Управляющий холдингом «ПетроИнТрейд» Кондрашов З. К.

Компания «ПетроИнТрейд», входящая в пятерку ведущих российских дистрибьюторов электронных компонентов, совместно с компанией «ПитерСофт», специализирующейся в области разработки и внедрения информационных систем, запустила в эксплуатацию корпоративную информационную систему на платформе «1С:Предприятие 8.0».

Компания «ПетроИнТрейд», основанная в 1992 году, занимается поставкой электронных компонентов, средств разработки и готовых технических решений. На данный момент «ПетроИнТрейд» является головным предприятием холдинга, имеющего филиалы в пяти крупнейших городах России и за рубежом. Номенклатура поставляемых товаров составляет несколько десятков тысяч изделий более 35 крупнейших производителей из разных стран.

Решение об автоматизации было принято руководством компании в 2004 году, когда существующая на тот момент система учета перестала удовлетворять потребностям активно расширяющегося бизнеса. Кроме того, в это время компания завершила сертификацию по ISO 9001:2000, и внедренная процессная система качества требовала соответствующей информационной поддержки. Базовым программным продуктом для автоматизации была выбрана конфигурация «Управление торговлей» системы программ «1С:Предприятие 8.0». При выборе программной платформы учитывались все особенности работы холдинга - его структура, наличие распределенных офисов и складов, сложные бизнес-процессы, протекающие внутри компании, высокие требования, предъявляемые к конфиденциальности информации.

При разработке новой информационной системы необходимо было также учесть сложную систему мотивации сотрудников холдинга, детальный учет отношений с поставщиками и покупателями, и, конечно же, все нюансы торгово – закупочной деятельности, связанные со спецификой поставляемых товаров: деление всей номенклатуры, с одной стороны, на три группы по категориям (по специфике товара), а с другой стороны, на группы по производителям (брэндам). Важны были и особенности складского учета и логистики: ячеистые и неячеистые склады, партионный учет, взаимодействие между пунктами назначения товара.

В ходе выполнения проекта были разработаны и внедрены следующие технологии и системы: технология заключения и контроля долгосрочных договоров; уникальная система мотивации для сотрудников различных подразделений, основанная на показателях качества взаимодействия подразделений; система бюджетирования.

Перед началом разработки программного комплекса была проведена цепочка консалтинговых проектов, в ходе которых были разработаны:

• система мотивации;
• система показателей качества процессов взаимодействия между подразделениями;
• система бюджетирования;

а также проведен логистический консалтинг (SCM).

Для максимально эффективного решения поставленной задачи в ходе выполнения проекта было создано несколько оригинальных решений:

• связь между информационной системой и складским оборудованием (радио-терминалы сбора данных и оборудование для штрих-кодирования) - работа кладовщиков существенно облегчена, поскольку информация о товарах, уже хранящихся на складе или только что доставленных от поставщиков, поступает в систему автоматически;
• разработана новая система комплектации товаров на складах компании: появилась возможность адресной комплектации товара для конкретного клиента или филиала холдинга;
• разработаны и внедрены элементы SCM (Управление Цепочками Поставок).

Итогом выполнения проекта стала корпоративная информационная система, включающая в свой состав следующие модули:

• Управление продажами (фиксация запросов, оформление сделки и сопутствующих документов);
• Управление логистикой (закупки товара, формирование и комплектация отгрузок, учет товаров в пути);
• Управление складами (партионный учет, ячеистый склад, работа с уникальными штрих – кодами, подключение оборудования штрих - кодирования, резервирование товара на складах и в пути);
• CRM (обращения клиентов, история взаимоотношений);
• Финансовый учет (управление взаиморасчетами, кредитные условия, контроль лимитов).

Результатом внедрения новой информационной системы стала значительная оптимизация работы всех подразделений компании. Существенное преимущество решения в том, что сотрудники отдела продаж, отделов закупок и логистики теперь работают в едином информационном пространстве по товарообороту.

С помощью новой информационной системы менеджеры отдела продаж получили уникальные интерфейсные инструменты, позволяющие рассматривать любую сделку с различных сторон:

• прогноз по прибыльности сделки, по срокам доставки товара, история взаимоотношений с клиентом, состояние текущих отгрузок данному клиенту;
• получение полной информации о сделке: где находится товар (часть партии), какой товар оплачен (и насколько);
• полный логистический прогноз: в какое время, и по каким контрольным точкам товар пройдет как с точки зрения поставки, так и с точки зрения отгрузки клиенту, а также актуальную информацию о местонахождении товара в данный момент времени.

У менеджеров отдела закупок появилась возможность в автоматическом режиме комплектовать заказы от разных менеджеров отдела продаж, попозиционно для разных клиентов и для разных поставщиков.

Менеджеры службы логистики по каждой сделке определяют фактические показатели по срокам поставок в удобной для себя форме. По словам начальника службы логистики Бояринцевой Е. Г., с момента внедрения новой информационной системы значительно сократились задержки поставок товара клиентам.

Отдел маркетинга получил возможность вести детальный учет отношений с поставщиками и покупателями, формировать отчетность для проведения анализа «Номенклатура – Потребитель – Регион» в различных разрезах; вести рассылки электронных писем с возможностью формирования списка адресов по косвенным признакам (например, «покупатели произвольного списка номенклатуры»; «клиенты, проживающие в определенном регионе» и др.), проводить анализ качества работы менеджеров с клиентами.

Благодаря системе бюджетирования, разработанной по Центрам Финансовой Ответственности, у каждого подразделения компании есть свой бюджет доходов и расходов, у каждого Центра Маржинального Дохода появились как четкий план на текущий горизонт планирования по продажам и прибыли, так и доступные инструменты для планирования (графики платежей и поставок) вплоть до движения по каждой номенклатурной позиции.

Сотрудники финансового отдела получили возможность оперативно управлять финансовыми потоками: на основании графиков поставок под заказ формируются платежные календари, на основании которых в дальнейшем формируется Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС), по каждому ЦФО и холдингу в целом. На основании фактических показателей производится план-фактный анализ результатов хозяйственной и финансовой деятельности предприятия по ряду финансовых показателей.

«Теперь графики платежей формируются нажатием одной кнопки, а ранее их формирование отнимало несколько дней работы всей финансовой службы. И практически сразу можно получить отчет о деятельности ЦФО для президента и прогнозировать, что мы можем потратить в следующем месяце», - считает финансовый директор Зайцева А. В.

Корпоративная информационная система «ПетроИнТрейд» была запущена в эксплуатацию в июне 2005 года, а с октября 2005 года компания полностью перешла на работу с новой информационной системой, в которой на данный момент одновременно работает более 120 пользователей.

По словам управляющего холдингом «ПетроИнТрейд» Кондрашова З. К.: «Сотрудничество с фирмой «ПитерСофт» дает хорошие результаты для нашей оперативной деятельности, позволяет осуществлять сервис для клиентов на таком уровне, который раньше был невозможен. Мы не собираемся останавливаться на достигнутом, есть перспективы для дальнейшего сотрудничества и развития информационной системы».

Сегодня сотрудничество компаний «ПетроИнТрейд» и «ПитерСофт» продолжается. В планах на будущее – автоматизировать и другие предприятия, входящие в холдинг.