Оптовая торговля сложным оборудованием – это сотни позиций, длинные цепочки поставок и клиенты, которые не любят ждать. Пока менеджеры ООО «ЭЛПРИМ» сверяли остатки по Excel-таблицам, сделки уходили к конкурентам. Рассказываем, как компания с оборотом под 200 млн навела порядок в учете и сократила обработку заказа до 15 минут.
ООО «ЭЛПРИМ» работает на рынке оптовой торговли промышленным оборудованием с 2005 года. Компания специализируется на поставках машин, приборов, аппаратуры и оборудования общепромышленного и специального назначения для предприятий различных отраслей – от производственных цехов до коммунальных служб.
Основные клиенты компании – промышленные предприятия, строительные организации и государственные учреждения.
Как наладить учет в оптовой торговле: контроль заказов и складских остатков, чтобы не терять клиентов
До внедрения «1С:Комплексной автоматизации» учет в ООО «ЭЛПРИМ» велся разрозненно. Директор компании так описывает ситуацию:
«Мы работаем со сложным оборудованием: у каждого заказа – свои характеристики, сроки поставки, условия оплаты. Раньше вся информация сидела в Excel-таблицах у разных менеджеров. Чтобы понять, сколько у нас на складе компрессоров или есть ли в пути нужная позиция, приходилось обзванивать всех сотрудников. Клиенты ждали, а мы теряли сделки. При этом выручка росла, а контролировать процессы становилось все сложнее».
С чем сталкивалась компания:
- Разрозненный учет товаров и заказов. Данные о наличии, движении и резервировании оборудования хранились в разных Excel-файлах у менеджеров по продажам, закупкам и кладовщика. Актуальная картина по складу отсутствовала – каждый сотрудник видел лишь свой фрагмент.
- Долгая обработка заказов. Каждый запрос клиента требовал ручной проверки остатков, согласования цены и сроков с отделом закупок. Время от поступления заявки до выставления счета могло занимать от нескольких часов до целого дня. При этом клиенты часто запрашивали сложное оборудование с длинной цепочкой поставок, и менеджеры тратили до 30% рабочего времени на поиск и сверку данных по артикулам.
- Отсутствие единой системы учета взаиморасчетов. Информация о дебиторской и кредиторской задолженности велась в отдельных таблицах. Сверка с поставщиками и клиентами занимала несколько дней и нередко сопровождалась ошибками.
- Ручное формирование документов. Счета, накладные, счета-фактуры оформлялись вручную или в разных программах. Это приводило к дублированию ввода, ошибкам в реквизитах и задержкам в отгрузке.
- Невозможность оперативно получить управленческую отчетность. Чтобы понять прибыль по сделке или оборачиваемость товаров, директору приходилось сводить данные из разных таблиц – это занимало 2–3 дня и не давало полной достоверной картины.
Учет оптовой торговли 1С: как настроили продажи, закупки и склад в одной системе
Компания «ЭЛПРИМ» обратилась к нам, в фирму-франчайзи 1С «Сириус». Для автоматизации всех бизнес-процессов мы предложили выбрать решение «1С:Комплексная автоматизация 8».
Настройку программы выполняли по этапам:
Этап 1. Выполнили первоначальные настройки программы
Поскольку компания ранее не использовала учетные системы на платформе «1С:Предприятие», наши специалисты выполнили полную настройку «с нуля»: создали справочники организаций, складов, контрагентов (покупателей и поставщиков), сотрудников. Настроили номенклатуру с группировкой по типам оборудования – насосы, компрессоры, электротехническое оборудование, приборы контроля и т.д. Ввели дополнительные реквизиты для учета характеристик товаров.
Этап 2. Перешли к бизнес-процессам
Мы настроили ключевые бизнес-процессы:
- Управление продажами. Автоматизировали полный цикл: от регистрации заказа клиента до выставления счета и отгрузки. Настроили типы цен, скидки и условия оплаты для разных категорий клиентов.
