О компании
Предприятие «Кристаллдиам» начало свою работу в 1991 году и занимается обработкой российских природных и лабораторно выращенных алмазов в бриллианты. Работа предприятия требует учета оборота природных алмазов как ценностей строгой отчетности.
Поэтому для компании очень важно наличие автоматизированной системы учета.
Бриллиант, произведенный ООО «Кристаллдиам»
Что было до
Долгое время сотрудники предприятия работали в программе на базе MS DOS. При этом у отдела Оценки, кладовой и руководителя производств было три разных программы, которые между собой не обменивались. В итоге часть документов дублировалась.
Для периода, когда система внедрялась, она была весьма передовой. Но время идет, программа перестала поддерживаться, и как результат, отвечать текущим требованиям.
Так отчеты по движению сырья и драгоценных камней формировались вручную, было невозможно провести ретроспективный анализ, т.к. программа не хранила историю данных, отсутствовала интеграция с системой ГИИС ДМДК для учета движения драгоценных камней.
Что мы сделали
Для «Кристаллдиам» мы разработали централизованную систему управленческого учета оборота драгоценных камней на операциях технологического цикла обработки алмазов в бриллианты. Иными словами, мы написали программу, в которой ведется оперативный учет процесса производства бриллиантов.
За основу была взята конфигурация «1С:Управление нашей фирмой», однако из нее использовали только совсем базовые справочники, например, Пользователи.
Процесс превращения из алмаза в бриллиант
На производстве камень проходит следующие этапы:
- разметка
- распиливание
- сортировка
- обдирка
- огранка
- оценка
Процесс производства бриллиантов
Между этапами камень путешествует в «пакете» — специальном маркированном бумажном конверте. Мы заложили в программу систему штрихкодирования таких пакетов. Для его идентификации достаточно отсканировать штрихкод, программа даст всю историю пакета в едином отчете. Кроме того, таким же способом заполняются документы выдачи и получения пакетов с операции.
Скорость формирования документа от 10 до 20 секунд при условии подбора пакетов сканированием, ввода массы и количества после обработки вручную только с использованием клавиатуры.
Кроме того, обеспечена максимальная прослеживаемость сырья от момента поступления на предприятие до оценки. Пользователь в любой момент времени может увидеть, кто и когда сортировал камни, какие потери были на операции, были ли расколы и утери.
Реализация готовой продукции
На этом этапе нашей задачей было облегчить работу с множеством печатных форм. На предприятии есть несколько видов отгрузок. Мы их условно разделили после того, как обработали десятки различных присланных макетов, которые редактировались ранее вручную под каждую отгрузку. Некоторые формы мы приводили к единообразию, чтобы облегчить их разработку в новой программе. Но главное, что каждая печатная форма была тщательно разобрана по отдельным реквизитам. Эти реквизиты были сгруппированы. Теперь для формирования пакета документов к отгрузке, пользователю необходимо один раз заполнить информацию для печати в программе.
Обмен с ГИИС ДМДК
Вторая задача состояла в разработке обмена с ГИИС ДМДК. Это государственная информационная система в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и камней.
На момент начала наших работ эта система только начинала самостоятельную работу. И до внедрения блока, разработанного нами, пользователи из текущей программы выгружали файлы обмена по сформированным актам отгрузки и с помощью дополнительных программных средств отправляли эти файлы в ГИИС ДМДК. Так в системе регистрировались новые партии готовой продукции.
Сейчас же вся работа пользователя происходит в одной программе. Из специального окна можно сформировать и отправить данные в ГИИС ДМДК для регистрации новых партий. Дополнительно мы разработали обработку ответных сообщений от информационной системы ГИИС ДМДК. Благодаря этому появилась возможность добавить в печатные формы колонку с индивидуальным номером пакета, по которому можно отследить историю движения камня в системе ГИИС ДМДК.
Трудности на пути
Одной из сложностей в проекте было то, что некоторые пользователи работали в старой программе более тридцати лет и очень к ней привыкли. Они виртуозно работали на клавиатуре, не используя мышь, и не глядя вводили в табличную часть документов массивы данных о весе, количестве пакетов, полученных или выданных на операцию. И переходить на новую программу, обучаться работе в ней многим сотрудникам совершенно не хотелось. Мы столкнулись с самым настоящим саботажем с их стороны.
Однако мы смогли построить вариант работы, в котором пользователи могут вводить данные быстро, как они привыкли. Например, в документах сортировки и разметки, программа анализирует количество и форму камней в пакете (фантазийная или нет) и в соответствии с этим определяет, сколько должно быть указано диаметров. После ввода всех параметров автоматически переходит на следующую строку. Если по параметрам диаметры вводить не нужно, курсор сразу уходит в следующую ячейку. Таким образом, заполнение табличной части документа проходит только в формате ввода данных и перехода на следующую ячейку, нажатием клавиши Enter. Какая именно будет следующая ячейка программа определяет сама.
Результаты автоматизации:
- Все отделы теперь работают в одной программе. Это помогло избавиться от ручного дублирования документов из одной программы в другую. Существенно сократились трудозатраты сотрудников, в среднем на 55%.
- Раньше все отчеты по движению сырья и драгоценных камней формировались вручную, теперь же формируются автоматически за 10−20 секунд.
- Обеспечена максимальная прослеживаемость сырья. Можно посмотреть, кем и когда камни сортировались, какие потери были на операции, были ли расколы и утери.
- Старая программа не хранила историю данных, а сейчас вся информация под рукой и появилась возможность ретроспективного анализа.
-
Обмен с Государственной информационной системой в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и камней также ведется напрямую из «1С». Данные отправляются в ГИИС ДМДК из программы и можно получить ответное сообщение.
Отзыв о нашей работе генерального директора ООО «Кристаллдиам»
Работы по проекту выполнены компанией ООО «Легасофт».
