Сеть бетонных заводов «Вега» столкнулась с типичными проблемами растущего производства: ручные сверки, срывы сроков, бесконтрольные отгрузки и непрозрачные спеццены. Решением стала сквозная автоматизация продаж и отгрузок на базе 1С:УНФ с интеграцией с диспетчерской системой «Цифра». Итог: ошибки ушли, накладные формируются автоматически, дебиторка под контролем, согласование спеццен занимает 2 часа вместо 3 дней, ошибки в марках бетона сведены к нулю, заказы обрабатываются быстрее.
Бетон — это про скорость: почему для «Веги» каждая минута в логистике стоит денег
Сеть бетонных заводов «Вега» — это группа из шести бетонных заводов, расположенных в разных частях города Пермь и его пригорода. Компания производит товарный бетон для частных заказчиков и крупных строительных компаний, а также сдает в аренду строительную технику.
В своем производстве компания использует качественные компоненты, такие как высокомарочные цементы и швейцарские добавки, постоянно модифицирует рецептуры бетона, увеличивает автопарк для более оперативной доставки, расширяет географию присутствия бетонных узлов и внимательно относится к каждому клиенту. Собственный парк специальной техники насчитывает порядка 150 единиц.
Бетонный бизнес на ручном управлении: где терялись часы, деньги и нервы
В 2021-2023 годах в компании уже был реализован проект по автоматизации учета и формированию управленческой отчетности — наша команда перевела учет компании на систему «1С:Управление нашей фирмой». Помимо 1С «Вега» использует информационную систему «Цифра» для управления бетонными заводами.
В течение последних лет компания активно росла, продажи увеличивались. Возникла необходимость вносить изменения в бизнес-процессы, повышать уровень контроля за финансовыми показателями:
- Отсутствовал автоматизированный контроль дебиторской задолженности по клиентам и ценообразования. Дебиторская задолженность росла;
- Трудоемкими были планирование и распределение автотранспорта по заказам (диспетчеризация). А это нередко приводило к срывам сроков поставки продукции, неравномерной нагрузке на заводы и автотранспорт;
- Не было возможности гибкой установки индивидуальных цен с учетом договоренностей с клиентами. Итог — цены вводились менеджерами вручную, иногда — с ошибками. Из-за этого теряли прибыль.
- Было сложно формировать документы отгрузки, приходилось работать в двух системах одновременно. В итоге часто возникали ошибки в документах, нужны были дополнительные специалисты для ведения документооборота.
Типовой функционал программы не закрывал и другие важные задачи:
- Договорные условия (вид оплаты, кредитный лимит, количество и вид дней отсрочки) нигде не фиксировались. Условия менялись, но предыдущие редакции не сохранялись, и определить, какие условия действовали на дату конкретного заказа, было невозможно.
- Контроль кредитного лимита и оплаты велся вручную. Менеджер самостоятельно оценивал состояние задолженности клиента, решение об отгрузке принималось без формализованного согласования с руководителем.
- Продажа и отгрузка не были связаны между собой. Заказ покупателя можно было провести и отгрузить без подтверждения оплаты, что увеличивало риск необоснованных отгрузок в долг и роста дебиторской задолженности.
- Работа велась в двух системах. Заказ вводился в 1С вручную, затем вручную переносился в систему диспетчеризации «Цифра». Это удлиняло цикл обработки заказа и приводило к расхождениям в данных.
- Первичные документы отгрузки создавались вручную по данным системы диспетчеризации. Возникали ошибки в объеме, марке бетона и данных транспортного средства, а фактические результаты отгрузки не отражались в учете оперативно.
- Специальные ценовые условия для крупных и постоянных клиентов согласовывались вне программы. Протоколы согласования цен велись на бумаге, не были связаны с заказами, история согласований не сохранялась.
Цель — сквозной контроль продаж: от договорных условий до обмена с «Цифрой»
Ключевой целью проекта стало получение сквозного контроля продаж: единые договорные условия, автоматический контроль задолженности, обмен заказами и отгрузками с системой диспетчеризации без ручного переноса данных, электронное согласование специальных цен.
Это позволило бы:
- Сократить дебиторскую задолженность;
- Устранить возможные злоупотребления при оформлении заказов, т.е. потери компании на скидках и некорректно указанных ценах;
- Снизить затраты на диспетчеризацию автотранспорта, сократить простои автотранспорта, повысить коэффициент использования (утилизации) машин. Компания выполняла бы больше заказов меньшим количеством транспорта, а значит, сократились бы затраты на лизинг
Четыре этапа, которые превратили хаос в сквозной процесс: от договора до накладной
Наша команда принялась за реализацию. Мы разработали общую архитектуру ИТ-решения. Совместно с компанией решили не менять платформу, а дополнить функционал используемой 1С:УНФ и связать ее с диспетчерской «Цифра» через API.
