Работа с дополнительными соглашениями в «1С:Документообороте КОРП» редакции 3.0

В процессе исполнения любого договора периодически происходят изменения, требующие фиксации в виде подписания дополнительных соглашений (допсоглашений). Какие вопросы обязательно фиксировать путем заключения допсоглашения, а какие нет — определяется регламентом договорной работы данной организации и конкретным договором. Регламентом по договорной работе определяется и система учета договоров, и не всегда это система документооборота. Но система документооборота однозначно обеспечивает процесс создания, согласования, подписания и регистрации договора. А вот процессы учета и исполнения — не всегда. Давайте рассмотрим несколько примеров того, как можно организовать работу по заключению допсоглашений к действующему договору в системе «1С:Документооборот КОРП» редакции 3.0.

Пример 1. Условие: действующий договор, меняются правила коммуникации между сторонами.

Соответственно, в договоре один из пунктов касается правил коммуникации в рамках исполнения договора, а именно: «Отчеты по выполненным работам за отчетный период направляются арендатором в адрес арендодателя на электронную почту vlasovin@xxx.ru руководителя проекта Власова И.Н. в срок не позднее 2-го числа календарного месяца, следующего за отчетным». Как мы видим, в случае изменения срока предоставления отчета или смены сотрудника организации-арендодателя условия пункта станут неактуальными и, что логично, потребуется вносить изменения. 

Варианты действий в данной ситуации могут быть следующими: для оперативного корректного исполнения договора организация-заказчик может проинформировать официальным письмом арендатора о новых правилах и одновременно (или в определенный срок, указанный в официальном информационном письме) направить допсоглашение по актуализации данного пункта. Довольно часто на практике такими несущественными изменениями условий стороны могут пренебрегать и не вносить поправки — устно или в протоколе рабочей встречи проинформировать о них и продолжить работать по новым условиям. Такое в жизни возможно, но это несет риски: в случае судебных разбирательств могут быть проблемы.

Как выполнить данные задачи в «1С:Документообороте»?

1. Создать информационное исходящее письмо в адрес арендатора. Исходящее письмо может быть инициировано ответственным за договор как из реестра «Документы» или реестра «Исходящие письма», так и из карточки договора по кнопке «Создать на основании».

Рис. 1. Создание исходящего письма из карточки договора

2. Установить связь данного исходящего письма с договором, если исходящее письмо было создано не из карточки договора. В противном случае связь будет установлена автоматически.

Рис. 2. Фиксация связи карточки договора и карточки исходящего письма

3. Если в «1С:Документообороте» для реализации данного договора используется проект, то установить связь с проектом. Данное условие касается и договора, и исходящего письма.

4. В карточку договора в поле «Комментарий» можно внести информацию об изменении условий договора. Желательно четко указать, с какого момента изменения вступят в действие.

5. Создать допсоглашение к данному договору. Создать допсоглашение можно, как и любой вид документа, различными способами:

• Из реестра «Договоры» по кнопке «+»:

Рис. 3. Создание допсоглашения из реестра «Договоры» с начальной страницы

• Из представления «Документы» по кнопке «Создать»:

Рис. 4. Создание допсоглашения из списка документов

• Со страницы «Документы»:

Рис. 5. Создание допсоглашения из раздела «Документы»

• Со страницы «Главное»:

Рис. 6. Создание допсоглашения из раздела «Главное»

• Из карточки договора:

Рис. 7. Создание допсоглашения из карточки договора, к которому создается допсоглашение

Чаще всего допсоглашение инициирует или ответственный за договоры, или сотрудник отдела исполнения договоров, являющийся участников рабочей группы данного договора. Чтобы пользователь мог создать допсоглашение, у него должны быть соответствующие права, а для успешного создания допсоглашения в системе должны быть настроены:

• вид документа — «Допсоглашение»;
• правила обработки;
• настройки доступности;
• правила регистрации;
• маска регистрационного номера;
• шаблон (если используется).

