После автоматизации сотрудникам НИИ стало удобно работать с документами, лабораторным оборудованием, контролировать права доступа сотрудников к информации. Расскажем, как проходило обсуждение задач, выбор программы, ее внедрение и какие результаты получил заказчик по итогам проекта.
Об институте
К 1С:Франчайзи «Компьютерные программы» обратился НИЦ «Строительство» с запросом на автоматизацию деятельности испытательных лабораторий. Организация входит в структуру Научно-исследовательского, проектно-конструкторского и технологического института бетона и железобетона (НИИЖБ) им.
НИИ состоит из более чем 15 лабораторий, которые занимаются испытаниями, измерениями, исследованиями безопасности и долговечности бетона и железобетона и техническим сопровождением объектов строительства.
Задачи проекта
До обсуждения автоматизации были проанализированы процессы работы и выявлены стандартные проблемы, существующие в большинстве крупных и узкоспециализированных лабораторий.
Среди первостепенных задач, требовавших решения через внедрение программы «1С», организация выделила:
- удобный поиск и централизованный учет эксплуатационной и метрологической документации на оборудование, включая паспорта;
- плановое соблюдение сроков проведения периодических проверок оборудования;
- документируемое перемещение оборудования между лабораториями и наличие информации о его текущем местоположении;
- ограниченный доступ к данным о технических характеристиках оборудования.
Следующим этапом работы было решение вопросов, связанных со сложной структурой института и многообразием функций сотрудников. Основные задачи заключались в следующем:
- четкое разграничение полномочий сотрудников в соответствии с направлениями работы каждой лаборатории и видами проводимых испытаний;
- сбор и систематизация документов, отражающих опыт, навыки и квалификацию персонала;
- контроль сроков, периодичности аттестаций и повышения квалификации.
Выбор решения
До начала работ часть процессов была реализована как в бумажном формате в виде журналов и отчетов, так и с помощью программ Word и Excel.
Для решения поставленных задач наша компания предложила автоматизацию на базе программы «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»).
Чтобы окончательно утвердиться в правильности выбора решения, руководство НИИЖБ им.
На презентации мы показали основные функции «1С:УНФ», возможности автоматизации и представили наши предложения по эффективной реализации поставленных задач.
Участники мероприятия могли задать вопросы и получить исчерпывающие ответы по работе программного продукта.
Реализация проекта
На первом этапе было разработано техническое задание и оформлены бизнес-процессы. Решение автоматизировать лаборатории выстраивалось в виде внесения в цифровую среду всех средств технического оснащения, персонала, данных об испытаниях и последующего перехода одной из самых сложных по документообороту лаборатории в цифровую среду. В результате мы сформировали визуально отображенные бизнес-процессы, составили техническое задание с учетом всех функциональных требований лаборатории и подготовили план тестирования для проверки работоспособности программного обеспечения.
Учет оборудования лаборатории
За основу реализации специалисты компании «Компьютерные программы» взяли учет основных средств. После работ по адаптации программного обеспечения сотрудники лаборатории смогли:
- использовать для контроля над лабораторным оборудованием разработанную подсистему «Учет оборудования», которая включает прием оборудования, перемещение, ремонт, модернизацию, инвентаризацию, плановые мероприятия, интерфейс метролога и прочие возможности;
- вести учет карточек лабораторного оборудования, учитывая все требования ГОСТ ISO/IEC 17 025, а именно, регистрировать метрологические и технические характеристики, прикреплять документацию и фото оборудования, уточнять условия эксплуатации и местонахождение оборудования в режиме одного окна;
- контролировать сроки по метрологии посредством документа «Сертификаты».
В этом документе можно указать информацию о поверках и калибровках оборудования с детализацией по номеру поверки, виду сертификата, дате выдачи и возможности проверки через систему ФГИС АРШИН. Кроме этого, система автоматически фиксировала в карточке оборудования дату следующей поверки и формировала метрологу напоминание;
- для контроля перемещения оборудования был адаптирован документ «Перемещение оборудования» и создан отчет «Журнал перемещения оборудования».
Администрирование системы
Были разработаны индивидуальные роли и права для сотрудников лаборатории: метролог, начальник лаборатории, менеджер по качеству. К каждой роли было добавлено описание возможностей и ограничений для корректной настройки доступа.
Учет персонала
Одним из интересных направлений была автоматизация учета сведений о персонале. В деятельности лабораторий есть нюансы, которые касаются допусков к испытаниям, аттестаций и профессиональной подготовки. Мы учли все запросы лабораторий института, изучили внутренние положения и адаптировали функционал следующим образом:
- в справочник «Сотрудники» была добавлена возможность указывать идентификатор РАЛ для будущего обмена данными с Федеральной службой аккредитации;
- добавлена возможность учитывать стажеров лаборатории и указывать их наставников;
- реализована работа с допусками в разрезе нормативных документов (методик испытаний);
- выполняется контроль функций сотрудника для дальнейшего формирования списка сотрудников с расширенной информацией о каждом;
- реализован полноценный функционал по учету аттестаций, контролю периодичности и направлениям дополнительного образования с указанием необходимых сведений, оперативным поиском и выгрузкой требуемых документов.
Работа с протоколами и электронными журналами
С возможностью применения электронной подписи:
- адаптировали по запросам ведение электронных журналов;
- автоматизировали работу протоколов испытаний.
Результат
После автоматизации лабораторий в их работе произошли значительные изменения. Сотрудники полностью перешли в цифровую среду, что исключило использование бумажных носителей, ускорило поиск и получение необходимой для работы информации. Автоматизация оборудования способствовала выявлению дополнительных возможностей в незадействованном оборудовании.
Поиск местонахождения после перевода учета оборудования в цифровую среду сократился от нескольких дней до пары минут. Контроль метрологии по оборудованию, а также быстрый доступ к техническим характеристикам способствовал оперативной замене непригодного оборудования из одной лаборатории на аналогичный прибор в другой лаборатории.
Одним из самых заметных результатов стала значительная экономия времени: выдача протокола, которая ранее занимала целый день и требовала множества встреч и согласований, теперь происходит в течение 15−20 минут. Автоматизация позволила повысить общую эффективность работы, снизить вероятность ошибок и ускорить процесс взаимодействия между сотрудниками как одной лаборатории, так и разных лабораторий института.
Работы по проекту выполнила компания «Компьютерные программы».