Проект разделили на четыре логических этапа, каждый из которых закрывал отдельный участок процесса. Этапы выполнялись последовательно, приемка каждого этапа предшествовала началу следующего, были согласованы объемы работ и план выполнения работ. При разработке плана работ учитывали приоритетность задач.
Кроме того, поэтапный подход позволял постепенно вносить изменения в бизнес-процессы компании, обучать сотрудников нововведениям. Это существенно упростило процесс внедрения нового функционала, сократило сроки адаптации и опытно-промышленной эксплуатации.
Общая схема работ приведена ниже:
Этап 1. Умный кредитный контроль — никаких «я сам решу»: система требует документы и фиксирует каждое согласование
В справочник «Договоры» добавлена табличная часть «Договорные условия», в которой фиксируются вид условий оплаты, кредитный лимит, количество дней отсрочки, вид дней, ответственный и дата начала действия.
Создан регистр сведений «Договорные условия контрагентов» с периодичностью «в пределах дня», поэтому условия сохраняются исторически: каждая правка создает новую запись с новой датой начала, а условия, действовавшие на дату заказа, всегда доступны для проверки.
В форме документа «Заказ покупателя» реализован информационный блок «Состояние взаиморасчетов». Он в реальном времени показывает дебиторскую задолженность по договору, просроченную задолженность, доступный кредитный лимит, превышение лимита и резерв под отгрузку по утвержденным, но еще не отгруженным заказам. Если по договору задана отсрочка и кредитный лимит, вид условий оплаты автоматически переключается на постоплату.
Доработан механизм статусов документа: «Новый», «Подготовлен», «Согласование», «Утвержден». Кнопки «Утвердить» и «Отказать в утверждении» доступны только пользователям с ролью «Начальник ОКС», поэтому менеджер не может утвердить заказ самостоятельно. Проведение разрешено только из статуса «Утвержден», в остальных случаях система выдает сообщение «Заказ не утвержден». Возвращенный на доработку документ редактирует ответственный менеджер, после чего повторно отправляется на согласование.
Для отгрузки без предоплаты, отгрузки с превышением лимита и оплаты по факту доставки предусмотрены отдельные флаги отклонений. При их установке требуется обязательное прикрепление подтверждающего документа: платежного поручения либо кассового чека, гарантийного письма или согласования с директором. Процесс согласования достаточно сложный. Все действия пользователей фиксируются в регистре сведений «Журнал согласований» с указанием предыдущего и текущего статуса, основания и комментария.
Платежный календарь перенесен в документ «Расходная накладная». Плановая дата поступления платежа рассчитывается по договорным условиям, с учетом календарных или банковских дней и производственного календаря. При проведении накладной дополнительно проверяется наличие документа-основания и его статус.
Этап 2. Интеграция с системой диспетчеризации «Цифра»: один клик — и все координаты, зоны и марки бетона уже у диспетчера
Задача от Заказчика стояла так:
«Как только заказ покупателя получает статус „Утвержден“ в 1С, он сам, без участия человека, улетает диспетчерам в „Цифру“ со всеми координатами, зонами, марками бетона и всеми прочими данными. Данные должны быть обязательно все, иначе какой смысл делать интеграцию? А еще менеджер должен иметь возможность оставлять комментарии для логиста, для водителя и для экспедитора».
Необходимо было обеспечить автоматическую передачу данных из документа «Заказ покупателя» 1С:УНФ в систему Цифра при утверждении заказа, исключив ручной ввод и минимизировав ошибки.
Настроили исходящую интеграцию «1С:УНФ» → «Цифра» (cifra.ai) с использованием метода API. Триггером выгрузки служит проведение документа «Заказ покупателя» в статусе «Утвержден», поэтому в систему диспетчеризации попадают только заказы, прошедшие согласование.
Реализовано преобразование более тридцати реквизитов заказа в структуру JSON системы «Цифра», включая вложенные объекты: товары с характеристиками, клиент, доставка с географическими координатами, зона доставки, продавец и перевозчик, ответственный менеджер и связанные документы. Внешние коды для диспетчерских, заводов, контрагентов, номенклатуры и зон берутся из единого регистра соответствий.
Обработана логика создания, обновления и отмены заказа, добавлена фоновая отправка регламентным заданием (чтобы сетевые задержки не блокировали работу пользователей), а также ручная повторная выгрузка для администраторов. Результат каждой выгрузки фиксируется в регистре сведений с указанием времени, статуса, запроса, ответа и ошибки.