Хотелось бы обратить внимание на настройку правил доступности, если планируется в карточку договора вносить изменения по результатам заключения допсоглашения. Чаще всего после регистрации договора внесение изменений в реквизитный состав заблокировано на уровне системы.

6. Правила регистрации допсоглашений настраиваются по аналогии с другими регистрационными номерами. Для допсоглашений чаще всего используются следующие принципы регистрации:

• В рамках договора. Например, допсоглашение № 1 к договору № 34. Далее будет допсоглашение № 2 этому договору, и т.д.
• В рамках контрагента.
• В рамках подразделения.
• Другие условия:

Рис. 8. Настройка правил нумерации

Чаще всего нумерация допсоглашений выполняется в рамках договора. Если есть необходимость сделать номер допсоглашения более информативным, отражающим не только порядковый номер, но и суть изменения, то можно использовать буквенные обозначения. Например, если допсоглашение касается изменения финансовых условий договора, то к номеру добавить буквы «Ф», а если касается правил исполнения — букву «И», и т.п.

В типовой конфигурации «1С:Документооборот КОРП», ред. 3.0 предусмотрена возможность выбора способа нумерации: автоматически или вручную. Если выбираете способ нумерации вручную, следует понимать, что документ будет регистрироваться на определенном этапе жизненного цикла допсоглашения. Еще раз вспомним регламент по договорной работе — что в нем говорится о присвоении регистрационного номера. Обычно на практике в момент формирования проекта допсоглашения мы уже понимаем, какой будет у него регистрационный номер, например: «ДС № 1 к Договору 34». Стоит ли использовать временный номер? Здесь готового совета нет. Зависит от того, насколько это удобно и что гласит регламент по договорной работе. Поэтому при настройке процесса работы с допсоглашениями правила нумерации для допсоглашений могут быть настроены иначе, чем для договоров.

Вернемся к настройкам. Нажав на значок рядом со способом нумерации (рис. 8), можно настроить следующие условия регистрации: периодичность (год, квартал, месяц, день, непериодический) и назначение (регистрационный или временный номер).

Рис. 9. Настройка маски регистрационного номера

На вкладке «Действует для» настраиваются условия (для какого вида документа, детали). Например: для договора аренды оборудования для организации «НПЦ „Меркурий“» для подразделения «Отдел лизинга оборудования».

Рис. 10. Настройка доступа

Затем — вкладка «Независимая нумерация». Независимая нумерация (например, по организации) позволит документам вида «Допсоглашение» получать регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.

Рис. 11. Настройка независимой нумерации

Более подробно с настройкой нумерации можно ознакомиться на сайте в руководстве пользователя в разделе 4.3.

7. Следует отметить, что допсоглашение может не согласовываться, если изменение условий в действующем регламенте договорной работы организации не является обязательным к согласованию. Также обратите внимание на подписанта допсоглашения: не факт, что допсоглашение должен подписывать тот же человек, который подписал договор. Этот момент при заключении допсоглашения следует организовывать так, как указано в регламенте договорной работы организации. Чтобы инициатор допсоглашения не усложнял процесс его подготовки и подписания, следует такие моменты, как правила инициирования, согласования и подписания, настроить в системе на уровне вида документа в правилах обработки (рис. 12). В таком случае не получится так, что допсоглашение, не требующее согласования, будет направлено на согласование, увеличивая нагрузку на экспертов и время подготовки допсоглашения.

Рис. 12. НСИ «Виды документов». Настройка правил обработки

8. По факту подписания допсоглашения на стороне организации направить 2 экземпляра документа на подпись второй стороне.

