1С:Предприятие 8
Система программ

Возможности ЭДО с контрагентами в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред.2)

29 сентября 2021
773
Рейтинг статьи

Использование обмена электронными документами с контрагентами позволяет не только исключить дублирование операций по многократному вводу и обработке данных, сократить ошибки и искажение информации, возможные при повторном вводе данных, сократить время доведения финансовой информации, а также может уменьшить риски вреда здоровью сотрудников в условиях угрозы заражения инфекционными заболеваниями, поскольку исключает их физические контакты.

В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован обмен в структурированном виде электронными документами (ЭД), такими как:

  • Акт приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг);
  • Товарная накладная № ТОРГ-12;
  • Счет-фактура;
  • Исправительный счет-фактура;
  • Корректировочный счет-фактура;
  • Универсальный передаточный документ;
  • Универсальный корректировочный документ;
  • Счет на оплату;
  • Ответ на заказ (в виде счета на оплату);
  • Извещение для внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов.

Также предусмотрена передача текстового документа Произвольный электронный документ, к которому может быть прикреплен внешний файл в любом формате.

Программа позволяет:

  • сформировать, зашифровать, подписать и отправить ЭД;
  • получить, утвердить и отразить в учете входящий ЭД или отклонить полученный ЭД;
  • обработать подтверждение оператора об отправке /о получении ЭД;
  • получить извещение покупателя о получении ЭД;
  • сформировать и отправить извещение продавцу о получении ЭД;
  • просмотреть в привычном виде, распечатать и сохранить в архиве ЭД и служебные документы;
  • создать Соглашение об обмене электронными документами на основании шаблона;
  • вести список соглашений с контрагентами о прямом обмене электронными документами;
  • вести список контрагентов, участвующих в обмене документами через оператора ЭДО;
  • вести списки номенклатуры поставщиков, устанавливать соответствие номенклатуры поставщиков собственной номенклатуре.

В программе ведется архив электронных документов, включая служебные, формируемые автоматически согласно протоколу обмена. В зависимости от стадии оформления документа ему присваивается соответствующий статус.

В результате существенно сокращаются трудовые и материальные затраты:

  • не нужно распечатывать документ — ЭД является оригиналом;
  • вместо обычной печати и подписи — электронная подпись;
  • вместо почты и/или курьера — оператор электронного документооборота;
  • вместо ручного ввода входящего документа — автоматическое формирование.

Значительно сокращается время обмена документами — электронный документ передается почти мгновенно.

Для обмена данными применяются форматы, утвержденные приказами ФНС России, что позволяет организовать юридически значимый документооборот с контрагентами и налоговыми органами.

Все документы, включая Произвольный электронный документ вместе с вложениями, могут быть зашифрованы и подписаны электронной подписью (ЭП).

Для работы с ЭД можно использовать сертификат любого Удостоверяющего Центра (УЦ), входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России.

«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» (БГУ КОРП) редакции 2 позволяет настроить и использовать обмен электронными документами с контрагентами с помощью: 

  • сервиса 1С-ЭДО через Оператора ЭДО — специальную организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем;
  • прямого обмена — через каталог, электронную почту, ресурс FTP (не поддерживается передача счетов-фактур, согласно законодательным ограничениям).

Для обмена электронными документами с контрагентами учреждению потребуется получить, установить и добавить в программу сертификат электронной подписи, а также установить и настроить программу шифрования на компьютере пользователя, который будет подписывать и отправлять/получать электронные документы, или на сервере.

Для включения возможности электронного обмена с контрагентами следует перейти в раздел Администрирование и открыть форму Настройка параметров учета.

В форме Настройка параметров учета на закладке Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами

Порядок включения возможности обмениваться электронными документами подробно описан в статье Включение возможности использования и командный интерфейс обмена электронными документами с контрагентами в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.

Подробные инструкции по настройке и порядку обмена электронными документами на конкретных примерах — в разделе «Обмен электронными документами в программе „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“, редакция 2» ресурсов ИТС-БЮДЖЕТ.

Обмен с помощью сервиса 1С-ЭДО через оператора ЭДО

Данный вид обмена электронными документами является рекомендуемым и обеспечивает максимальные возможности.

Использование сервиса 1С-ЭДО позволяет передавать и получать электронные документы даже при взаимодействии с контрагентами, подключенными к разным операторам ЭДО, при условии, что они поддерживают данный сервис. В настоящее время в сервисе 1С-ЭДО поддержан обмен следующих операторов ЭДО: Калуга АстралТакскомТензор (СБИС), Линк-сервисУдостоверяющий центрЭТП ГПБ. Перечень операторов ЭДО, поддерживаемых сервисом 1С-ЭДО, постоянно расширяется.

Обмен электронными документами через оператора ЭДО позволяет получать и отправлять акты об оказании услуг и товарные накладные ТОРГ-12, а также счета-фактуры в форматах, утвержденных ФНС России. 

Если учреждение реализует оптом маркируемую обувную продукцию, то программа обеспечивает возможность указать в документах «Накладная на реализацию продукции и товаров (ТОРГ-12)» и «Счет-фактура выданный» коды маркировки индивидуальной и транспортной упаковки и обеспечивает передачу сведений о кодах маркировки в электронных документах.

Для использования этой возможности необходимо открыть форму настроек Обмен электронными документами, в группе Обмен с контрагентами, перейти по ссылке Настройки ЭДО БГУ и в настройке ЭДО организации включить флажок Передача кодов маркировки.

Также через сервис 1С-ЭДО возможен обмен электронными извещениями ф. 050-48-05 в рамках внутриведомственных, межведомственных и межбюджетных расчетов с другими государственными учреждениями, которые также используют редакцию 2 «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8». 

При электронном документообороте с контрагентами упростить сопоставление номенклатуры электронных документов помогает интеграция с сервисом 1С:Номенклатура. При этом необходимо убедиться, что контрагенты также используют интеграцию с этим сервисом в своих учетных программах. 

Прямой обмен

Прямой обмен предполагает обмен электронными документами в виде файлов через каталог, электронную почту, ресурс FTP.

Согласно законодательству, обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами предусматривает обязательное участие третьей стороны — оператора ЭДО, поэтому при прямом обмене отсутствует возможность обмениваться счетами-фактурами.

Чтобы настроить прямой обмен электронными документами, необходимо включить флаг Прямой обмен электронными документами в форме настройки Обмен электронными документами и добавить учетную запись ЭДО и настройки обмена с контрагентом для прямого обмена через панель администрирования обмена электронными документами. Для открытия формы панели администрирования необходимо вызвать команду Настройка обмена электронными документами (раздел Администрирование — Настройка параметров учета — закладка Обмен данными и интеграция в группе команд Электронный документооборот с контрагентами).

Выгрузка электронных документов в файл

Если необходимо выгрузить электронный документ для передачи по другим каналам связи или для загрузки в другое программное обеспечение, программа позволяет сохранить документ в файл с помощью команды Выгрузить документ в файл (группа команд Еще — ЭДО) в форме соответствующего документа.

Тарифы, частые вопросы, преимущества ЭДО

Сведения о тарифах, частые вопросы и ответы можно получить на странице 1С-ЭДО или у партнеров фирмы 1С. Здесь также можно задать свой вопрос. 


Автор:

БУХ.1С

Подготовлено специалистами ресурса buh.ru

Оценить статью:

Комментарии

0

Нам важно ваше мнение! Оставьте комментарий!