3 часа в день на пересчет цен, 30–40 минут на один заказ, 8–10% заказов с пересортицей. Так выглядела работа «АвтоОригинал» до автоматизации. Компания уперлась в потолок ручного труда: рост заказов и ассортимента требовал все новых операторов, но не решал проблему ошибок и задержек. Рассказываем, как внедрение «1С:Управление торговлей» изменило работу интернет-магазина автозапчастей.
ООО «АвтоОригинал» — интернет-магазин оригинальных автозапчастей, работающий на рынке уже более 10 лет. Компания продает запчасти для легковых автомобилей через собственный сайт, охватывая всю территорию России. Ассортимент насчитывает более 50 000 позиций — от расходников вроде фильтров и колодок до сложных узлов: генераторов, стартеров, элементов подвески.
Ключевая особенность бизнеса — работа с множеством поставщиков, цены у которых зачастую привязаны к валютному курсу и меняются ежедневно. У компании три склада: основной склад ответственного хранения, дополнительный склад собственного наличия и центральный склад, на котором хранится товар, ожидающий отгрузки. Такая распределенная логистика требует точного учета остатков в реальном времени — клиент, оформляя заказ на сайте, должен видеть актуальное наличие и получать товар в кратчайшие сроки.
При такой модели работы ежедневно приходится обрабатывать сотни операций: обновление цен от поставщиков, расчет стоимости с учетом курса валют и индивидуальных скидок, распределение заказов между складами, контроль отгрузок, сверка расчетов с курьерскими службами. С ростом объемов уследить за всем этим вручную стало просто невозможно
30–40 минут на один заказ: как учет в Excel тормозил работу
До обращения к нам, в «Софт-Бизнес», компания вела учет в нескольких разрозненных Excel-таблицах. Операторы тратили значительную часть рабочего дня на рутинные операции.
Ежедневное обновление цен превратилось в кошмар. Менеджер по закупкам каждое утро получал от 15-20 поставщиков прайс-листы. Цены были привязаны к курсу евро и доллара, поэтому менялись ежедневно. Чтобы сверить стоимость, менеджер вручную открывал каждый прайс, искал нужные позиции, пересчитывал цены по текущему курсу и заносил данные в общую таблицу. На эту операцию уходило 2,5-3 часа ежедневно. При этом ошибки были неизбежны: одна неверно введенная цифра могла привести к тому, что клиенту выставляли счет с ошибочной ценой.
Расчет скидок для каждого клиента велся вручную. В компании действует система бонусов: постоянные клиенты получают скидки в зависимости от объема покупок. Оператор при оформлении заказа должен был помнить, какие условия действуют для каждого контрагента, или искать эту информацию в отдельной таблице. На расчет стоимости одного заказа уходило 30-40 минут. Если заказов за день поступало 10-15, на эту рутину уходило огромное количество времени.
Учет остатков на трех складах велся разрозненно. Операторы не видели реальной картины: что есть на основном складе, что на дополнительном, что на центральном. Когда клиент оформлял заказ, оператор вручную проверял наличие в трех разных таблицах, после чего принимал решение, с какого склада отгружать товар. Часто выяснялось, что товар, который числился в наличии, физически отсутствовал — его уже отгрузили, но данные не обновились. По оценкам компании, около 8-10% заказов сталкивались с проблемой пересортицы или отсутствия товара, что приводило к задержкам и недовольству клиентов.
Руководство понимало, что бизнес уперся в потолок ручного труда. При росте количества заказов и ассортимента текущая модель работы была просто не жизнеспособна — требовалось нанимать все больше операторов, но даже это не решало проблему ошибок и задержек.
От «счетоводов» к «контролерам»: цели проекта и выбор решения
Перед нашей командой «АвтоОригинал» поставил четкую задачу: внедрить систему, которая возьмет на себя рутинные операции — обновление цен, расчет скидок, контроль остатков, формирование заказов поставщикам. Операторы должны перейти от роли «счетоводов» к роли «контролеров», которые следят за процессом, а не выполняют его вручную.
После анализа специфики бизнеса было принято решение о внедрении «1С:Управление торговлей». Эта конфигурация оптимально подходила для задач дистрибьютора: в ней уже заложены механизмы работы с несколькими складами, партионного учета, загрузки прайсов, формирования заказов на основании потребностей.
Автоматизация загрузки прайсов избавила от 3 часов ручной работы ежедневно
Одним из первых этапов стала автоматизация загрузки прайсов от поставщиков. Наши специалисты разработали обработку, которая позволяет загружать прайс-листы в автоматическом режиме из разных шаблонов — поскольку форма прайса у каждого поставщика отличалась: кто-то присылал Excel с одной структурой колонок, кто-то — с другой.
Система сама распознает структуру каждого прайса, сопоставляет артикулы с номенклатурой в базе, пересчитывает цены по актуальному курсу и обновляет данные. Вся операция занимает 10-15 минут вместо 3 часов.
Расчет скидок для каждого клиента
Следующий важный этап — мы сделали так, чтобы заказы от клиентов загружались автоматически. При этом цена проставляется с учетом партии и индивидуальной скидки каждого клиента. Оператору больше не нужно считать вручную. В системе настроены правила: для каждого контрагента зафиксирована его персональная скидка в зависимости от объема предыдущих покупок. Есть позиции, по которым скидка не предусмотрена — например, товары с минимальной маржой или акционные позиции.
