Наше учреждение оказывает социальные услуги населению закрепленного муниципального района г. Кемерово.
В учреждении 6 отделений социального обслуживания на дому, одно отделение дневного пребывания, одно социально-реабилитационное отделение и одно отделение срочного социального обслуживания.
Общее количество сотрудников учреждения 107.
До приобретения конфигурации учет социальных услуг и получателей производился в различных программах: 1С:Бухгалтерия, специальная программа по оплате услуг, MS WORD для печати регламентных документов приема-снятия социального обслуживания, MS Excel для ежедневного учета оказанных услуг, другие программы учета.
Для подготовки сводных отчетов в вышестоящие организации приходилось вручную собирать данные в таблицах MS Excel. Трудоемкость ведения учета была значительной.
В 2018 году наше учреждение стало использовать в работе программу на платформе 1С:Предприятие 8, конфигурация «Учет социальных услуг и получателей» (далее Конфигурация).
Конфигурация комплексно решает все учетные вопросы оказания социальных услуг, включая выгрузку учетных данных в бухгалтерскую программу 1С.
Как используется программа
Можно выделить несколько основных преимуществ конфигурации, которые очень удобны для работы:
1. В конфигурации реализована технология печати произвольных рабочих документов социального обслуживания на основании шаблонов документов.
Шаблон документа представляет собой обычный документ MS Word c размещением элемента оформления Закладка в нужных местах документа. Большим преимуществом является возможность использования бесплатной программы OpenOfficeWRITER.
Есть возможность установить необходимое количество закладок, которые программно заполняются данными из информационной базы 1С.
Пользователь самостоятельно разрабатывает нужные формы рабочих документов. Для возможности заполнения значения из данных информационной базы достаточно скопировать нужную закладку из полного перечня комплекта закладок и вставить в нужное место по тексту документа.
При печати порядка десятка регламентированных документов приема-снятия с социального обслуживания попадают в шаблон, что значительно экономит время.
Можно производить массовую печать на основании шаблонов документов.
Без использования шаблонов документов печать комплекта документов приема на обслуживание занимала до 50 минут. Использование шаблонов документов сокращает время печати от 5 до 10 минут, примерно 40 минут экономии на 1 человеке.
В среднем по Центру за месяц принимаем 10 человек, за год — 120 человек. Экономия времени за год составляет 4800 минут или 80 часов — 10 дней. Ставка начальника отделения 30 000 рублей. Условная экономия, половина ставки — 15 000 рублей.
2. В конфигурации реализована поддержка системы долговременного ухода (СДУ).
В программе реализован универсальный, удобный механизм назначения и контроля предоставления социальных услуг. Доступна типизация услуг — пределы предоставления по группам, уровням нуждаемости и типизация получателей — проведение диагностики, интервью.
Технологию типизации СДУ можно применять для гибкой настройки предела предоставления социальных услуг различным группам получателей. Одновременно получается удобный программный способ расчета индивидуальных программ услуг СДУ и контроля фактически оказанных услуг в актах услуг.
Типизация услуг производится непосредственно в информационной базе 1С:
Таким образом реализован ввод данных диагностики (интервью) получателя социальных услуг в базе 1С:
Использование типизации услуг и получателей позволяет упростить расчет индивидуальных программ предоставления социальных услуг. Услуги программно выбираются из справочника услуг в соответствии с группой ухода или уровнем нуждаемости получателя услуг.
Без использования Конфигурации формирование бланка функциональной диагностики типизации (БФД) ручным способом занимало от 20 минут. С использованием Конфигурации, БФД заполняется автоматически с нарастанием за 3 года. Экономия времени — 1 час. Типизация проводится 1 — 1,5 раза в год. Экономия затрат времени за год составляет примерно около 100−120 проведенных типизаций. По времени это составляет 2400 часов или 30 дней, 30 000 рублей.
Использование типизации для автоматического расчета индивидуальных программ услуг СДУ сокращает трудозатраты с 30 минут до 2 минут на одного получателя.
3. В конфигурации реализована поддержка системы предоставления технических средств реабилитации (ТСР).
Стандарт системы долговременного ухода предполагает возможность обеспечения получателей услуг техническими средствами реабилитации (ТСР). С 2022 года после опытной эксплуатации мы используем подсистему ТСР в работе.
Подсистема ТСР реализована в виде управленческого решения и обеспечивает:
3.1. Инвентарный учет ТСР в справочнике ТСР.
3.2. Визуальный контроль актуальных состояний ТСР:
- Свободно
- в прокате (срок дней возврата)
- в ремонте (срок дней возврата).
3.3. Учет изменений состояний ТСР документом Акт передачи ТСР:
- от поставщика на склад
- в прокат (с автоматическим расчетом стоимости проката)
- продление проката
- возврат из проката
- в ремонт
- из ремонта
- списание
3.4. Аналитические отчеты:
- Список состояний
- Список поступлений
- Список возврата
Без использования Конфигурации учет ТСР требовал значительных затрат времени. С использованием конфигурации сокращение трудозатрат составило не менее 20%. При зарплате начальника отделения ТСР 30 000 рублей, условная годовая экономия составляет 7200 рублей.
4. В конфигурации реализована технология Автономного отделения.
