Компания полностью ушла от бумажных кадровых документов и перешла на электронный документооборот с помощью «1С:Кабинет сотрудника». Теперь оформление занимает несколько минут, а сотрудники могут подписывать все удаленно — из дома и даже из поездки.
О компании
«Фанат Байкала» уже более 12 лет организует туры по озеру Байкал и помогает путешественникам увидеть его таким, каким они мечтают — живым, величественным и настоящим. За это время более 50 000 гостей открыли для себя красоты этого места вместе с командой.
Неудобство бумажных документов
Все сотрудники работают удаленно, и это создавало ряд сложностей в работе с бумажными кадровыми документами.
Бухгалтеру приходилось:
- Лично напоминать сотрудникам о документах;
- Ждать, пока руководители приедут в офис;
- Следить, чтобы никто не потерял бумагу;
- Хранить документы и проверять подписание вручную.
«Если нужно было подписать заявление на отпуск, приходилось ждать. Кто-то не может подъехать, кто-то забыл, кто-то в туре. Все растягивалось на дни», — вспоминает бухгалтер компании.
С ростом числа дистанционных сотрудников привычная бумажная схема стала отнимать все больше времени и требовала постоянной координации между сотрудником, руководителем и бухгалтером.
Команда решила перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО), чтобы избавиться от сбора подписей на бумаге и ускорить оформление документов без привязки к офису.
Почему выбрали «1С:Кабинет сотрудника»
Бухгалтер уже была знакома с сервисом, читала публикации и изучала возможности. Когда встал вопрос о переходе на КЭДО, выбор прошел быстро и без сомнений.
Преимущества сервиса:
- Все документы формируются в 1С и отправляются автоматически;
- Для перехода небольшой компании не нужен программист;
- Сотрудники и руководители видят все в мобильном приложении, а бухгалтер — в 1С.
Как проходил переход на КЭДО
Адаптация к новому формату работы прошла быстро. Основные вопросы возникали лишь в начале, когда сотрудники впервые открывали приложение и не понимали, как отправить заявление или подписать согласие.
Что сделали по шагам:
- Подготовили базу: собрали номера телефонов сотрудников и внесли их в 1С.
- Подключили сервис: купили лицензии и настроили обмен.
- Авторизовали сотрудников: отправили им пароли, сотрудники установили приложение и вошли в свои кабинеты.
- Показали, как работать в сервисе: где отправлять заявления, как подписывать документы.
Полностью перешли на электронные формы: отпуска, приемы, увольнения, согласие на обработку персональных данных, справки 2-НДФЛ, расчетные листки — все стало проходить через мобильное приложение.
Во время настройки компания обращалась к специалистам «Форус», но большинство вопросов было по части использования, а не настройки обмена.
Как теперь устроена работа
Кадровые документы подписываются электронно, бумажные экземпляры больше не нужны:
- Сотрудник подает заявление в приложении;
- Документ автоматически попадает в 1С;
- Бухгалтер формирует приказ — все данные подставляются автоматически;
- Руководитель и сотрудник подписывают в приложении;
- Документы безопасно хранятся в базе 1С;
- Готово!
Система автоматически сообщает коллегам, что сотрудник ушел в отпуск — команда заранее понимает, кто в работе, а кто недоступен.
Если документ должен подписать не один руководитель, а два-три, документы проходят цепочку автоматически.
Каждый месяц сотрудники получают расчетные листки в приложении, видят свои начисления и подтверждают ознакомление — без личных напоминаний.
В результате кадровые процессы стали быстрыми и прозрачными: вместо многодневных согласований с поездками в офис теперь все решается за пару кликов — и у бухгалтера, и у сотрудников, и у руководства.
Что изменилось после перехода на КЭДО
Сотрудники перестали тратить время на поездки в офис, а процесс оформления документов стал в разы быстрее.
- Экономия времени — чтобы подписать документ достаточно двух кликов.
- Меньше рутинных задач — бухгалтер больше не тратит свое время на контроль и координацию, а сотрудники — на дорогу в офис.
- Безопасность документов — все хранится в 1С, ничего не теряется.
- Отклик от сотрудников — многие приятно удивляются, что все можно сделать удаленно, особенно те, кто раньше работал «по старинке» на бумаге.
Сервис превратил кадровый документооборот в быстрый, прозрачный и безопасный цифровой процесс.
«Сейчас все делается удаленно в приложении: сотрудник подал заявление, руководитель подписал, документ автоматически попал в 1С. Расчетные листки, справки — все в телефоне у сотрудников, все быстро и удобно. Даже новые сотрудники удивляются, что кадровые процессы могут быть такими простыми», — делится бухгалтер компании «Фанат Байкала».
Комментарии