Распознавание и автоматический ввод в программу «1С» первичных документов

Все большее количество организаций используют электронный документооборот, но работа с бумажной первичной документацией все еще отнимает много времени. Внесение в 1С накладных, актов и других документов — необходимая, но скучная механическая работа, при этом еще и очень ответственная, так как ошибок допускать нельзя. Каждый бухгалтер, регулярно занимающийся обработкой первичной документации, мечтает о сервисе, который сам все сделает: прочитает документ, перенесет данные в 1С и проверит ошибки.

«1С:Распознавание первичных документов» — это именно такой сервис. Он поможет в 5–10 раз сократить время ввода первичных документов в программы 1С и избавит вас от рутинной и утомительной работы.

Распознать документы и внести их в программу 1С можно в 3 простых шага:

1. Загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные документы.
2. Запускаем процесс распознавания и дожидаемся результатов.
3. Проверяем результаты распознавания и создаем документы в учетной базе 1С. 

Давайте рассмотрим процесс детальнее, но для начала отметим, что сервис работает в программах 1С, то есть и загрузка документов и проверка результатов распознавания происходит в 1С, поэтому никакие отдельные модули, программы и обработки устанавливать не нужно.

Этап 1. Загрузка документов 1С

Сервис умеет обрабатывать отсканированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument, а также архивы rar, zip и 7z.

Другими словами, если вы получили документы в каком-либо цифровом виде по электронной почте, то можете сразу загрузить их в сервис. Если у вас есть комплект бумажных документов, то их необходимо предварительно сфотографировать (если документов немного) или использовать сканер. Если мы говорим о большом количестве бумажных документов (20 и более страниц), то удобнее использовать поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц.

Если вы фотографируете документы, то сделайте четкий снимок каждой страницы. Позаботьтесь о том, чтобы было хорошее освещение и страница документа целиком попадала в кадр. Чем лучше качество фотографии, тем лучше будут результаты распознавания.

Документы в сервис загружаются как обычные файлы.

Рис. 1 Загрузка документов в сервис распознавания

Если вы фотографируете документы, то для удобной загрузки пользователи программы «1С:Бухгалтерия» могут использовать бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер Документов» (есть версии для Android и iOS). Отсканированные с помощью этого приложения документы сразу загружаются в сервис. Мобильное приложение будет особенно полезно, когда, например, документы получают менеджеры, работники склада, экспедиторы, любые другие удаленные сотрудники, которые могут сфотографировать документ, который оказывается в базе 1С через несколько минут, при этом уже распознанный, т. е. его нужно только проверить и провести.

Этап 2. Распознавание документов

Запустите процесс распознавания и дождитесь результатов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно готовы в течение одной-двух минут. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.

Немного о технологиях распознавания, которые использует сервис.

Одним из основных плюсов сервиса является то, что мы научились очень хорошо работать именно с фотографиями, в том числе плохого качества, с проблемами печати. Такие документы — это реальность наших пользователей, потому что в бухгалтерию передают именно такие документы и других взять неоткуда.

Мы используем как открытые технологии распознавания, так и собственные разработки, которые адаптированы именно для задач распознавания документов. Это нейросети, различные технологии разворота документов в пространстве, алгоритмы исправления дефектов печати, освещения, размытости, других искажений.

Сервис разбирает структуру каждого документа и анализирует полученную информацию. Система находит контрагентов, даты и номера документов, суммы, о чем идет речь в документе, если есть таблицы — какие из них про товары, какие еще про что-то. Благодаря такому подходу сервис хорошо умеет распознавать не только формальные табличные документы (накладные, УПД или счета-фактуры), но и акты, в которых часто много текста, при этом не сильно формализованного.

Даже стандартные документы печатаются по-разному, и их форма меняется со временем, из-за чего сервис может «не увидеть» часть данных в документах. Мы отслеживаем такие случаи и постоянно дорабатываем сервис, обучая его распознавать новые способы оформления документов. Если вы загрузили документ, который, с вашей точки зрения, нормально читается, и мы в нем что-то не распознали, вы можете нажать кнопку «Пожаловаться» на странице обработки документа. Мы проанализируем вашу жалобу и дадим обратную связь. Если найдем проблему, добавив в планы развития сервиса ее устранение

В разных случаях мы применяем отдельные алгоритмы считывания символов, которые специально ориентированы на конкретные ситуации. Так, например, точность распознавания чисел в таблицах — выше, чем 99,9% (это сводная статистика по всем документам, которые распознал сервис).

Этап 3. Создание документов учета в базе 1С

После того как сервис распознает документы, проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С.

В этом сервис значительно облегчает задачу.

Во-первых, все действия по проверке выполняются в программе 1С в удобном визуальном редакторе.

Рис. 2 Визуальный редактор сервиса распознавания документов

Во-вторых, сервис автоматически сопоставляет распознанные данные с данными в учетной системе для последующего автоматического создания документов. Мы говорим здесь о наименовании организации, контрагентов и позиций номенклатуры.

Для сопоставления используется алгоритм нечеткого поиска, который натренирован на большую выборку данных с помощью методов машинного обучения. При этом сервис учится прямо на вашей базе. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе, сервис подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если наименования номенклатура поставщика отличается от наименований номенклатуры в вашей базе, то система запомнит ваш выбор и в будущем будет его повторять.

В-третьих, сервис автоматически проверит распознанные числовые значения в табличной части документа на логичность (например, что цена × количество = сумма) и подсветит места в удобном визуальном редакторе, на которые надо обратить внимание.

После того как вы все проверили, документы в базе создаются автоматически.

При этом сервис сам проставляет счета учета и НДС. Кроме этого, если у вас, например, задублировались бумажные документы, сервис увидит, что такой документ уже есть в базе, и предупредит об этом, чтобы не создавать дубли в учетной системе.

Итак, мы загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument,, а также архивы rar, zip и 7z. На выходе получаем первичные документы, созданные в базе 1С: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы (УПД). Также имеется универсальное распознавание для документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.

При этом у нас есть:

• высокая скорость и точность распознавания;
• проверка корректности распознавания;
• удобный и знакомый интерфейс;
• умное сопоставление с данными 1С;
• групповой ввод документов (можно загрузить пачку листов в поточный сканер, один раз сопоставить всю несопоставленную номенклатуру, проверить комплектность, после чего система создаст все документы автоматически);
• безопасность и надежность, т. к. все документы при распознавании обрабатываются внутри фирмы 1С — и никогда не передаются третьим лицам.

Попробовать сервис в работе можно бесплатно (250 страниц). О том, как это сделать, читайте на сайте сервиса.

Если вы хотите, чтобы мы рассказали о чем-то более подробно, напишите нам в комментариях.