Рис. 13. Карточка допсоглашения. Фиксация подписантов с каждой из сторон

9. Учитывая, что организация-арендодатель инициирует изменение пункта договора и направляет второй стороне информационное письмо с подписанным со стороны организации допсоглашением, в системе следует сначала обеспечить подписание допсоглашения и только потом инициировать исходящее письмо в адрес второй стороны, приложив 2 экземпляра допсоглашения. Но если вы выбрали вариант направить в адрес второй стороны письмо о том, что меняются правила коммуникации, и в письме вы просите направлять информацию в адрес организации на новые реквизиты, указав, в какой срок будет подготовлено и направлено на подписание допсоглашение с новыми условиями, то в таком варианте первым мы готовим и направляем информационное письмо, а потом приступаем к проработке допсоглашения, подписываем его в 2 экземплярах и новым сопроводительным исходящим письмом направляем в адрес второй стороны. В таком случае в карточке договора у нас будет две связи с исходящими письмами и одна связь с допсоглашением.

10.   По результатам подписания допсоглашения обеими сторонами необходимо принять к документ к учету. Обратите внимание на следующий момент: информация о произошедших изменениях для документооборота не представляет интереса (для процесса документооборота главное — возникновение нового документа), а вот для исполнения договора эти изменения важны. Поэтому рекомендуем по факту принятия допсоглашения к учету направлять из «1С:Документооборота» в смежные системы (CRM, ERP) сведения по новому допсоглашению для отражения их в системах-получателях и учета в работе. Это можно реализовать путем интеграции или формирования в «1С:Документообороте» конкретному сотруднику задачи по передаче информации по произошедшим изменениям условий исполнения договора в смежные подразделения.

Рис.14. Карточка договора. Фиксация информации по изменениям условий

Пример 2. Условие: действующий договор, меняется сумма договора.

При смене суммы договора предварительные обсуждения могут происходить как путем официальной переписки между сторонами, так и на очных встречах с фиксацией в протоколе мероприятия. Поэтому целесообразно, чтобы в системе были установлены связи с письмами по обсуждению данного вопроса или с протоколом встречи. Давайте рассмотрим процесс подготовки допсоглашения и фиксации в карточке договора изменения суммы договора. Здесь важно понимать, как в карточке договора зафиксировать изменение суммы: с момента подписания допсоглашения или с определенной даты, указанной в подписанном допсоглашении.

Например, в карточке договора на момент принятия к учету зафиксирована сумма 450 000 руб. (рис. 15).

Рис. 15. Карточка договора. Фиксация информации по изменениям условий

Появилась необходимость изменить сумму действующего договора и заключить допсоглашение с новой стоимостью аренды — 650 000 руб. Вновь смотрим регламент по договорной работе: требуется ли в карточке действующего договора фиксировать сумму договора, изменяемую в рамках заключенного допсоглашения. Допустим, что в нашем случае такое условие есть. Для того чтобы его выполнить, необходимо, как мы отмечали при рассмотрении примера 1, выполнить соответствующие настройки системы.

В данном примере нам потребуется добавить дополнительный реквизит «Сумма допсоглашения». Для простоты добавим только одно значение, но на практике может быть несколько допсоглашений, которые меняют сумму действующего договора. И здесь вопрос, как отразить в системе документооборота текущую сумму договора, остается открытым. Самое простое — это в карточке договора ввести признак, что сумма договора скорректирована действующим допсоглашением, указав ссылку на допсоглашение. Как вариант: если у нас несколько допсоглашений, корректирующих сумму действующего договора (стоимость работ/услуг), можно в карточке договора указывать информацию о последнем допсоглашении, изменяющем сумму, а в карточке допсоглашения — информацию относительно договора. 

Например, в карточке допсоглашения указать, что сумма договора снижается или увеличивается этим допсоглашением. Эта информация будет полезной при согласовании и подписании допсоглашения к договору.

