Более 450 наименований косметики, сотни рецептур и ежедневные отгрузки. До недавнего времени оперативный учет в ООО «ТД «Натур Косметикс» держался на энтузиазме сотрудников и разрозненных Excel-таблицах. Пока директор ждал сводный отчет, данные о производстве и остатках успевали устареть. Компания перешла на «1С:Управление нашей фирмой», чтобы собрать разрозненные данные в единую картину. Что из этого вышло, рассказываем в кейсе.
ООО «ТД «Натур Косметикс» – российский производитель косметической продукции. Компания выпускает более 450 наименований товаров под маркой L’COSMETICS: скрабы, маски, бурлящие шарики, гели, шампуни, кремы и другие косметические средства. Производство использует натуральные компоненты и современные технологии, а ассортимент компании постоянно развивается.
Ситуация до начала проекта: таблицы Excel и бумажные журналы
До начала проекта оперативный и управленческий учет в компании велся сразу в нескольких источниках – онлайн-таблицах и на бумаге.
Информация о производстве, закупках и продажах хранилась разрозненно. Чтобы получить общую картину по предприятию, сотрудникам приходилось вручную собирать и сводить данные.
Такой подход создавал сразу несколько проблем:
- не было единой актуальной информации по деятельности компании;
- сотрудники тратили значительное время на ручное сведение данных;
- возрастал риск ошибок из-за человеческого фактора;
- руководству было сложно оперативно контролировать работу предприятия;
- не хватало инструментов для анализа финансовых и товарных потоков.
Компании необходимо было выстроить единую систему управленческого учета, в которой производство, закупки, склад и продажи работали бы в одном информационном пространстве.
В качестве решения для автоматизации выбрали «1С:Управление нашей фирмой» (1С:УНФ). 1С:УНФ позволила объединить в одном решении сразу несколько ключевых направлений: закупки, склад, производство, себестоимость, продажи, денежные средства.
Проект реализовывали поэтапно. Сначала специалисты провели первичную настройку системы и подготовили информационную базу к работе. Затем последовательно подключили основные функциональные блоки.
Учет производственных затрат и расчет себестоимости
В «1С:Управление нашей фирмой» настроили функционал, позволяющий формировать себестоимость на каждом этапе выпуска косметической продукции. Теперь производственные операции можно связать с движением продукции и формированием ее стоимости.
Руководство получает информацию:
- о движении сырья и материалов;
- о выполненных производственных операциях (смешивание, розлив, упаковка);
- об изменении себестоимости на каждом этапе;
- о формировании конечной себестоимости готовой продукции с учетом всех прямых и косвенных затрат.
Для косметического предприятия это особенно важно. Теперь стоимость готового крема или скраба рассматривается не как отдельная итоговая цифра, собранная вручную в Excel, а как результат последовательных производственных операций. Это сделало производственный учет более прозрачным и создало основу для более оперативного управленческого анализа.
Автоматизация складского учета
В 1С:УНФ настроили учет складских запасов и движение товаров и материалов. Теперь информация о поступлении, перемещении и расходовании продукции отражается в единой системе.
Сотрудникам стало проще контролировать остатки и движение запасов. Руководство получает более оперативную информацию о наличии сырья и готовой продукции.
Кроме того, складской учет теперь связан с другими процессами. Закупка отражается в системе, затем товар поступает на склад, сырье может быть передано в производство, после выпуска появляется готовая продукция, которая далее может быть реализована клиенту.
Получился сквозной процесс без необходимости вручную сводить информацию из нескольких таблиц.
Автоматизация продаж и закупок
Производство невозможно без своевременного обеспечения сырьем и материалами. Поэтому закупки были связаны с потребностями производства и складскими остатками. В системе настроили закупки и механизмы обеспечения потребностей.
Если на складе заканчивается сырье для следующей партии, механизм обеспечения потребностей предлагает сформировать заявку поставщику с учетом сроков поставки. Все эти операции происходят в одном контуре и не требуют двойного ввода.
Теперь работа выстроена следующим образом: когда менеджер по продажам оформляет заказ от клиента, система мгновенно анализирует текущие складские остатки готовой продукции. Если нужного объема нет в наличии, программа автоматически запускает механизм обеспечения потребностей: она рассчитывает, какого именно сырья не хватает для запуска производственной партии, и формирует готовую рекомендацию для отдела закупок.
Обмен данными с «1С:Бухгалтерией»
Оперативный и управленческий учет был связан с «1С:Бухгалтерией предприятия». Мы выполнили синхронизацию систем и перенос начальных остатков из старых источников, включая Excel. Это позволило разделить задачи оперативного управления и бухгалтерского учета, сохранив при этом связь между ними.
Сотрудники работают с необходимой информацией в своих контурах, а данные могут передаваться между системами без повторного ручного ввода.
Что изменилось после внедрения: от разрозненных таблиц – к управляемому производству
Главный результат проекта – переход от разрозненного ручного учета к единой системе управления производственно-торговыми процессами.
Раньше чтобы понять реальное положение дел, руководителю приходилось запрашивать информацию у разных отделов. Склад присылал остатки в одной Excel-таблице, производство – отчет о выпуске в другой, а отдел продаж давал свою выгрузку. На сведение этих данных в единую картину уходили дни. К моменту, когда сводный отчет попадал на стол директору, информация уже устаревала, а риск критических ошибок из-за «человеческого фактора» при ручном копировании строк был крайне высок.
Сейчас все ключевые показатели бизнеса собраны в едином информационном пространстве «1С:Управление нашей фирмой». Система автоматически формирует сводную аналитику, объединяя данные о производстве, складских запасах, закупках, продажах.
Для компании это стало основой для дальнейшего развития автоматизации и более прозрачного управления производством.
Работы по проекту выполены компанией «Софт-Бизнес».
Автор: «Софт-Бизнес»
