Специалисты «1С-КПД» внедрили систему «1С:Документооборот КОРП» в угледобывающем холдинге «Колмар». Проект дополнил сложившуюся в холдинге экосистему решений 1С и усилил информационное обеспечение стратегии развития «Колмар» как компании полного цикла. Новая система электронного документооборота охватила 1000 рабочих мест в 8 предприятиях холдинга. Регистрация документации ускорилась с 1 дня до нескольких минут, количество маршрутов движения документов уменьшилось в 8 раз., а среднее время согласования документов уменьшилось с 3 дней до 2 часов. Расходы на бумагу снизились на 75%, а затраты на оргтехнику и расходные материалы — на 15%.
«Колмар» — современная угледобывающая компания с 20-летней историей, созданная с нуля без использования механизмов приватизации. В 2014 году была принята стратегия развития «Колмара» как компании полного цикла: от геологоразведки и добычи — до обогащения, транспортировки по железной дороге, перевалки в порту и экспорта. В перспективе ставилась цель увеличить долю российских коксующихся углей премиального качества на азиатско-тихоокеанском рынке.
Компания занялась модернизацией оборудования, строительством новых производственных мощностей и сопутствующей инфраструктуры, включая собственные железнодорожные мощности и морской терминал. Начали расти объемы производства и экспортные поставки. Организационные изменения в холдинге сопровождались автоматизацией технологических и бизнес-процессов, внедрением беспилотных летательных аппаратов для сканирования поверхности земли, умных датчиков и других решений.
Узким местом ИТ-стратегии оставался бумажный документооборот. Предприятия холдинга ежегодно обменивались тысячами административных документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, регламентов и правил. На подготовку, поиск, пересылку документов на бумажных носителях между восемью производственными предприятиями в Республике Саха, головным офисом в Москве и многочисленными контрагентами уходило от 3 дней до 2 недель.
Требовалось устранить потери времени из-за пересылки бумажных документов между городами. Оптимизации требовала и система согласования документов. За годы работы в холдинге сформировалось 40 видов маршрутов согласования различных документов — больше, чем в среднем используется в компаниях аналогичного типа. Пользователям было сложно ориентироваться в большом количестве маршрутов.
Руководство холдинга поставило задачу создать единую для всех подразделений систему административного документооборота, которая позволила бы ускорить поиск, обработку и согласование документов, нормализовать их оформление, исключить риск утери, обеспечить анализ истории работы с документами, повысить исполнительскую дисциплину.
В «Колмаре» уже использовались системы «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом», офисные сотрудники были хорошо знакомы с их интерфейсом и в штате работали свои технические специалисты 1С. Поэтому для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот КОРП». Партнером по внедрению стала компания «1С-КПД».
В ходе проекта было автоматизировано 1000 рабочих мест. Обеспечена бесшовная интеграция системы с решениями «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Реализован ряд специфических настроек и доработок: автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП, автоматическое делегирование задач отсутствующих сотрудников, автоматическое переименование вложений, созданных по шаблону и т.д.
Ключевые результаты проекта
-
Сегодня в холдинге в электронном виде ежегодно обрабатывается 15 000 входящих и исходящих документов. 5 000 документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому на 75% сократились операционные расходы на бумагу, что эквивалентно экономии 15 000 страниц бумаги формата А4. На 15% снизились затраты на оргтехнику и расходные материалы. В ближайшем будущем планируется сократить эти расходы до нуля.
-
Между отделами, производственными подразделениями и головным офисом обеспечено оперативное движение документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, правил, регламентов. Среднее время согласования документа уменьшилось с 3 дней до 2 часов. Процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.
-
Маршруты движения документов стали более универсальными и гибкими. Количество маршрутов сократилось в 8 раз — с 40 до 5 видов, что позволило значительно упростить и ускорить администрирование документов.
-
Время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут. Уменьшилась вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и надежной защите от несанкционированного доступа.
-
Упростились аудиторские проверки благодаря быстрому доступу ко всей необходимой информации.
-
Создание электронных архивов документов значительно ускорило работу со старыми документами и уменьшило затраты на их хранение.
-
Бесшовная интеграция «1С:Документооборот КОРП» упростила работу сотрудников, которые большую часть дня работают со смежными системами «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия». Пользователи «1С:Бухгалтерия» теперь могут, не переключаясь между системами, решать задачи, поступающие в «1С:Документооборот». А пользователи «1С:Зарплата и управление персоналом» — отправлять табели учета рабочего времени на согласование в «1С:Документооборот КОРП».
-
Кроме того, в системе оперативно контролируется исполнение задач, исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.
-
По итогам международного конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года» проект одержал победу в номинации «Лучший региональный проект».
Директор по цифровой трансформации компании «Колмар» Валерий Ибрагимов отмечает: «Проект внедрения „1С:Документооборот“ прошел успешно, системой ежедневно пользуется большое количество сотрудников, она растет и развивается. Благодаря этому проекту мы смогли систематизировать документооборот компании, оптимизировать делопроизводство, учёт и хранение документов, усилить контроль исполнения поручений. Ускорилось рассмотрение и согласование документов, снижены риски потери и повреждения документов».
Угледобывающая компания «Колмар» основана в 2003 году. Ведет основную деятельность на территории Республики Саха (Якутия). В ее состав входят добывающие и перерабатывающие предприятия, сбытовые и логистические структуры. Общая численность персонала в 2025 году — более 7000 сотрудников.
Являясь резидентом территории социально-экономического развития «Южная Якутия», «Колмар» вносит весомый вклад в развитие экономики, социальных объектов, инфраструктуры Дальневосточного федерального округа, реализует крупнейшие на Дальнем Востоке инвестиционные проекты.
123112, Москва, 1-й Красногвардейский проезд, дом 21, стр.1, БЦ «ОКО», 39 этаж, +7 (495) 662-39-90, info@kolmar.ru
678960, Республика Саха (Якутия), г. Нерюнгри, пр-т Геологов, д. 55, корп. 1, +7 (41147) 97-140, office@kolmar.ru
«1С-КПД» — дочерняя компания фирмы «1С». Специализируется на внедрении системы «1С:Документооборот». Более 15 лет занимается цифровизацией процессов работы с документами и задачами, с 2009 года занимает 1 место в рейтинге Центров компетенции по документообороту.
Деятельность «1С-КПД» отвечает требованиям Национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Каждый сотрудник компании сертифицирован по продукту «1С:Документооборот». На счету «1С-КПД» — свыше 200 выполненных проектов, в ходе которых автоматизированы более 130 тысяч рабочих мест и переведены в электронный вид более 1,3 млн документов. Кроме того, свыше 800 клиентов покупают у «1С-КПД» консультации, коробочные продукты и дополнительные решения для «1С:Документооборота». Компании доверяют крупные бренды: Золотодобывающая компания «Полюс», «ВТБ Лизинг», Группа компаний «Зарубежнефть», «Холдинг Металлоинвест» и другие.
109147, г. Москва, ул. Воронцовская, д.49/28, стр.1. +74956400093, info@1c-kpd.ru, www.1c-kpd.ru, Нина Лысова.