В кейсе рассказываем о том, как подготовили лабораторию клиента к аккредитации с помощью «1С:Управление нашей фирмой»: построили цифровой двойник лаборатории, организовали умный учет оборудования, оцифровали всю бюрократию, реализовали подготовку отчетности в один клик. После цифровизации подготовки СМК и всех лабораторных процессов лаборатория с первой же попытки прошла проверку Росаккредитации и стала прибыльным центром, начав предоставлять услуги сторонним организациям.
Компания и задачи автоматизации
ООО «СИМЕИЗ-СТРОЙ-ИНВЕСТ» с 2021 г. проводит лабораторные испытания строительных материалов. Организация столкнулась с необходимостью открыть новое направление: экологическую лабораторию на проведение исследований морфологического состава отходов производства и потребления, а также проведение токсикологических испытаний (биотестирование по тест-объектам Daphnia magna Straus и Chlorella vulgaris Beijer) питьевых, пресных природных и сточных вод, водных вытяжек из почв, грунтов, донных отложений, осадков сточных вод, отходов производства и потребления.
Опыта в получении аккредитации данного направления было не так много, так как ранее испытания приходилось заказывать на стороне, что приводило к существенным материальным затратам.
Руководство приняло стратегическое решение перенести эти процессы внутрь компании.
Закупка оборудования, подготовка помещения, поиск персонала были начальными этапами организации лаборатории, но дальнейшее её существование и польза предприятию напрямую зависела от прохождения проверки надзорным органом и получения аккредитации в Росаккредитации, которая по стандартному сценарию занимает от 6 до 10 месяцев. Для бизнеса такой срок означал бы продолжение значительных финансовых потерь и заморозку развития нового направления.
Решение
Мы предложили клиенту технологическое решение — внедрение 1С:Управление нашей фирмой. Наш тезис был прост: цифровизация подготовки СМК и всех лабораторных процессов позволит сократить срок подготовки к аккредитации до 2−3 месяцев. Автоматизация стала тем фундаментом, на котором мы выстроили не просто лабораторию, а аккредитоспособную лабораторию «с нуля» в рекордные сроки.
Об исполнителе проекта
Наша компания ООО «Компьютерные программы» уверенно держит лидерские позиции на рынке IT-услуг уже более 18 лет. Имея статус Франчайзи «1С», Центры реальной автоматизации и компетенции по бюджетному учету, Авторизованный Центр Сертификации и Центр Сертифицированного обучения, компания зарекомендовал себя надежным партнером для бизнеса различного масштаба.
Особое внимание уделяется уникальным методикам внедрения, которые разработаны самим коллективом и многократно проверены на практике. Команда компании насчитывает более 20 высококвалифицированных специалистов, прошедших многочисленные сертификации и постоянно повышающих свой профессионализм. Регулярное обучение и поддержание актуальных знаний позволяют специалистам предлагать эффективные решения, адаптированные под нужды каждого клиента.
Благодаря многолетнему опыту и уникальной экспертизе, компания способна справиться с самыми сложными задачами автоматизации и обеспечить надежную поддержку своим клиентам. ООО «Компьютерные программы» готова продемонстрировать превосходные результаты, вдохновляющие амбициозные компании добиваться максимального эффекта от использования информационных технологий.
Процесс подготовки: создание цифровой лаборатории с первого дня
Мы подошли к проекту системно: наша цель состояла не в простой автоматизации, а в создании цифрового фундамента, который изначально соответствовал бы критериям Росаккредитации. Вся подготовка была построена вокруг четырех столпов успешного прохождения проверки.
1. Полная прозрачность и управляемость материальной базы
Мы начали с построения цифрового двойника лаборатории, чтобы любой аудитор мог за 5 минут получить исчерпывающую информацию об условиях работы.
- Умный учет оборудования: Для каждого привода, анализатора и термостата мы создали цифровые паспорта с полной историей: поверки, калибровки, ремонты, миграции между помещениями. Это дало стопроцентную прослеживаемость и готовность к любым запросам проверяющих.
- Контроль среды в режиме 24/7: Система была настроена на мониторинг условий в зонах хранения проб и проведения испытаний (температура, влажность). Все отклонения фиксировались автоматически, формируя безупречную доказательную базу.
2. Доказательное управление персоналом и компетенциями
Второй ключевой фокус — люди. Мы трансформировали кадровый учет в систему управления профессиональным развитием.
- Цифровые досье сотрудников: Вместо разрозненных папок в кадровом отделе мы создали единые профили с историей обучения, аттестациями, протоколами о допуске к методикам. Это позволило мгновенно формировать выборки для проверяющих по любому критерию.
