Все большее количество организаций используют электронный документооборот, но работа с бумажной первичной документацией все еще отнимает много времени. Внесение в 1С накладных, актов и других документов — необходимая, но скучная механическая работа, при этом еще и очень ответственная, так как ошибок допускать нельзя. Каждый бухгалтер, регулярно занимающийся обработкой первичной документации, мечтает о сервисе, который сам все сделает: прочитает документ, перенесет данные в 1С и проверит ошибки.
«1С:Распознавание первичных документов» — это именно такой сервис. Он поможет в 5–10 раз сократить время ввода первичных документов в программы 1С и избавит вас от рутинной и утомительной работы.
Распознать документы и внести их в программу 1С можно в 3 простых шага:
- Загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные документы.
- Запускаем процесс распознавания и дожидаемся результатов.
- Проверяем результаты распознавания и создаем документы в учетной базе 1С.
Давайте рассмотрим процесс детальнее, но для начала отметим, что сервис работает в программах 1С, то есть и загрузка документов и проверка результатов распознавания происходит в 1С, поэтому никакие отдельные модули, программы и обработки устанавливать не нужно.
Этап 1. Загрузка документов 1С
Сервис умеет обрабатывать отсканированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument, а также архивы rar, zip и 7z.
Другими словами, если вы получили документы в каком-либо цифровом виде по электронной почте, то можете сразу загрузить их в сервис. Если у вас есть комплект бумажных документов, то их необходимо предварительно сфотографировать (если документов немного) или использовать сканер. Если мы говорим о большом количестве бумажных документов (20 и более страниц), то удобнее использовать поточный сканер, в который можно загрузить пачку документов и получить PDF с изображением всех страниц.
Если вы фотографируете документы, то сделайте четкий снимок каждой страницы. Позаботьтесь о том, чтобы было хорошее освещение и страница документа целиком попадала в кадр. Чем лучше качество фотографии, тем лучше будут результаты распознавания.
Документы в сервис загружаются как обычные файлы.
Если вы фотографируете документы, то для удобной загрузки пользователи программы «1С:Бухгалтерия» могут использовать бесплатное мобильное приложение «1С:Сканер Документов» (есть версии для Android и iOS). Отсканированные с помощью этого приложения документы сразу загружаются в сервис. Мобильное приложение будет особенно полезно, когда, например, документы получают менеджеры, работники склада, экспедиторы, любые другие удаленные сотрудники, которые могут сфотографировать документ, который оказывается в базе 1С через несколько минут, при этом уже распознанный, т. е. его нужно только проверить и провести.
Этап 2. Распознавание документов
Запустите процесс распознавания и дождитесь результатов. Скорость распознавания зависит от множества факторов, включая размер документов и качество изображения. Первые документы обычно готовы в течение одной-двух минут. Если вы загрузили большой объем документов, можно спокойно заниматься другими делами и вернуться к проверке распознанных документов через некоторое время.
Немного о технологиях распознавания, которые использует сервис.
Одним из основных плюсов сервиса является то, что мы научились очень хорошо работать именно с фотографиями, в том числе плохого качества, с проблемами печати. Такие документы — это реальность наших пользователей, потому что в бухгалтерию передают именно такие документы и других взять неоткуда.
Мы используем как открытые технологии распознавания, так и собственные разработки, которые адаптированы именно для задач распознавания документов. Это нейросети, различные технологии разворота документов в пространстве, алгоритмы исправления дефектов печати, освещения, размытости, других искажений.
Сервис разбирает структуру каждого документа и анализирует полученную информацию. Система находит контрагентов, даты и номера документов, суммы, о чем идет речь в документе, если есть таблицы — какие из них про товары, какие еще про что-то. Благодаря такому подходу сервис хорошо умеет распознавать не только формальные табличные документы (накладные, УПД или счета-фактуры), но и акты, в которых часто много текста, при этом не сильно формализованного.
Даже стандартные документы печатаются по-разному, и их форма меняется со временем, из-за чего сервис может «не увидеть» часть данных в документах. Мы отслеживаем такие случаи и постоянно дорабатываем сервис, обучая его распознавать новые способы оформления документов. Если вы загрузили документ, который, с вашей точки зрения, нормально читается, и мы в нем что-то не распознали, вы можете нажать кнопку «Пожаловаться» на странице обработки документа. Мы проанализируем вашу жалобу и дадим обратную связь. Если найдем проблему, добавив в планы развития сервиса ее устранение
В разных случаях мы применяем отдельные алгоритмы считывания символов, которые специально ориентированы на конкретные ситуации. Так, например, точность распознавания чисел в таблицах — выше, чем 99,9% (это сводная статистика по всем документам, которые распознал сервис).
Этап 3. Создание документов учета в базе 1С
После того как сервис распознает документы, проверьте результат распознавания и создайте документы в учетной базе 1С.
В этом сервис значительно облегчает задачу.
Во-первых, все действия по проверке выполняются в программе 1С в удобном визуальном редакторе.
Во-вторых, сервис автоматически сопоставляет распознанные данные с данными в учетной системе для последующего автоматического создания документов. Мы говорим здесь о наименовании организации, контрагентов и позиций номенклатуры.
Для сопоставления используется алгоритм нечеткого поиска, который натренирован на большую выборку данных с помощью методов машинного обучения. При этом сервис учится прямо на вашей базе. Если записи в программе 1С немного отличаются от указанного в документе, сервис подберет наиболее похожие варианты, запросит подтверждение и запомнит выбор. Если наименования номенклатура поставщика отличается от наименований номенклатуры в вашей базе, то система запомнит ваш выбор и в будущем будет его повторять.
В-третьих, сервис автоматически проверит распознанные числовые значения в табличной части документа на логичность (например, что цена × количество = сумма) и подсветит места в удобном визуальном редакторе, на которые надо обратить внимание.
После того как вы все проверили, документы в базе создаются автоматически.
При этом сервис сам проставляет счета учета и НДС. Кроме этого, если у вас, например, задублировались бумажные документы, сервис увидит, что такой документ уже есть в базе, и предупредит об этом, чтобы не создавать дубли в учетной системе.
Итак, мы загружаем в сервис отсканированные или сфотографированные изображения документов в формате pdf, png, jpeg, bmp, tiff или цифровые документы форматов Word, Excel, OpenDocument,, а также архивы rar, zip и 7z. На выходе получаем первичные документы, созданные в базе 1С: счета на оплату, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, акты, универсальные передаточные документы (УПД). Также имеется универсальное распознавание для документов, не знакомых системе, но отражающих хозяйственные операции поступления или списания товаров.
При этом у нас есть:
- высокая скорость и точность распознавания;
- проверка корректности распознавания;
- удобный и знакомый интерфейс;
- умное сопоставление с данными 1С;
- групповой ввод документов (можно загрузить пачку листов в поточный сканер, один раз сопоставить всю несопоставленную номенклатуру, проверить комплектность, после чего система создаст все документы автоматически);
- безопасность и надежность, т. к. все документы при распознавании обрабатываются внутри фирмы 1С — и никогда не передаются третьим лицам.
Попробовать сервис в работе можно бесплатно (250 страниц). О том, как это сделать, читайте на сайте сервиса.
Если вы хотите, чтобы мы рассказали о чем-то более подробно, напишите нам в комментариях.
Комментарии