Этап 3. Бесшовная связка «заказ + рейс» и автоматическое оформление отгрузки: никаких дублей и расхождений в документах
Для учета отгрузок и формирования финансового результата настроена синхронизация данных между «Цифрой» и 1С:УНФ. Документ «Расходная накладная» создается автоматически, когда отгрузка в системе диспетчеризации переведена в статус «Завершена», а фактический объем превышает ноль. Один рейс соответствует одному документу «Расходная накладная».
Заказ определяется по номеру заказа, рейс — по номеру рейса, и комбинация «номер заказа и номер рейса» служит уникальным идентификатором рейса. Повторное сообщение обновляет уже созданный документ, поэтому двойное формирование исключено.
Данные наполняются так, чтобы учет отражал фактическую отгрузку: контрагент, договор и склад берутся из заказа, дата и время отгрузки — из «Цифры», марка бетона сопоставляется с номенклатурой, фактический объем — из рейса, госномер и водитель записываются в дополнительные реквизиты. Цена при этом берется из заказа покупателя, а не из внешней системы, что сохраняет контроль договорной цены.
Перед проведением накладной система проверяет статус связанного заказа. Если заказ не утвержден — накладная все равно создается, но остается не проведенной и помечается в списке документов. Отдельно логируются ситуации отсутствия заказа или номенклатуры в 1С, а также ошибки проведения, например нехватка остатков. Успешные операции в журнал не записываются, что сохраняет его читаемость.
Этап 4. Спеццены без бумажек: электронный протокол с историей согласований и печатной формой
Разработан нетиповой документ «Протокол согласования цен» с вкладками «Заявки», «Условия оплаты», «Согласование» и «Дополнительно», печатной формой и историей итераций согласования. Цена прайса подтягивается автоматически по виду цен и недоступна для ручного ввода, отклонение цены реализации от прайсовой цены рассчитывается в рублях на единицу измерения.
Условия оплаты на вкладке «Условия оплаты» заполняются автоматически с проверкой действия на дату протокола. Таким образом, согласованные условия и согласованные цены хранятся в одном месте и используют единые правила, настроенные на первом этапе проекта.
Маршрут согласования условно-последовательный, его состав определяется автоматически. Менеджер по договорной работе создает протокол и отправляет его на согласование, менеджер по продажам согласует цены и условия поставки, начальник ОКС оценивает коммерческую целесообразность, служба безопасности подключается автоматически при отсрочке платежа, а генеральный директор подключается, если отклонение цены превышает размер скидки начальника ОКС, установленный в периодическом регистре «Условия предоставления скидок».
Статусы документа: «Черновик», «На согласовании», «Утверждено», «Отклонено». После отправки на согласование реквизиты шапки и табличной части блокируются. Решение каждого согласующего с датой, временем, ролью и комментарием сохраняется в неизменяемой истории; при повторном запуске согласования текущие решения аннулируются, а маршрут стартует заново. Система контролирует пересечения действующих протоколов по связке «контрагент, договор, номенклатура, период действия, вид доставки» и предусматривает продление срока действия протокола с фиксацией факта изменения в истории.
Документ интегрирован в цепочку продаж. В «Заказе покупателя» система находит действующий протокол по связке «контрагент, договор, номенклатура, период действия, вид доставки» и по наличию подписанной клиентом копии, подставляет из него цену, а при отсутствии протокола не позволяет провести заказ. В перечень выбора попадают только протоколы, удовлетворяющие уже заполненным полям заказа.
Для участников процесса настроены профили групп и дополнительные уровни доступа: менеджер по договорной работе, менеджер по продажам, начальник ОКС, служба безопасности и т.д. Права на утверждение и отклонение разграничены, а регистрация действий пользователей является обязательной.
В процессе опытно-промышленной эксплуатации устранялись недочеты и выявленные изменения в бизнес-процессах и требованиях руководства Заказчика.
Из «как-нибудь сделаем» в «по регламенту и без ошибок»: как путь автоматизации привел бетонный бизнес к порядку
Основная стадия проекта длилась 4 (четыре) месяца. Главной трудностью стала необходимость перестроить бизнес-процессы компании с учетом нового функционала информационной системы: ввести регламенты работы с документами и с контрагентами, а также согласовать обмен данными с внешней системой диспетчеризации.
Отметим, что все доработки выполнены на типовой конфигурации и расширяют ее возможности, что позволяет сопровождать (обновлять конфигурацию) систему в дальнейшем без существенных трудозатрат.
Система переведена в промышленную эксплуатацию в августе 2026 г., идет активная эксплуатация, производится дополнительная настройка программного продукта по необходимости.
