Использование обмена электронными документами с контрагентами позволяет не только исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, сократить ошибки и искажение информации, возможные при повторном вводе данных, сократить время доведения финансовой информации, а также может уменьшить риски вреда здоровью сотрудников в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями, поскольку исключает их физические контакты.
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД), такими как:
- Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
- Товарная накладная № ТОРГ-12;
- Счет-фактура;
- Исправительный счет-фактура;
- Корректировочный счет-фактура;
- Универсальный передаточный документ;
- Универсальный корректировочный документ;
- Счет на оплату;
- Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
- Извещение для внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов.
Также предусмотрена передача текстового документа Произвольный электронный документ, к которому может быть прикреплен внешний файл в любом формате.
Программа позволяет:
- сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;
- получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
- обработать подтверждение оператора об отправке /о получении ЭД;
- получить извещение покупателя о получении ЭД;
- сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
- просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
- создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
- вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
- вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
- вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.
В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.
В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:
- не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
- вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
- вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
- вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.
Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.
Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).
Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в доверенных УЦ ФНС России.
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью:
- сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
-
прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).
Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.
Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.
В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами
Порядок включения возможности обмениваться электронными документами подробно описан в статье .
Подробные инструкции по настройке и порядку обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.
Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО
Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.
Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис. В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: , , (СБИС), , , . Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.
позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России.
Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.
Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.
Также через сервис 1С-ЭДО возможен в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает . При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах.
Прямой обмен
Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.
Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.
Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).
Выгрузка электронных документов в файл
Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.
Тарифы, частые вопросы, преимущества ЭДО
Сведения о тарифах, частые вопросы и ответы можно получить или у . Здесь также можно задать свой вопрос.
Комментарии