- Превентивный контроль квалификации: Система была настроена как персональный HR-помощник руководителя: система отслеживала сроки обязательного обучения и автоматически ставила задачи на повышение квалификации, исключая риски просрочки.
3. Живая и всегда актуальная нормативная база
Мы ликвидировали главный источник хаоса — работу с устаревшими документами.
- Единый источник истины: Все методики, стандарты, техрегламенты и внутренние инструкции были загружены в централизованное хранилище. Доступ к актуальным версиям сотрудники получали с любого рабочего места.
- Проактивное обновление: Система была интегрирована с официальными источниками и оповещала ответственных о выходе новых редакций документов. Это сняло с команды рутину постоянного самостоятельного отслеживания изменений.
4. Бесшовные и легитимные рабочие процессы
Финал подготовки — перевод всей операционной деятельности в цифру с гарантией юридической силы.
- Интеллектуальные журналы: Мы заменили бумажные журналы на гибкие электронные формы, которые лаборатория могла адаптировать под уникальные процессы. Данные вносились один раз и больше не переписывались.
- Отчетность «в один клик»: Настроили автоматическую генерацию протоколов испытаний по строгому шаблону Приказа 707 МЭР. Это сократило подготовку пакета документов для надзорных органов с дней до минут.
- Цифровая бюрократия: Внедрили электронную подпись для заверения всех значимых действий и документов внутри системы. Это не только убрало бумагу, но и придало данным максимальной достоверности в глазах проверяющих.
Стратегия внедрения: Как мы готовили лабораторию к аккредитации с помощью 1С:Управление нашей фирмой
Мы не просто настраивали программу — мы выстраивали цифровую среду, которая с первого дня соответствовала строгим требованиям Росаккредитации. Наша работа была сфокусирована на трех ключевых направлениях, критичных для успеха проверки.
1. Создание безупречной материально-технической базы
Первым делом мы оцифровали всё, что проверяет аудитор. В 1С:УНФ мы создали единую систему учета для:
- Оборудования: Полный жизненный цикл — от приёмки и поверки до каждой плановой проверки и ремонта. Это гарантировало полную прослеживаемость и готовность ответить на любой вопрос проверяющего.
- Помещений и условий: Зоны хранения проб, рабочие столы, климатические условия — всё было учтено. Система контролировала соблюдение регламентов, автоматически фиксируя данные для будущего отчета.
2. Формирование команды и нормативной базы, соответствующих стандартам
Второй шаг — работа с самыми важными активами: людьми и документами.
- Компетенции персонала: Мы внедрили электронные карточки сотрудников, где фиксировался весь профессиональный путь: образование, аттестации, допуски к методикам. 1С:УНФ автоматически отслеживал сроки повышения квалификации и формировал учебные планы, что является весомым аргументом при оценке кадрового обеспечения.
- Библиотека актуальных документов: Вместо кип бумажных копий методик мы создали централизованную электронную базу. Все сотрудники получили мгновенный доступ к последним версиям документов, а система брала на себя контроль их актуальности, исключая человеческий фактор и использование устаревших норм.
3. Автоматизация процессов и формирование юридически значимой отчетности
Третий, решающий шаг — устранение бумаги и рутины.
- Электронные журналы: Мы заменили все бумажные журналы на гибкие электронные аналоги, которые лаборатория могла самостоятельно настраивать под свои нужды. Это ускорило работу и исключило потерю данных.
- Протоколы по требованию МЭР 707: Мы настроили автоматическое формирование итоговых протоколов испытаний в строгом соответствии с приказом. Документы были готовы к печати и подаче в надзорные органы буквально в несколько кликов.
Пример печатной формы протокола испытаний 
Форма списка Протоколов Испытаний- Легитимность через ЭЦП: Чтобы придать электронным документам юридическую силу, мы интегрировали систему с электронной подписью. Это позволило полностью отказаться от бумажного документооборота и обеспечило неоспоримость предоставляемых данных.
Итоги внедрения:
1. Рекордные сроки. Общий срок от старта проекта до готовности к проверке составил всего 4 месяца (2 месяца на внедрение системы + 2 месяца на подготовку СМК). Это в 2−3 раза быстрее стандартного срока в 6−10 месяцев.
2. Успешная аккредитация. Лаборатория прошла проверку Росаккредитации с первой же попытки. Аудиторы отметили высокий уровень систематизации данных и прозрачность процессов.
3. Прямая экономия и новые доходы. Компания немедленно прекратила нести расходы на сторонние испытания. Более того, новая лаборатория сама стала прибыльным центром, начав предоставлять услуги сторонним организациям.
4. Операционная эффективность. Рутинные операции по учету и отчетности были автоматизированы, что высвободило до 30% времени сотрудников для непосредственной аналитической работы.
Проект выполнила компания «Компьютерные программы» (Адинэкс).