Теперь прямо в форме «Заказа покупателя» менеджер видит онлайн-остатки: текущую дебиторку, просрочку и доступный лимит. Менеджер не может провести заказ сам — он уходит на согласование Начальнику ОКС. Если клиент превысил лимит или нужна отсрочка, система обязывает прикрепить скан гарантийного письма или платежки. Без этого кнопка «Утвердить» просто не сработает.
Настроен двусторонний обмен 1С и «Цифры». Система сама формирует документы, проверяет и проводит их. При этом цена берется строго из утвержденного заказа в 1С, что исключает ошибки на местах.
Оптимизирован бумажный документооборот по блоку «Продажи». Менеджер формирует заявку, и она автоматически идет по маршруту. В самом заказе цена подтягивается только из действующего утвержденного протокола. Нет протокола — система просто не даст провести продажу.
В итоге компания получила возможность:
- Хранить договорные условия с сохранением истории и получать ту их редакцию, которая действовала на дату заказа.
- Видеть дебиторскую и просроченную задолженность, доступный кредитный лимит и резерв под отгрузку непосредственно в форме заказа, без сверок вручную и отдельных отчетов.
- Исключить отгрузку по неоплаченному или неутвержденному заказу: проведение заказа покупателя и расходной накладной доступно только после согласования руководителем.
- Требовать подтверждающие документы при работе с отклонениями и сохранять полную историю согласований по каждому заказу.
- Обмениваться заказами с системой диспетчеризации «Цифра» автоматически, без ручного переноса данных, с фиксацией результата каждой выгрузки.
- Формировать расходные накладные по фактическим данным отгрузки: марка бетона, объем, время отгрузки, транспортное средство и водитель, при этом цена остается договорной.
- Согласовать специальные цены в электронном виде, с историей согласований, печатной формой и прямой связью с заказом покупателя.
- Снизить количество ручных операций и ошибок ввода и получать достоверные данные о продажах и задолженности в реальном времени.
В результате:
- Ускорилась обработка заказов;
- Сократилось количество ручных операций при оформлении отгрузки, число расхождений между учетной системой и системой диспетчеризации;
- Обмен занимает считанные секунды вместо нескольких часов переноса данных в 1С вручную.
«Раньше бухгалтер по отгрузкам к концу дня вручную сверял около 150 рейсов из „Цифры“ с 1С. Теперь, как только миксер пересекает ворота завода, система сама формирует и проводит накладную. Бухгалтер занимается исключениями, а не рутиной»
| Показатель | Время создания одной Расходной накладной | Скорость согласования спец.цены для клиента | Ошибки в марках бетона | Ошибки при дублировании Заказов покупателей из 1С в Цифру |
|---|---|---|---|---|
| Было | 3-5 минут | 3 рабочих дня | 5% заказов покупателей | 10% заказов покупателей |
| Стало | автоматически | 2 часа | 0% (подбор из утвержденного Протокола цен) | Не требуется |
Автоматизация существенно разгрузила менеджеров по продажам: ручной перенос данных между системами и ручное формирование документов отгрузки больше не требуются, а руководитель получает прозрачную картину состояния расчетов с каждым клиентом практически в режиме реального времени.
Не просто поставили софт, а научили людей по-новому продавать и отгружать: вот как мы это сделали
Реализация проекта проводилась совместно с партнером фирмы 1С — ООО «Информационные технологии-бизнес» (ООО «ИТ-бизнес», ИНН 5904002314, код партнера 49572-57). Специалистами ООО «ИТ-бизнес» оказывалась комплексная поддержка проекта:
- анализ существующих бизнес-процессов и проектирование схемы обмена информацией;
- разработку технических заданий по каждому этапу и их согласование с компанией Заказчика;
- доработку конфигурации 1С:УНФ под требования компании Заказчика;
- настройку прав доступа и профилей групп для участников процесса;
- настройку обмена данными с системой диспетчеризации «Цифра»;
- тестирование и опытную эксплуатацию, устранение выявленных замечаний;
- обучение сотрудников и консультации по работе с программой.
Отзыв руководителя
Исполнительный директор ООО «БЗ „Вега“ Храмова Алла Владимировна: „Мы полностью исключили отгрузку по неоплаченным или неутвержденным заказам. Дебиторская задолженность взята под жесткий автоматический контроль. Наши сотрудники больше не тратят время на ручной перенос данных между „Цифрой“ и 1С. Число расхождений между системами снизилось до нуля.
Руководство видит реальную картину расчетов с каждым клиентом в любой момент времени. Все спец. цены имеют цифровой след и историю согласований. Мы убрали рутину и навели порядок в финансах и логистике.
Выражаем благодарность нашему партнеру-компании ООО «ИТ-бизнес» за помощь в решении поставленных задач.»
Проект выполнила компания «Информационные технологии-бизнес».
