии с отборами формирует список контрагентов, у которых есть обороты и/или остатки за выбранный период, и отправляет им письма на электронный адрес с прикрепленными актами сверки в формате pdf.
15. Построили с нуля систему учета работ в сервисной службе
С нуля построили систему учета ремонтируемого оборудования, а также проведения пуско-наладочных работ. Для этого созданы два блока:
- Сервисный центр взаимодействие с клиентами, в котором регистрируются все обращения клиентов по вопросам гарантийного и после гарантийного ремонта;
- Сервисный центр Ремонт и обслуживание — в нем учитываются все операции по проведению пусконаладки, приемке в ремонт, перемещениям в ремонте, использованным запчастям, исполнителям. Передача оборудования в сторонние сервисные центры и возврат из них.
16. Анализируем время выполнения операций
Настроили отчеты, позволяющие оценить время выполнения операций, которое затрачивают логисты, кладовщики и сотрудники службы сервиса.
17. Перенесли присоединенные файлы
На сервере создали папку, в которую перенесли из 1С все присоединенные файлы. Это позволило уменьшить размер базы 1С на 30%.
18. Разработали систему расчета индекса лояльности компании NPS на основании анкетирования
Мы ежедневно проводим опрос наших клиентов для получения информации о качестве обслуживания по предоставляемым услугам и продуктам:
- Услуга доставки;
- Обслуживание на нашем складе;
- Соблюдение заявленного срока поставки;
- Качество работы менеджера по продажам;
- Качество оборудования;
- Сроки и качество проведения диагностики и ремонта;
- Процесс приемки в ремонт.
Опрос проводится на основании анкет, которые формируются специальной обработкой ежедневно, в режиме регламентного задания по установленным настройкам. Анкета — это документ, в котором содержится информация по накладной (реализация, прием в ремонт) и который умеет отображать/хранить вопросы/ответы по назначенному шаблону. Анкеты распределяются по заданному алгоритму между операторами Call-центра.
Если клиент поставил оценку 8 и ниже, то ответственному направляется задача в 1С для рассмотрения претензии. Результат выполнения задач можно увидеть в отчете, который называется «Анализ задач руководителям по результатам анкетирования».
В итоге мы рассчитываем индекс NPS.
19. Открыли «1С:Личный кабинет сотрудника»
Настроили личный кабинет, с помощью которого сотрудник, используя свой телефон или компьютер может в любое время:
- посмотреть расчетный листок за любой период и подтвердить, что он с ним ознакомлен;
- уведомить об отсутствии (болезнь, опоздание);
- согласовать отсутствие со своим руководителем, указав причину;
- оформить командировку;
- увидеть остаток неиспользованного отпуск и получить подробную справку, поясняющую, почему этот остаток именно такой;
- написать заявление на очередной отпуск или отпуск за свой счет;
- запросить справку 2-НДФЛ;
- запросить справку с места работы;
- проверить свои персональные данные, которые хранятся в отделе кадров и заявить о необходимости их изменения.
Кроме этого, «1С: Кабинет сотрудника» присылает полезные напоминания. Он сообщит, когда будет готов расчетный лист, сообщит, что готова заказанная справка или согласовано заявление на отпуск. А руководителя личный кабинет уведомит о необходимости согласовать заявление подчиненного.
Результаты автоматизации:
- За счет внедрения системы контроля подбора заказов недостача при годовой инвентаризации в 2021 году составила 4502 руб., а это всего 0,0018% от стоимости товарных запасов.
- Автоматизация при выписке гарантийных талонов позволила на 100% уменьшить количество ошибок при внесении серийного номера, в 5 раз сократить время внесения серийного номера. Мы сохраняем серийный номер оборудования в системе.
- Робот ежедневно автоматически обновляет цены прайса в зависимости от курса валют, поскольку стоимость импортного товара зафиксирована в валюте приобретения, а счета покупателям выставляются в рублях. На 100% высвобождая менеджера от этого процесса. Система ценообразования позволяет оперативно организовывать распродажи, изменять скидки для дилеров.
- Робот автоматической рассылки актов сверки на 100% высвободил время выполнения операции бухгалтером.
- Робот резервирует и обеспечивает товары для «Заказов клиентов». В результате мы на 100% сократили время работы менеджера по резервированию и перемещению товаров в заказе.
- Для расчета стоимости доставки менеджеру не нужно заходить на сайт транспортной компании. Калькулятор стоимости доставки встроен в «Заказа клиента» и позволяет учитывать нашу скидку в ТК. Можем пойти на встречу клиенту и оплатить стоимость доставки, увеличив стоимость заказа или сделав скидку.
- Настроены отчеты, показывающие время выполнения операций сотрудниками, распределение затрат на доставку по каналам и направлениям продаж.
- Знаем, сколько стоит эксплуатация автомобилей собственного автопарка.
- Личный кабинет сотрудника позволил отказаться от передачи различных документов по e-mail или в бумажном виде. Заявления от сотрудников на оформление командировок, отпусков, отсутствий, получение справок сразу попадают из личного кабинета в программу 1С.
- Настроенная система учета работы службы сервиса позволяет вносить, сохранять и анализировать информацию по всем обращениям клиентов и проведенным ремонтам, учитывать стоимость, длительность ремонта и его исполнителей.
-
Автоматизация рабочего места логиста позволила сократить количество логистов до двух человек.
Наши планы
- В настоящее время внедряем в 1С модуль доставки, интегрированный с несколькими транспортными компаниями. С его помощью можно будет отправлять запрос на расчет стоимости доставки одновременно в несколько транспортных компаний. Отправлять заказ в ТК из документа «Задание на перевозку». Полученные от ТК данные — стоимость, сроки доставки, статус перевозки, номер накладной для отслеживания будем сохранять в 1С. Данные о статусах будем передавать на наш сайт.
- Автоматизировать изменившийся процесс закупки от импортных поставщиков в связи с изменением схемы доставки.
