400 000 позиций номенклатуры, каждая группа – со своим набором обязательных атрибутов по ГОСТу. Для массового переноса таких данных в «1С:Управление нашей фирмой» команда «1С-Рарус Самара» разработала универсальный загрузчик, работающий по принципу конструктора. Инструмент позволяет сотрудникам ЗТУ «Квалитет» самостоятельно загружать данные без привлечения разработчиков. Как это решение помогло автоматизировать учет на производственном предприятии – читайте в кейсе.
ЗТУ «Квалитет» – производственное предприятие, специализирующееся на изготовлении фланцев, фланцевых заглушек, трубных узлов из различных марок сталей отечественных и западных стандартов, а также комплектации трубопроводных узлов запорной и регулирующей арматурой.
В процессе развития компании увеличивались объемы производства, расширялась номенклатура выпускаемой продукции, росла потребность в оперативном контроле производственных и учетных процессов.
Когда прежняя система перестала соответствовать масштабу бизнеса
По мере роста предприятия компания столкнулась с ограничениями ранее используемой учетной системы:
- сложности при работе с большим массивом данных – номенклатура состояла из около 400 000 позиций;
- недостаточная детализация анализа доходов и расходов;
- отсутствие функционала плановой калькуляции заказов, расчета себестоимости, прибыли и маржинальности;
- отсутствие производственного блока;
- высокая трудоемкость подготовки и обработки документов;
- отсутствие единого информационного пространства между подразделениями;
- ограниченные возможности дальнейшего масштабирования системы.
Для повышения эффективности управления производством и учетом руководство ЗТУ «Квалитет» приняло решение перейти на современное решение, которое позволит объединить ключевые бизнес-процессы в единой информационной среде.
Для реализации проекта ЗТУ «Квалитет» выбрала наш самарский офис «1С-Рарус» благодаря экспертизе специалистов в области автоматизации производственных предприятий и опыту внедрения решений на базе «1С».
На первой встрече с представителями компании наши специалисты провели оценку текущей ситуации, сформулировали ключевые бизнес-задачи и разработали поэтапный план перехода на «1С:Управление нашей фирмой» без остановки производства. Важным фактором выбора стало понимание специфики производственных процессов компании и возможность получить комплексное сопровождение проекта – от анализа текущих процессов и подготовки данных до настройки системы, переноса информации и запуска решения в эксплуатацию.
Цель проекта: создать единую информационную среду для производственного и управленческого учета, повысить прозрачность себестоимости и финансовых результатов по заказам.
Перед нашей командой стояли задачи:
- обеспечить стабильную работу с большим объемом номенклатуры;
- автоматизировать производственные и складские операции;
- сократить количество ручных операций при работе с документами;
- внедрить постатейный учет доходов и расходов;
- повысить прозрачность движения материалов, выпуска продукции и реализации;
- создать единую информационную среду для производства, склада, бухгалтерии и отдела продаж;
- подготовить систему для дальнейшего развития предприятия.
Решение: переход на «1С:Управление нашей фирмой»
Для реализации проекта мы предложили использовать решение, которое позволяет комплексно автоматизировать процессы производственного предприятия и объединить данные различных подразделений в одной системе. «1С:Управление нашей фирмой» выбрали благодаря возможности адаптировать систему под специфику бизнеса ЗТУ «Квалитет» и объединить в ней ключевые процессы: производство, склад, продажи и финансовый учет.
Конструктор для загрузки данных: как мы автоматизировали перенос объемного справочника номенклатуры и настроили управленческий учет в ЗТУ «Квалитет»
В рамках внедрения «1С:Управление нашей фирмой» наши специалисты сформировали структурированную систему хранения данных: каталог выстроили по номенклатурным группам (в том числе «Отводы», «Гайки» и иные категории), что обеспечило четкую иерархию и удобство навигации при работе с массивом позиций.
Процесс переноса данных реализовали поэтапно: на подготовительном этапе провели классификацию номенклатуры по группам с учетом специфики производственной линейки ЗТУ «Квалитет». При этом установили, что каждая номенклатурная группа характеризуется собственным набором обязательных атрибутов – это обусловлено различиями в технических параметрах и требованиями к учету. Так, для группы «Отводы» обязательными являются поля, отражающие типоразмер, марку стали и нормативный документ (ГОСТ), а для группы «Гайки» – номенклатурный код, шаг резьбы, класс прочности и иные специфицированные характеристики.
Для решения задачи массовой загрузки разнородных номенклатурных групп наша команда разработки создала универсальный загрузчик – инструмент, функционирующий по принципу конструктора. Механизм загрузчика позволяет на основании входного файла автоматически формировать требуемые поля номенклатуры и заполнять их соответствующими значениями с учетом действующих ГОСТов. Это обеспечило корректное наполнение справочника номенклатур в соответствии с отраслевыми стандартами и сократило трудозатраты на ручное внесение данных.
