О компании
Компания «SIM GROUP», специализирующаяся на перевозке контейнеров по всей территории РФ и Республики Беларусь, успешно справляется с самыми сложными задачами в области транспортировки грузов уже более 7 лет. Обладая собственным парком контейнеровозов и автопарком, оснащенным спутниковым мониторингом, компания всегда стремится к улучшению своих бизнес-процессов.
Ситуация до старта автоматизации
До автоматизации компания сталкивалась с рядом проблем, связанных с неэффективностью существующих программных решений. Интерфейсы были неудобными, а функциональность не соответствовала потребностям. Водители не могли динамически закрывать маршрутные листы, фиксировать время отправления, связываться с логистами или прикреплять файлы к заказам. Это увеличивало объем рутинной работы и снижало общую эффективность.
Как пришли к автоматизации
Пробовали варианты с типовыми решениями, но для водителей они были сложны в эксплуатации. Было принято решение использовать мессенджер Telegram и создать чат-бота, который интегрируется в «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Чат-бот будет выполнять рутинную механическую работу, тем самым автоматизируем процесс для логистов и водителей.
Почему выбрали нашу компанию «Леонов Консалтинг» для автоматизации бизнес-процессов
С Компанией «SIM GROUP» работаем с 2019 года, за это время мы зарекомендовали себя как надежного партнера, способного предложить индивидуальные решения. В период работы мы реализовывали различные потребности клиента в работе с программой «1С». Основной целью было создание простой и понятной для водителей системы, синхронизированной с «1С».
Как проходила автоматизация
Был разработан полный цикл процессов от формирования до закрытия маршрутного листа.
Логист отправляет водителю приглашение на авторизацию. После ввода пользователя программа «1С» ищет у себя пользователя с тем кодом, который был введен при авторизации, и связывает с аккаунтом по ID. После чего водителю приходит сообщение об успешной авторизации. Зайдя в личный кабинет, он получает доступ к меню и разделу «Мои заявки» инструкции и обучающие видео отправляются с кодом авторизации.
1. Логист в выбранном документе «Маршрутный лист» выбирает водителя, вносит инструктаж для водителей, и после записи документа уведомление выгружается в Telegram. Водитель, в свою очередь, получает уведомление о заявке в виде сообщения в Telegram, где ему доступны кнопки «Ознакомиться», «Файлы», «Начать работать».
Между маршрутным листом и чат-ботом есть промежуточный документ — канал маршрутного листа, который помогает отслеживать бот.
Водителю на смартфон приходит в Telegram сообщение о том, что создана заявка-заказ.
По кнопкам:
- «Ознакомиться» — водитель может просмотреть дополнительную информацию по заказу, оставленную логистом при формировании маршрутного листа.
- «Файлы» — водитель также может приложить свои файлы к этой заявке (фото или другие документы), которые автоматически подгрузятся в программу «1С». Файлы, приложенные водителем, доступны логисту.
- «Начать работать» — в «1С» фиксируется время начала выполнения заявки.
Как работает система с заявками:
1. Водитель видит в своем интерфейсе кнопку «Мои заказы», после нажатия которой может видеть все свои заявки. Также после выполнения заявки может завершить ее со своего смартфона, чат-бот передаст эту информацию в «1С» и статус автоматически поменяется.
2. Бот дает навигацию с карты. После того, как водитель прибыл в назначенный пункт, он имеет возможность отметить кнопкой факт прибытия. После убытия из пункта так же отметить, что покинул пункт.
3. После выполнения заявки бот предлагает закрыть заявку.
4. Есть возможность написать логисту через чат-бот, где, в свою очередь, бот найдет открытую заявку и предложит пообщаться по активной заявке или по другой заявке с возможностью выбора. Следовательно, логисту придет сообщение в бот логиста.
Результат автоматизации
- Создан чат-бот с простым и понятным интерфейсом для водителей.
- Настроена синхронизация между программой «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» и чат-ботом.
- Логисты могут видеть полную цепочку заказа с точным временем принятия в работу и завершения заказа.
- Менеджеры могут оперативно передавать информацию клиентам.
- Заявки после выполнения можно закрыть прямо со смартфона, что ускоряет процесс. Статус выполненного заказа автоматически отобразится в программе «1С» у логиста.
- Улучшен обмен информацией между водителями и логистами.
- Клиенты могут самостоятельно отслеживать местоположение груза через личный кабинет.
- В связи с оперативностью закрытия заявок, данные для расчета заработной платы в бухгалтерию поступают быстрее — в течение 3х дней, а раньше на сбор всей информации уходила неделя.
Автоматизация в «SIM GROUP» не только повысила эффективность работы, но и улучшила качество обслуживания клиентов, делая процесс перевозки более прозрачным и удобным.
Работы по проекту выполнены компанией «Леонов Консалтинг».
