Три автомобиля, 36 рейсов в месяц и два сотрудника, ведущих ручной учет, — с такими вводными данными виноторговая компания «СЕЛЛАР» обратилась в ООО «Рациональная автоматизация» с задачей оптимизировать логистику и управление автопарком. Мы предложили решение — «1С:Управление автотранспортом Стандарт». Рассказываем, как внедрение системы помогло сократить временные затраты и обеспечило прозрачный контроль перевозок и эксплуатационных расходов.
О компании
ООО «СЕЛЛАР» — это команда увлеченных профессионалов винной индустрии, сделавших вино частью своей жизни. Цель компании — познакомить как можно больше людей в России с ценностями и красотой винного мира, развивать интерес к винной культуре и помогать глубже понимать этот уникальный продукт.
По мере развития бизнеса росли объемы перевозок и количество логистических операций, а вместе с ними — нагрузка на сотрудников, отвечающих за транспорт и доставку.
Для управления растущим объемом операций компании потребовалось систематизировать работу собственного автопарка и объединить транспортный учет, логистику, расходы и контроль эксплуатации автомобилей в одной системе. Собственный автопарк компании насчитывает три машины, которые совершают в среднем 36 рейсов в месяц. Транспортной логистикой занимаются два сотрудника.
Проблемы и задачи
До проекта данные об автомобилях, маршрутах, расходах на ГСМ, техническом обслуживании, ремонтах, ДТП, штрафах и транспортной документации не были централизованы в единой информационной системе. Сотрудникам приходилось работать с разрозненной информацией, а часть данных при взаимодействии транспортного и бухгалтерского учета требовала повторного ввода.
Отдельно использовалась система мониторинга транспорта OMNICOMM, но ее данные не были связаны с процессами управления автопарком в 1С. Это ограничивало возможность получать целостную картину эксплуатации автомобилей в одном рабочем контуре.
Ситуация на местах была сложная. Ручной учет и подготовка данных отнимали около пяти часов в день, на оформление одного путевого листа требовалось около 40 минут. При этом было невозможно корректно посчитать потери или перерасход ГСМ, сложно систематизировать информацию о штрафах, связанных с эксплуатацией автотранспорта. А подготовка отчетности растягивалась на несколько дней.
Компании требовалось решить следующие практические задачи:
- централизовать учет транспортных средств и связанных с ними эксплуатационных данных;
- перенести работу с маршрутами и перевозками в единое информационное пространство;
- организовать учет ГСМ, технического обслуживания, ремонтов, ДТП и штрафов;
- автоматизировать формирование транспортной документации;
- вести учет по водителям и документам;
- связать транспортный учет с «1С:Бухгалтерией» и сократить повторный ручной ввод;
- интегрировать данные OMNICOMM с процессами управления автопарком в 1С.
Выбор решения
«СЕЛЛАР» обратился за помощью в ООО «Рациональная автоматизация». Мы провели анализ задач и существующих бизнес-процессов и предложили в качестве базы для проекта «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Стандарт» («1С:УАТ»). Решение позволяет вести основные процессы эксплуатации собственного автопарка в единой информационной системе: учитывать транспорт, маршруты, ГСМ, ремонты, сотрудников и транспортную документацию, а также организовать обмен с «1С:Бухгалтерией».
Кроме того, продукт оптимально соответствовал требованиям компании по соотношению цены и функциональных возможностей: внедрение более масштабной и дорогостоящей системы было бы экономически нецелесообразно.
Выбор решения также позволил сохранить используемую клиентом систему мониторинга OMNICOMM и связать ее данные с транспортным учетом в 1С вместо создания отдельного изолированного контура.
Внедрение
Мы строили внедрение не как набор изолированных настроек, а как перевод ключевых транспортных процессов клиента в единую учетную систему.
Единый учет автопарка
До проекта сведения об эксплуатации транспорта не были централизованы. Мы подготовили нормативно-справочную информацию, внесли данные об автомобилях и настроили в «1С:УАТ» централизованный учет транспортных средств. Теперь данные по автомобилю используются в связанных процессах: перевозках, учете ГСМ, техническом обслуживании и ремонтах.
Перевозки, маршруты и транспортная документация
Мы перенесли работу с маршрутами в информационную систему и настроили процессы, связанные с организацией перевозок. Для учета фактических требований клиента доработали печатную форму путевого листа. В результате сотрудники получили единый инструмент для работы с маршрутами и необходимой транспортной документацией.
Контроль ГСМ и интеграция с OMNICOMM
Чтобы связать данные мониторинга транспорта с оперативным учетом, мы реализовали интеграцию с OMNICOMM. Данные системы мониторинга стали доступны в контуре управления автопарком, а учет ГСМ — централизован. Это создало основу для контроля расхода топлива и анализа затрат по эксплуатации транспортных средств.
Техническое обслуживание, ремонты, ДТП и штрафы
Организовали в 1С учет технического обслуживания и ремонтов, а также регистрацию ДТП и штрафов. Информация по эксплуатации автомобиля теперь хранится централизованно и формирует более полную историю транспортного средства.