- Управление закупками. Теперь в программе ведется процесс формирования заказов поставщикам на основании потребностей – программа анализирует минимальные остатки и заказы клиентов и предлагает оптимальное количество для заказа.
- Складской учет. Организовали учет товаров на складе с возможностью резервирования под конкретные заказы.
- Управление финансами. Настроили учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе, контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
Этап 3. Затем стали настраивать аналитические отчеты
Для руководителя и менеджеров теперь доступны следующие отчеты:
- Остатки товаров на складе – в реальном времени. Не нужно обращаться к файлам, хранящимся у разных сотрудников, чтобы выяснить наличие нужного компрессора.
- Отчет по продажам – в разрезе товаров, клиентов, менеджеров. Теперь все продажи, как «на ладони». Мы знаем, какие каких товаров на складе слишком много (замороженные деньги), а каких постоянно не хватает (упущенная прибыль), долю каждого клиента в общей выручке
- Отчет по дебиторской и кредиторской задолженности. Позволяет отслеживать просроченную задолженность по каждому контрагенту и количеству дней просрочки, видеть не просто продажи, а реальные сроки поступления денег.
- Отчет по валовой прибыли и рентабельности продаж. С помощью него мы избавились от ситуаций, когда менеджеры дают скидки, чтобы «закрыть сделку». Этот отчет показывает, не ушли ли мы в минус или не потеряли ли почти всю прибыль из-за щедрости сотрудников.
- Управленческий баланс. Он позволяет оценить реальную платежеспособность, финансовую устойчивость и стоимость бизнеса, выявить «замороженные» деньги и скрытые риски, а также обоснованно принимать решения о кредитах и дивидентах.
Этап 4. И в финале перешли к переносу остатков
Выполнили перенос начальных остатков товаров на складе и взаиморасчетов с контрагентами. Провели сверку и корректировку данных для обеспечения достоверности учета на момент старта.
200 млн оборота, 15 минут на заказ: как «1С:Комплексная автоматизация» ускорила процессы в «ЭЛПРИМ»
В результе внедрения все основные бизнес-процессы ведутся в программе:
- Обработка заказов клиентов. Менеджер оформляет заказ покупателя в системе. Программа автоматически проверяет наличие товара на складе и резервирует его. Если товара нет в наличии, система показывает статус «в пути» или формирует рекомендацию по закупке. Вся информация о доступных остатках, включая свободный остаток и товары в пути, отображается в одном окне.
- Оформление отгрузки и документов. На основании заказа формируется реализация товаров. Система автоматически печатает товарные накладные, счета-фактуры и другие первичные документы. Исключен ручной ввод реквизитов – все данные подтягиваются из справочников.
- Взаиморасчеты с контрагентами. Все оплаты от клиентов и поставщикам фиксируются в системе. Директор в любой момент видит, кто и сколько должен компании, и кому компания должна сама. Управление дебиторской и кредиторской задолженностью стало прозрачным и оперативным
- Управленческая отчетность. Все ключевые показатели собираются в системе автоматически. Директор получает отчеты по продажам, прибыли, оборачиваемости товаров без ручного сведения данных. Это позволяет принимать решения о закупках, корректировке цен и работе с дебиторами на основе актуальной информации.
Внедрение «1С:Комплексной автоматизации 8» позволило ООО «ЭЛПРИМ» вывести управление бизнесом на качественно новый уровень:
- Время обработки заказа клиента сократилось до 15 минут.
- Время сверки с поставщиками занимает тепереь не более получаса.
- Ошибки в документах представляют лишь единичные случаи.
Сотрудники компании видят все остатки, задолженности, прибыль по сделкам в любой момент. Менеджеры работают быстрее, клиенты довольны. Компания перестала терять заказы из-за нехватки информации и сократила время на обработку документов. Для компании с оборотом под 200 миллионов – это было критично.
Система введена в промышленную эксплуатацию. На момент публикации все ключевые бизнес-процессы компании автоматизированы в единой информационной системе «1С:Комплексная автоматизация 8».
Работы по проект выполнены Группой компаний «Сириус».