Технология автономного отделения предполагает выгрузку из информационной базы 1С перечня гарантированных услуг в соответствии с индивидуальной программой предоставления социальных услуг и перечнем дополнительных услуг в соответствии с планом предоставления услуг согласно договору.
Данные выгружаются в файлы на флешки (или мобильные устройства) и раздаются социальным работникам. Имена файлов книг совпадают с ФИО социальных работников. На каждого получателя услуг формируются таблицы с перечнем планируемых к оказанию услуг. Затем на их основании выгружаются итоговые книги. С помощью макросов для MS Excel и OpenOffice CALC реализована печать итогов работы по оказанию услуг.
В конце месяца социальные работники приносят вместо бумажного отчета готовые файлы для загрузки в информационную базу 1С. Трудоемкость ввода отчета начальником отделения сокращена с 5−7 дней до 1 дня. Это позволяет экономить время как заведующему отделением, так и социальному работнику для более качественного предоставления социальных услуг.
Выгрузка данных производится в одном из предусмотренных форматов: Excel, Mail, Server (Mobil).
После подготовки данных в одном из форматов: Excel, Mail, Server (Mobil), данные перед загрузкой в информационную базу 1С проверяются.
После устранения ошибок данные загружаются в информационную базу 1С.
В 2020 году Министерство социальной защиты населения Кузбасса поставило задачу перевода учета оказания услуг социальными работниками на удаленный режим.
Центры социального обслуживания города Кемерово стали комплектоваться мобильными устройствами с доступом в интернет. В нашем Центре были приобретены планшеты.
В 2021—2022 гг. технология автономного отделения была реализована в виде специализированного облачного Сервера удаленного ввода социальных услуг. На текущий момент все сотрудники нашего учреждения использует для работы этот удобный, облачный сервис.
Начальник отделения может не только контролировать процесс ввода данных об оказанных услугах, перераспределять задания, но и сам при необходимости изменять данные.
Администратору и руководителю Центра доступна оперативная информация по месту нахождения каждого сотрудника (GPS не нужен) и объему работы за день, неделю, месяц.
Обмен между информационной базой 1С и сервером обеспечивается обработками выгрузки-загрузки длительностью не более десятков секунд. Практически все выглядит как гладкая работа в одной программе. Это еще один плюс в работе с программой.
Все пользователи Сервера удаленного ввода могут обмениваться сообщениями.
Массовая рассылка в пределах своих подчиненных сотрудников доступна Администратору — для начальников отделений, и Начальникам отделений — для социальных работников.
Индивидуальный обмен сообщениями доступен всем пользователям по индивидуальным логинам.
Без использования Конфигурации социальному работнику необходимо было посетить не менее двух раз Центр для получения задания и предоставление отчета по итогу оказанных услуг. Это не менее четырех часов потери рабочего времени за месяц. Сам отчет на бумажном носителе еще не менее 4 часов. Итого 7 часов за месяц. Всего социальных работников 76, общая экономия трудозатрат составила 532 часа в месяц. За год — 6384 часа. При ставке 20 000 рублей, 106 дней (5 ставок по 20 000рублей), условная экономия составила 100 000 руб.
Общий условный экономический эффект от использования в работе конфигурации по всем вышеперечисленным расчетам составляет за год 100 000−150 000 рублей, что значительно превышает стоимость приобретения и использования Конфигурации. Можно сказать, что программа оправдала свое приобретение.
Результаты автоматизации
Все отделения Центра имеют возможность работать с документацией внутри программы, используют в работе разработанные шаблоны документов, создают акты и отчеты, осуществляют выгрузку документов в бухгалтерию.
В подсистеме СДУ типизаторы проводят интервьюирование, нахлдясь на адресе у получателя социальных услуг, в режиме реального времени с помощью планшета. БФД формируется автоматически за 3 года. Группа ухода /уровень нуждаемости и индивидуальная программа предоставления социальных услуг рассчитывается автоматически.
Социально-реабилитационное отделение работает в программе по ведению учета технических средств реабилитации (ТСР) с возможностью автоматического расчета. Имеется возможность отслеживать дни просрочки, движение ТСР и формировать пакет документов на основе шаблонов.
Для отделений социального обслуживания на дому освоена мобильная система учета с использованием социальным работником планшета.
По итогам месяца акты оказанных услуг формируются заведующим отделением программным способом. Это позволяет экономить время социальных работников, исключить необходимость использования бумажных носителей. Социальным работникам не надо приходить в Центр за получением задания на очередной рабочий месяц. Задания на сервер удаленного ввода социальных услуг формируются программой.
Начальники отделений на сервере удаленного ввода социальных услуг оперативно контролируют состояние выполнения заданий каждым социальным работником, могут перераспределить задания.
Руководителю центра доступна для просмотра общая статистика работы отделений за любой период рабочего месяца, в том числе в виде диаграмм.
Мы постоянно находимся на связи с разработчиком программы через сервис 1С-Коннект, что позволяет сразу исправлять ошибки, решать возникающие проблемы и вносить корректировки в соответствии с требованиями Федерального и Регионального законодательства о социальном обслуживании населения.
Внедрение конфигурации «Учет социальных услуг и получателей» позволило автоматизировать учет персональных данных получателей социальных услуг и предоставленных услуг, исключить любые ошибки, высвободить время на предоставление услуг социальными работниками, повысить качество социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов.
Работы по проекту выполнила компания «Фабрика программ».