Раньше оператор при оформлении заказа должен был помнить, какие условия действуют для каждого клиента, или искать эту информацию в отдельной таблице. На расчет стоимости одного заказа уходило 30-40 минут. После внедрения система автоматически применяет скидку при оформлении заказа. Оператор просто выбирает контрагента, и система сама подставляет нужную цену с учетом его персональных условий. Время оформления одного заказа сократилось до 10 минут.
Автоматизированное создание прайс-листов
Мы реализовали механизм создания собственных прайсов на основании прайсов поставщиков. Менеджер может задать линейную наценку на все артикулы — например, +10% ко всем ценам поставщика — или точечную наценку на каждую позицию в отдельности.
Кроме того, система позволяет создавать несколько прайсов с разной номенклатурой и ценой. Например, можно сформировать отдельный прайс для оптовых клиентов с особыми условиями, или прайс для акций, где часть товаров продается с минимальной наценкой для привлечения клиентов.
Раньше формирование прайса было ручной работой: менеджер выгружал данные от поставщиков, пересчитывал цены, учитывал наценку и сводил все в одну таблицу. На это уходило несколько часов. После внедрения прайсы формируются автоматически на основании заданных правил.
Как партионный учет и автоматическая привязка поступлений к заказам ускорили отгрузку в 3 раза
Важным этапом стала автоматизация загрузки поступлений на склад с разделением по партиям. В каждой партии может быть своя цена на одну и ту же позицию — это типичная ситуация для автозапчастей, когда товар закупается у разных поставщиков по разным ценам.
Система автоматически привязывает поступление к заказу клиента и информирует кладовщика о необходимости отгрузки заказа. Раньше эта цепочка была ручной: кладовщик получал товар, потом вручную искал в базе, для какого клиента этот товар предназначен, и только потом начинал собирать заказ
После внедрения система сама связывает поступление с заказом. Это сократило время от момента поступления товара до его отгрузки клиенту в 3 раза — с 1-2 дней до нескольких часов.
Кроме того, мы настроили создание реализации на основании заказа поставщика. Это означает, что когда компания закупает товар под конкретный заказ клиента, система автоматически формирует все необходимые документы: заказ поставщику, поступление на склад, реализацию клиенту. Оператору не нужно вводить данные повторно — все формируется на основании первичного заказа.
Порядок на трех складах
В системе сформировали три склада с разными ролями. Первый — основной склад ответственного хранения, где хранится товар, принятый от поставщиков и ожидающий отгрузки клиентам. Второй — дополнительный склад собственного наличия, где хранится товар, который компания закупила заблаговременно, не под конкретный заказ. Третий — центральный склад, на котором находится товар, ожидающий передачи клиенту или курьерской службе.
Такое разделение позволяет точно видеть, где находится каждая позиция. Когда клиент оформляет заказ на сайте, система автоматически проверяет наличие на всех трех складах и показывает актуальную информацию. Если товара нет на основном складе, но он есть на центральном, система предлагает отгрузить оттуда.
Раньше учет остатков на трех складах велся разрозненно. После внедрения остатки на центральном складе обновляются автоматически на основании файла Excel, на других складах остатки обновляются автоматически на основании поступлений и реализаций. Операторы больше не тратят время на ручное обновление данных, а клиенты видят на сайте только актуальную информацию.
Автоматическое формирование заказов поставщикам с наилучшей ценой и минимальным сроков доставки
Одной из самых интересных доработок стал механизм, при котором при создании реализации заказы поставщикам формируются автоматически с условием минимальной цены и сроков поставки. Система анализирует, у какого поставщика нужная позиция дешевле, у какого — сроки поставки короче, и автоматически формирует заказ с оптимальными условиями.
Раньше менеджер по закупкам вручную анализировал эти моменты, часто упуская выгодные предложения или заказывал товар у поставщика с долгими сроками, когда был вариант быстрее.
После внедрения система сама анализирует условия всех поставщиков и формирует заказ с учетом этих приоритетов. Время формирования заказов поставщикам сократилось с 1-2 часов до 10-15 минут.
Меньше рутины и ошибок, быстрее заказы: результаты автоматизации в «АвтоОригинал»
В результате внедрения «1С:Управление торговлей» компания сократила ручные операции на 70-80% и вышла на новый уровень управляемости бизнеса.
- Ежедневное обновление цен от поставщиков, которое раньше занимало 2,5-3 часа ручной работы, теперь выполняется автоматически за 10-15 минут.
- Оформление заказа с расчетом индивидуальных скидок ускорилось с 30-40 минут до 5-10 минут.
- Формирование прайсов происходит в полностью автоматизированном режиме.
- Заказы поставщикам с учетом лучших цен и сроков теперь формируются за 10-15 минут вместо 1-2 часов ручной работы.
- Остатки на трех складах обновляются в реальном времени, а доля заказов с ошибками по наличию товара упала с 8-10% до 1-2%.
Операторы перестали быть «счетоводами» и превратились в контролеров процесса, как и было задумано в начале проекта. Ушла проблема пересортицы и ситуаций, когда товар «числится в наличии», но его физически нет. Исчез риск выставить клиенту счет с ошибочной ценой из-за ручного ввода. Все это положительно сказалось на деятельности компании.
Работы по проекту выполнены компанией «Софт-Бизнес».