Итак, добавим дополнительный реквизит «Сумма допсоглашения» в карточку договора. Для этого перейдем в настройки дополнительных реквизитов:

Рис. 16. Настройка дополнительных реквизитов

Выбираем «Доп. свойства» справочника «Документы», далее в открывшейся форме выбираем вид документа, который вам необходим (в нашем примере это «Договор аренды оборудования»), и в правой части правой кнопкой мыши вызываем команду «Добавить» — «Новый». Затем выполняем настройку:

Рис. 17. Создание нового дополнительного реквизита

После настройки дополнительного реквизита необходимо скорректировать текущие настройки правил доступности для вида документа «Договор аренды оборудования», если мы хотим, чтобы в карточке зарегистрированного договора могли вноситься изменения в созданный дополнительный реквизит.

Итак, мы скорректировали настройки системы, ввели дополнительный реквизит и разрешили редактирование карточки зарегистрированного договора.

Инициируем допсоглашение, подписываем обеими сторонами и вносим в значение атрибута «Сумма допсоглашения» новую сумму. Вопрос: когда вносим — с момента принятия к учету или с момента подписания сторонами? С момента принятия к учету, потому что ответственный за договор сможет внести информацию в систему только при возврате экземпляра договора организации, подписанного обеими сторонами. При этом в поле «Комментарий» следует отразить дату изменения суммы договора и основание изменения. Например, в поле «Комментарий» карточки договора внести запись: «01.02.2026 на основании ДС № 2 от 30.01.2026 изменена сумма договора. Ранее была сумма договора 450 000 руб.».

Рис. 18. Карточка договора. Фиксация информации по изменениям условий

Иногда спрашивают: «А надо ли менять в карточке договора сумму договора по факту заключения допсоглашения?» Вопрос неоднозначный. Если мы говорим о системе документооборота, то, скорее всего, значение атрибута «Сумма» карточки договора остается без изменений. Изменение суммы договора отображается в значении атрибута «Сумма допсоглашения». Но не забывайте об отчете по договорам, если используете отчет как список документов по наименованию контрагента, регистрационному номеру, дате и сумме: какое значение поля вы берете в этот отчет и учитываются ли допсоглашения в нем. Не будем это обсуждать в данной статье, просто не забывайте: меняется атрибутивный состав карточки документа — продумайте, как это изменение повлияет на отчетность.

Если учет договоров ведется в системе документооборота, то можно рассмотреть вариант внесения изменений в атрибутивный состав карточки договора, дополнив ее значением «Сумма актуальная» и атрибутом «Основание». Нужно сделать оба поля значений атрибутов для ввода информации о новой сумме и о том, на основании какого допсоглашения она изменилась. Или добавить атрибут «Сумма допсоглашения», указывать в нем сумму и вносить информацию в поле «Комментарий» о сути допсоглашения (например, увеличивает допсоглашение сумму договора или снижает).

В заключение хотелось бы сказать, что организовать отображение информации в «1С:Документообороте КОРП» редакции 3.0. довольно просто, гораздо сложнее разобраться с методологической частью вопроса. Особенно это касается изменения суммы договора. Если кратко, то в карточке договора сумма договора не изменяется по факту принятия к учету экземпляра договора организации и одновременной передачи информации в смежные учетные системы. В карточку действующего договора вносится информация о наличии допсоглашения путем установки обязательной связи и, возможно, добавляется иная полезная информация касательно допсоглашений.

Хорошо бы проработать вопрос методологии и реализовать настройку в СЭД вариантов инициирования допсоглашений — как в предметной части (цена, иные условия договора), так в части правил обработки (какие этапы требуются, какие сроки), а также их подписания (допсоглашение может подписать человек, отличный от подписанта договора; не забудьте про полномочия подписанта: вид документа, сумма документа). И еще стоит обратить внимание на условия инициирования допсоглашений, если срок действия договора ограничен (до окончания срока договора 30 календарных дней — может, стоит хотя бы предупредить инициатора: посмотри на срок, успеешь согласовать и подписать). Можно посоветовать при разработке регламента договорной работы учитывать возможности СЭД, а при планировании процесса развития СЭД — учитывать тенденции изменений со стороны бизнеса.