Можно ли в одной программе объединить бухгалтерию и производство, наладить позаказный учёт и начать формировать управленческую отчётность в режиме реального времени? Компания «Принт Салон» из Санкт‑Петербурга доказала: можно. В кейсе рассказываем о внедрении программы «1С:УНФ 8. Полиграфия 2», которая позволила оптимизировать технологические процессы и повысить рентабельность бизнеса.
О компании
«Принт Салон» — полиграфическая компания в Санкт-Петербурге, предлагающая широкий спектр услуг по изготовлению рекламной и сувенирной продукции с использованием современных технологий печати. Ассортимент включает сувенирную продукцию, календари, ручки, зонты, термосы, подарочные наборы, ёлочные шары и фирменную упаковку. Также доступны услуги покраски, покрытия лаком, лазерной резки и гравировки.
До автоматизации
В компании использовалась система автоматизации стороннего производителя для хранения контактов, документации и точечного управления складом. Однако функциональные возможности системы были ограничены, и она не могла полностью удовлетворить потребности бизнеса в части управленческих отчетов для контроля работы подразделений и быстрого принятий решений.
Бухгалтерия велась отдельно, что приводило к двойному вводу первичных данных: менеджеры использовали одну программу, а бухгалтеры — другую. Это создавало задержки в получении информации о заказах. Менеджеры часто обращались к бухгалтерам для выписки документов, что замедляло процесс взаиморасчётов с покупателями и получение информации о долгах. Аналитика формировалась вручную в электронных таблицах. Себестоимость заказов и прибыль по каждому заказу не отслеживались, что затрудняло подготовку отчётности для руководства. Это приводило к постоянным вопросам о рентабельности заказов.
Задачи автоматизации
Предприятию требовалась информационная система для контроля работы всех подразделений на всех этапах — от расчета заказов менеджерами до планирования производства и отгрузки продукции покупателям. Система должна была нормализовать технологические процессы, ускорить обработку заказов, внедрить позаказный учет продукции и обеспечить оперативное получение информации об оплатах, отгрузках и производственной себестоимости. Ключевым аспектом для руководства было создание системы анализа остатков на складе в связи с принятыми заказами, что позволило бы эффективно формировать закупки.
Для реализации поставленных задач было выбрано отраслевое решение «1С:УНФ 8. Полиграфия 2». Партнером по внедрению стал разработчик системы — компания «Армекс».
Что было сделано
1. Введены остатки материалов на складе. Теперь система автоматически учитывает текущие остатки, показывая доступное для заказа количество, и уведомляет, если материалы заканчиваются.
2. Сотрудники обучены введению документов поступления и услуг. Сотрудники теперь могут быстро и точно вводить документы о поступлении товаров и оказании услуг в системе, что сокращает время на обработку данных и уменьшает количество ошибок.
3. Автоматизирован производственный выпуск. Например, при передаче заказа в работу производства система автоматически назначает операции и оборудование, контролирует выполнение и уведомляет ответственных лиц о завершении этапов.
4. Настроено формирование документов позаказного выпуска. При создании отчета производства за смену выпущенная продукция резервируется под конкретный заказ с фиксацией фактически потраченных материалов на каждом этапе производства.
5. Настроены взаиморасчёты с покупателями. Система автоматически рассчитывает суммы к оплате, формирует счета и отслеживает оплату заказов.
6. Автоматизированы отгрузки со склада. Система автоматически формирует накладные, отслеживает перемещение товаров и уведомляет ответственных лиц.
7. Настроены правила рабочего процесса по изменению состояний заказов покупателей и поставщиков. Система автоматически изменяет статусы заказов покупателей и поставщиков в зависимости от их выполнения. Например, при оплате заказа покупателем система автоматически изменяет статус заказа на «оплачен».
9. Отнормированы операции и оборудование. Система использует заранее установленные нормы для контроля времени выполнения операций и использования оборудования.
10. Введены прайсовые цены. Система автоматически использует установленные цены при формировании заказов и расчёте стоимости.
11. Внедрено автоматизированное рабочее место менеджера для быстрой работы с заказами. Менеджер может быстро получать доступ к информации о заказах, заполнить расчеты на основании шаблонов через удобное рабочее место.
12. Прописана технологическая цепочка статусов заказов для оперативного получения информации ответственными. Система отслеживает изменение статусов заказов и уведомляет ответственных лиц на каждом этапе. Например, после завершения производства изменяет статус на «Выполнен» и уведомляет менеджера заказа о возможности отгрузки.
Ключевые результаты проекта
- Выполнено нормирование всех производственных операций и оборудования. Это позволило оптимизировать производственное планирование, унифицировать расчет стоимости заказов и создать удобные шаблоны для расчетов, структурированные по видам продукции и особенностям производства.
- Был разработан удобный интерфейс для менеджеров, который позволяет быстро выполнять расчеты заказов и в реальном времени получать информацию о статусе выполнения заказов, оплатах и отгрузках. Также была настроена система списания материалов до мельчайших деталей, таких как размер и цвет футболок. Это значительно упростило работу менеджеров и ускорило обучение новых сотрудников, а также ускорило обработку и передачу заказов в производство.
- Управленческая отчетность формируется в системе оперативно, без необходимости ждать конца месяца и бухгалтерских отчетов. Это позволяет руководителям контролировать выполнение плана продаж, затраты, себестоимость и прибыль типографии. Анализ наценки на заказы, которую делают менеджеры, помогает выявлять случаи завышения или занижения цен, что может привести к потере клиентов или снижению рентабельности. На основе результатов анализа проводится корректировка ценовой политики, что способствует предложению конкурентоспособных цен и поддержанию достаточного уровня рентабельности продаж.
- Система интегрирована с 1С:Бухгалтерией, экономя время бухгалтера. Автоматизирован учет и перенос данных, сведены к минимуму ошибки и ускорено получение отчетов. Информация актуальна в реальном времени, упрощен контроль финансов, расчетов с клиентами и поставщиками. Бухгалтеры могут больше времени уделять анализу данных, планированию и принятию решений, повышая эффективность работы.
Работы по проекту выполнены компанией «Армекс».