Ключевым преимуществом решения стала его ориентированность на самостоятельную работу пользователей: загрузчик спроектирован таким образом, чтобы сотрудники ЗТУ «Квалитет» могли выполнять загрузку данных без привлечения разработчиков. Инструмент позволяет оперативно переносить большие объемы информации, автоматизируя рутинные операции и минимизируя риск ошибок, обусловленных человеческим фактором.
В рамках проекта наши специалисты:
- осуществили переход с ранее используемой системы на «1С:Управление нашей фирмой»;
- выполнили перенос около 400 000 позиций номенклатуры;
- обеспечили сохранение структуры и данных для дальнейшей работы пользователей.
В контур управленческого учета внедрили постатейный учет доходов и расходов, настроили инструменты анализа финансовых показателей и обеспечили возможность оперативного получения информации для принятия управленческих решений - позаказной расчет плановой себестоимости, прибыли, маржинальности. На основании каждого заказа можно автоматически рассчитать плановую калькуляцию с учетом дополнительных расходов до момента ввода связанных с заказом клиента документов.
400 000 позиций, 2 минуты на загрузку, 3 секунды на расчет: результаты внедрения «1С:УНФ» в ЗТУ «Квалитет»
В результате внедрения «1С:Управление нашей фирмой» в ЗТУ «Квалитет» были достигнуты следующие результаты:
Обеспечили работу с большим объемом номенклатуры
Что сделано:
- выполнили перенос около 400 000 позиций номенклатуры по ГОСТУ в новую систему;
- сохранили структуру данных и обеспечили возможность дальнейшего расширения справочников.
Результаты:
- Сотрудники получили единый инструмент для поиска, обработки и контроля информации о продукции. Скорость загрузки номенклатуры обработчиком составляет 2 минуты на ~100000 позиций, что существенно сокращает трудозатраты сотрудников на ручной ввод с указанием всех дополнительных атрибутов.
- Снижены трудозатраты при работе с большим объемом данных за счет централизованного хранения информации.
Автоматизировали учетные процессы
Что сделано:
- настроили процессы закупок, складского учета и реализации;
- обеспечили отражение операций в единой информационной базе.
Результаты:
- Повышена прозрачность движения материалов, закупки продукции и операций реализации.
- Ускорено получение актуальной информации о состоянии процессов, менее чем за 3 секунды формируется расчет плановых прибыли, себестоимости, маржинальности по заказу.
- Устранена необходимость ведения информации в нескольких разрозненных источниках.
Внедрили постатейный учет доходов и расходов
Что сделано:
- настроили ведение финансовой информации в разрезе статей доходов и расходов;
- настроили предварительную калькуляцию себестоимости, прибыли, маржинальности по заказам;
- обеспечили инструменты для анализа показателей деятельности предприятия.
Результаты:
- Повышена детализация управленческой информации. С помощью отчета «Сводно по заказу» сотрудники ЗТУ «Квалитет» оперативно получают управленческую информацию о затратах, прибыли по заказу, а отчет «Финансовый результат» показывает данные по итогам доходов и расходов после закрытия месяца.
- Руководители получили возможность оперативнее оценивать финансовые показатели и принимать решения на основе актуальных данных.
Создали единую цифровую среду для подразделений
Что сделано:
- объединили процессы склада, бухгалтерии и отдела продаж в одной системе;
- обеспечили единый источник актуальных данных для пользователей.
Результаты:
- Сокращено время обмена информацией между подразделениями.
- Повышена согласованность действий сотрудников.
- Упрощена ежедневная работа специалистов за счет доступа к необходимой информации в одном месте.
Создали основу для дальнейшего развития предприятия
Что сделано:
- внедрили современную систему управления, соответствующую текущим и перспективным задачам компании;
- выполнили настройку синхронизации с программой «1С:Бухгалтерия».
Результат:
- Обеспечена готовность системы к дальнейшему расширению функциональности.
- Компания получила инструмент для поддержки роста производства и масштабирования бизнес-процессов.
Санков Алексей Александрович, коммерческий директор ЗТУ «Квалитет»: «Нам важно еще до запуска заказа в производство понимать соотношение затрат и прибыли. Вместе с коллегами из «1С-Рарус» мы настроили расчет нужных показателей с учетом специфики нашей работы. Это помогает принимать взвешенные решения по цене и условиям выполнения заказов и держать ключевые показатели под контролем.»
Работы по проекту выполнены компанией «1С-Рарус Самара».
