Оптимизация дебиторской задолженности у ресурсоснабжающих организаций

В условиях кризиса у ресурсоснабжающих организаций возникают трудности со сбором оплаты за предоставленные услуги. У большинства абонентов теплосетей и водоканалов падает выручка. Кроме того, Правительство РФ приостановило взыскание неустойки за несвоевременную или неполную оплату услуг ЖКХ.

Чтобы оптимизировать дебиторскую задолженность, предприятиям нужны эффективные инструменты для контроля взаиморасчетов и управления взысканием просроченных платежей.

Во многих теплосетях и водоканалах работа с дебиторской задолженностью не автоматизирована или автоматизирована слабо. Это снижает эффективность работы специалистов, занимающихся сбором платежей — менеджеров по сбыту и юристов.

• возникновение просроченной дебиторской задолженности не всегда отслеживается вовремя. Это значительно повышает риск пропустить момент, когда абонент не просто перестал платить, а уже обанкротился, и задолженность стала безнадежной;
• большое количество дебиторов при отсутствии автоматизации приводит к тому, что специалисты просто не успевают обработать все просрочки — обзвонить должников, отправить им претензии, организовать судебные разбирательства со злостными неплательщиками;
• выявление абонентов, которых можно отключить, и подготовка документов на отключение — трудоемкие задачи. Если все операции по отключениям выполнять вручную — своевременно это сделать не удается, в результате задолженность еще больше увеличивается;
• из-за отсутствия актуальной информации о состоянии текущего долга от услуг могут несправедливо быть отключены абоненты, которые уже погасили свою задолженность.

Чтобы предотвратить неконтролируемый рост дебиторской задолженности, все мероприятия по предотвращению, контролю, претензионной и исковой работе должны быть систематизированы, регламентированы и автоматизированы.

• полностью исключить человеческий фактор из процессов работы с дебитором. Разработать регламенты по взысканию задолженности. Описать и автоматизировать бизнес-процессы на основе этих регламентов;
• заложить ответственность за чёткое следование регламентам в систему мотивации сотрудника организации;
• выполнять постоянный мониторинг исполнительской дисциплины;
• анализировать эффективность работы с дебиторской задолженностью и выявлять возможности для ее дальнейшей оптимизации.

• позвонить;
• написать;
• отправить претензию по почте;
• проконтролировать факт получения претензии;
• подготовить пакет документов;
• поручить мастерам провести отключения по утвержденному приказу и т. д.

Автоматизированная система управления дебиторской задолженностью позволяет организовать эффективное выполнение этих задач: в правильной последовательности и в  установленные сроки.

Решения «1С:Управление теплосетью 2», «1С:Управление водоканалом 2» и «1С:Управление тепловодоканалом 2», разработанные совместно фирмой «1С» и компанией ООО «Софт-портал проект», автоматизируют множество задач ресурсоснабжающих предприятий — от формирования структуры сети тепловодоснабжения, до выставления счетов абонентам, учета оплат и ведения претензионно-исковой работы.  Функционал программ позволяет работать как с должниками-физлицами, так и с юридическими лицами.

Система ставит сотруднику задачи и по результатам их выполнения помогает выбрать  дальнейшие действия:

Кроме того, системе можно поручить отслеживание сроков работ по регламенту, рассылку электронных писем, автоматический обзвон должников и сбор документов для выставления претензии. Процессы контроля и взыскания дебиторской задолженности можно настроить в соответствие с потребностями каждой конкретной организации.

• выявить дебиторов, задолженность которых просрочена и требует принятия мер по взысканию;
• сформировать программу действий по взысканию задолженности и выдать задания исполнителям;
• проконтролировать выполнение задач на каждом этапе взыскания задолженности;
• получить подробный отчет о том, на какой стадии находится работа с каждым конкретным должником;
• оценить состояние дебиторской задолженности по предприятию в целом;
• проанализировать эффективность различных методов взыскания задолженности.

В любой момент времени в программе можно сформировать отчет о состоянии работы с каждым дебитором:

При открытии программы на начальную страницу выводятся уведомления о текущих и просроченных задачах. Это позволяет контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников и повышать качество работы с дебиторской задолженностью.

Программы имеют наборы предварительно настроенных маршрутов бизнес-процессов общего вида по исковой, претензионной и неформализованной работе. Эти маршруты можно перестроить под нужды конкретного предприятия, опираясь на конкретные регламенты и правила.

Регламентам и автоматизации — быть

Если в компании регламентов для управления дебиторкой еще нет — самое время их создать и автоматизировать. И это не так сложно, как может показаться. Для начала достаточно просто описать то, что происходит уже сейчас, и добавить получившемуся регламенту задачу по ежемесячному анализу результатов работы и улучшению процессов. Затем, по мере возникновения новых неучтённых обстоятельств, —  развивать карты маршрутов выполнения задач.

При таком подходе, со временем, бизнес-процессы управления задолженностями эволюционируют в совершенную машину по контролю уровня дебиторской задолженности и предупреждению ее разрастания. Если все сделать правильно, за дебиторской задолженностью будет следить программа, пользователю останется лишь своевременно выполнять выдаваемые ею задачи, и анализировать результаты выполнения этих задач.