Подводим итоги года вместе с «1С:Документооборотом»

Новый 2016 год наступит совсем скоро. В преддверии нового года принято подводить итоги старого, вспоминать хорошее, строить планы, оценивать свои сильные стороны.

Давайте представим себе 25 декабря, 16:00. Место действия — конференц-зал, где проходит годовое отчетное собрание руководителей компании «Меркурий Проект». Докладывает первый заместитель директора:

 — «Мы с вами хорошо поработали, но давайте посмотрим, насколько эффективной была наша организация в уходящем году. Кто-то говорил, что много работал, а кто-то — что не успел выполнить важные дела. Посмотрим на нашу работу со стороны и поймем, что мы сделали не так в этом году, что еще можно исправить, а что необходимо изменить, чтобы не допустить этих ошибок в будущем.

Я подготовил для вас короткий отчет. Итак…

1. Исполнительская дисциплина

Всего выполнено 1592 задачи. Из них выполнено не в срок — 289. Это на 5% лучше, чем в прошлом году, но все равно просроченных задач много. У Репина С. В., специалиста проектного бюро, больше всего задач, и почти все выполнены. Он слишком загружен, но все успел. Давайте дадим ему премию за этот год, а в будущем году часть задач проектного бюро передадим Северянинову Н. П. Он тоже хорошо справляется с задачами, но их у него не так много. А вот у отдела снабжения задач совсем немного, но большинство выполнены со срывом срока.

• В 2016 году мы ставим перед собой цель не допускать просрочки больше чем 10% общего числа задач. Для этого справка об исполнительской дисциплине будет автоматически направляться всем руководителям подразделений и группе контроля каждую пятницу.
• Ряд подразделений и отдельных сотрудников выделяются среди остальных по числу невыполненных и просроченных задач. Поэтому планируем отдельные активности вместе с руководителями этих подразделений. По результатам могут быть приняты организационные меры (например, перераспределение работ) или кадровые решения (например, прием новых сотрудников на самые важные участки работ).

2. На что мы потратили рабочее время?

По сравнению с прошлым годом ситуация по затратам рабочего времени улучшилась. Например, в целом меньше времени стали тратить на совещания и на подготовку документов. Однако, эти трудозатраты по-прежнему слишком велики. Сотрудники секретариата, например, потратили на совещания большую часть рабочего времени. Это неправильно.

• Будем вести обязательный учет всех совещаний, встреч и мероприятий в «1С:Документообороте»;
• Упростим обработку типовых документов. Например, документы разделим на типовые и нетиповые. Типовые документы будем обрабатывать по упрощенной схеме;
• Ожидаем, что принятые меры позволят сократить соответствующие трудозатраты в 2 раза.

3. Договорная работа

Внимательнее посмотрим на договорную работу. Мы заключили в этом году 127 договоров, это на 20 больше, чем в предыдущем.

В среднем время обработки договора составляло 20 дней, из них 15 дней на согласование. Для нас это хороший результат, в прошлом году мы тратили на согласование более 23 дней.

В целом статистика длительности процессов по согласованию договоров показывает, что из суммарного времени согласования больше всего времени тратится на согласование с контрагентами.

Есть ряд документов, согласование которых выбивается из общей массы. Например, дольше всего согласовывались договоры Мишина С. А. Также мы знаем, что Мишин взаимодействует только с контрагентом ЗАО «Клауст». Значит и с Мишиным, и с ЗАО «Клауст» надо будет поработать, чтобы повысить качество заключаемых договоров и уменьшить количество доработок.

• По ситуациям со срывами сроков согласования запланированы отдельные активности с ответственными сотрудниками. По результатам планируется провести обучение как наших сотрудников, так и сотрудников контрагентов.
• Сократить срок согласования типовых договоров в два раза, до 7 дней. Срок согласования нетиповых договоров планируем сократить до 10 дней. Для этого будут пересмотрены схемы обработки документов, списки согласующих лиц и упрощен регламент внесения и обработки замечаний к согласовываемым документам.
• Также планируем перейти на использование мобильного «1С:Документооборота», чтобы ключевые сотрудники могли принимать участие в согласовании документов, даже находясь вне офиса.

4. Незавершенные дела

Несколько документов не завершили свой жизненный цикл, выпали из обработки и не были переданы никому из сотрудников. Каждый такой «зависший» документ означает для нас потерю возможностей, срыв договорных обязательств.

В следующем году отчет о зависших документах будет автоматически поступать в группу контроля по расписанию (предварительно определим — каждый понедельник).

Также нам надо не забыть получить от контрагентов наши экземпляры договоров и закрывающие документы. Этот отчет будет сегодня разослан сотрудникам, ответственным за договорную работу.

5. Подготовка «1С:Документооборота» к работе в новом году

• Составить и утвердить номенклатуру дел на следующий год;
• Закрыть текущую номенклатуру дел, сформировав итоговую запись дел;
• Провести экспертизу ценности документов — рассмотреть документы с истекшими сроками хранения, определить подлежащие уничтожению и те, хранение которых будет продолжено;
• Выделить новые виды документов или упразднить неиспользуемые;
• Актуализировать правила обработки документов (пересмотреть схемы и сроки обработки документов, необходимость подписания документов электронной подписью);
• Создать рабочие графики на 2016 год;
• Проверить параметры запуска регламентных работ (повторение процессов, регламентные задания и т. п.);
• «Закрыть» журналы регистрации за 2015 год. Нумерация документов начнется в новом году с «1».

На этом наше собрание окончено. Желаю вам успехов в новом 2016 году».

Заключение

На примере компании «Меркурий Проект» мы увидели, как с помощью «1С:Документооборота» можно повысить качество работы и оценить результаты в уходящем году.

Желаем и вашей компании достичь ощутимых результатов деятельности в новом году! А «1С:Документооборот» станет эффективным инструментом достижения этой цели.