Обмен с «1С:Бухгалтерией»
Ранее часть информации между транспортным и бухгалтерским учетом требовала повторного ручного ввода. Мы настроили обмен между программами «1С:УАТ» и «1С:Бухгалтерия», связав оперативный транспортный учет с бухгалтерским и сократив количество дублирующих операций.
Тестирование, обучение и запуск
После настройки мы проверили ключевые сценарии работы с транспортными средствами, маршрутами, ГСМ, ремонтами и транспортной документацией. Затем обучили сотрудников клиента и ввели систему в промышленную эксплуатацию.
Как изменились процессы: до и после
1. Учет автопарка
До проекта: данные по эксплуатации автомобилей были разрозненны, отсутствовала единая статистика по работе автопарка, расходам, техническому обслуживанию и другим эксплуатационным показателям. Это затрудняло контроль и анализ эффективности использования транспорта.
После внедрения: учет транспортных средств и связанных с их эксплуатацией данных ведется в единой информационной системе. Сотрудники получили доступ к актуальной информации по каждому автомобилю, что позволило формировать единую статистику по автопарку, анализировать эксплуатационные показатели и повысить прозрачность контроля за использованием транспорта.
2. Маршруты и перевозки
До проекта: данные о маршрутах велись отдельно от остальных процессов управления автопарком. Это затрудняло получение единой картины по перевозкам, контроль сроков доставки, анализ выполнения маршрутов и оперативное выявление отклонений от запланированного графика.
После внедрения: работа с маршрутами и перевозками ведется в единой информационной системе. Это позволяет централизованно планировать перевозки, контролировать выполнение маршрутов и сроки доставки, а также оперативно получать актуальную информацию по текущим и завершенным рейсам.
3. Контроль транспорта
До проекта: система OMNICOMM работала в отрыве от других процессов.
После внедрения: OMNICOMM интегрирована с «1С:УАТ», что дает полную картину мониторинга транспорта.
4. ГСМ
До проекта: расходы на ГСМ учитывались отдельно, что затрудняло контроль расхода топлива и анализ затрат по автомобилям и рейсам.
После внедрения: учет ГСМ ведется централизованно, что позволяет контролировать расход топлива и анализировать затраты по каждому автомобилю и рейсу.
5. ТО и ремонты
До проекта: история эксплуатации автомобилей была разрозненной — данные о техническом обслуживании, ремонтах и других событиях хранились отдельно. Это затрудняло анализ состояния каждого транспортного средства, контроль затрат и планирование дальнейшего обслуживания.
После внедрения: ТО и ремонты учитываются централизованно в 1С. Ведется история обслуживания, учет затрат, закупок запчастей и расходных материалов, а также работ сторонних подрядчиков.
6. ДТП и штрафы
До проекта: информация о ДТП и штрафах не входила в единую историю эксплуатации транспорта.
После внедрения: ДТП и штрафы регистрируются в системе и дополняют историю транспортного средства.
7. Транспортная документация
До проекта: транспортная документация формировалась вручную, что требовало дополнительных трудозатрат сотрудников и увеличивало время на оформление рейсов. Данные приходилось переносить из разных источников, что повышало риск ошибок при заполнении путевых листов и других документов.
После внедрения: документация формируется в единой системе на основании данных 1С, что сокращает ручной ввод и снижает риск ошибок. Печатная форма путевого листа адаптирована под требования клиента.
8. Бухгалтерский учет
До проекта: часть операций требовала повторного ручного ввода данных.
После внедрения: настроен обмен с «1С:Бухгалтерией», который существенно сокращает дублирование ввода данных.
Итоги автоматизации
В результате проекта ООО «СЕЛЛАР» получило единую систему для управления автопарком и логистикой. Мы централизовали учет транспорта, маршрутов, ГСМ, ремонтов, транспортной документации, реализовали интеграцию с OMNICOMM и обмен с «1С:Бухгалтерией».
Сотрудникам доступны полная история эксплуатации автомобилей, возможности контролировать маршруты и сроки доставки, учитывать ГСМ, ремонты, закупку запчастей и услуги подрядчиков. Транспортная документация теперь формируется на основании данных 1С — это сократило ручной ввод и снизило вероятность ошибок.
Руководство получило прозрачную картину работы автопарка и возможность контролировать перевозки и эксплуатационные расходы в единой системе.
В результате внедрения удалось существенно упростить ежедневную работу сотрудников и повысить прозрачность управления автопарком:
- ручной учет и подготовка данных занимают около 2 часов в день;
- оформление одного путевого листа занимает около 10 минут;
- учет ГСМ ведется централизованно с сохранением полной истории операций;
- вся информация по эксплуатации автомобилей доступна в единой системе;
- данные для бухгалтерского учета и отчетности автоматически передаются в «1С:Бухгалтерию», что сокращает объем повторного ручного ввода.
Работы по проекту выполнила компания «Рациональная автоматизация».
