Время — деньги
Время — это действительно деньги. Сэкономленные финансовые ресурсы компании. И этому непосредственно способствует автоматизация производственного процесса путем внедрения и применения «1С:Управление торговлей».
Мгновенная взаимосвязь между филиалами, исключение ошибок при формировании заявок, сокращение очередей в торговых точках и оптимизация рабочих мест. Все это возможно и реально.
Благодаря автоматизации организация сократила недостачу с 250 до 50 тысяч рублей в год, и существенно сэкономила на количестве рабочих мест. Грамотно настроенная программа заменила собой 15 человек и успешно справляется со многими производственными и организационными процессами в компании.
«Все остальное — уже примочки. Здесь каждый считает экономическую выгоду. И экономия 3−4-5 человек (умножается на год их зарплата), — определяется экономия. Такой программа дает экономический эффект. Плюс накладывается сложность на рынке труда сейчас. Очень сложно набрать людей». - Герасимов Дмитрий Владимирович соучредитель, ГК «АГРОТЕХТОРГ».
Краткая история развития компании
Компания была основана в 2002 году. Арендовав небольшую часть магазина, занималась розничной и мелкорозничной продажей сельхоз запчастей и оборудования. Попутно попробовали себя в восстановлении и продаже тракторов и услугах по предоставлению экскаватора.
Однако в кризисном 2008 году от этого отказались, поняв, что розничная торговля запчастями для сельхозтехники — это лучший вариант для зарабатывания денег и получения прибыли. Потребность в запчастях на рынке росла. Стало понятно, что одного магазина мало. Так появилась идея о создании сети розничных магазинов. На сегодняшний день их пять. Они стабильно работают и продолжают развиваться.
Что заставило задуматься об автоматизации
Рост любой организации — это множество вопросов, которые нужно решить. Первый и очень важный — взаимосвязь между филиалами-магазинами. Он то и послужил стимулом к автоматизации производственных и бизнес-процессов.
«Когда была старая программа access (в филиале стояла такая же программа), они никак не взаимодействовали. Человек сел, набрал заявку в филиале, в программе набрал заказ, факсом шлет его нам, мы здесь его распечатываем, набираем заново», — отмечает Герасимов Дмитрий Владимирович соучредитель, ГК «АГРОТЕХТОРГ».
Один пример. В филиале Заявку на перемещение набивали вручную. Иногда она была на 5−6 страницах А4 формата. Это занимало уйму времени и человеческих ресурсов. Эта заявка отдавалась на сборку, собиралась и потом набивалась заново. Тот, кто первоначально в филиале формировал заявку, не мог проверить наличие товара на остатках на складе. Если какого-то товара не оказывалось, процесс запускался заново. На любом этапе сотрудники могли ошибиться в заполнении номенклатуры или количества. В итоге, ревизия на конец года выявляла просто небывалые цифры расхождений, недостач и пересортицы.
Такая неразбериха никак не сочеталась с выбранным компанией курсом заботы о клиенте. Прочные доверительные отношения с клиентами — основа основ торговли, особенно, когда клиенты в большинстве постоянные. Ведь они хотят, чтобы их не только обслужили вежливо, но и товар поставили в срок и без ошибок.
Как были решены проблемы/задачи
Первое и самое главное: высвободилось время и ресурсы в результате полной автоматизации взаимодействия между филиалами. Так же был автоматизирован и процесс закупки запчастей у поставщиков. Обычная заявка в 2,5 тысячи позиций, в прежние времена отняла бы колоссальное количество времени. Выгружалась бы вся номенклатура. Делать подбор нужно было бы вручную, учитывая ярко выраженную сезонность в нише сельхоз запчастей. Сейчас есть возможность выгрузить только то, что необходимо для заявки.
«Какая еще оплата?»
Один из острых вопросов — «долговые накладные» (отпуск товара в долг). Так принято называть заборные ведомости. Для ниши розничной торговли запчастями для сельхозтехники — это краеугольный камень!
Представьте ситуацию, что вы общаетесь с клиентом практически каждый день. Жмете ему руку. И вот, в поле ломается техника. Он прибегает в магазин за запчастью, а вы ему говорите: «Плати! Вон касса!». Как минимум вас не поймут. А как максимум — это обида и возможная потеря постоянного клиента.
«Так принято в запчастях, автозапчастях, грузовых, если человек пришел и берет за деньги — это, как пощечина», — Герасимов Дмитрий Владимирович соучредитель, ГК «АГРОТЕХТОРГ»
Еще представьте ситуацию, что идут какие-то ремонтные работы, и клиент каждый день или даже каждый час заходит и берет что-то, что ему необходимо. Оплата на месте, во-первых, создает дополнительные очереди, а во-вторых, отнимает время и у продавца, и у клиента.
На сегодняшний день, благодаря доработкам в «1С:Управление торговлей», можно в конце месяца отследить всю историю того, что забирал из магазина клиент, и одним сводным документом закрыть этот вопрос. В итоге клиент приходит с доверенностью, а магазин дает ему УПД, где уже указаны все товары. Остается за них только заплатить. Это максимально удобно для всех. Сохраняются дружеские партнерские отношения с заказчиками, убирается дополнительная нагрузка на персонал магазина и возможные ошибки от спешки при отпуске товара. Все строго структурировано и регламентировано. А самое главное — персонал магазина четко знает, что ему делать.
Еще немного о персонале
Автоматизация в магазинах и на складе дала еще один большой плюс — компетенция сотрудника перестала играть ведущую роль.
Если раньше нужно было вкладывать много времени и денег в обучение специалиста всем тонкостям и нюансам торговли, то сегодня на это уходит не больше месяца. Благодаря тому, что весь процесс — это четкий алгоритм действий, сотруднику, который не сталкивался со спецификой торговли сельхоз запчастями, гораздо легче включиться в работу и не совершать ошибок. Это тоже было проблемой. И она благополучно решена. Поэтому «текучка» персонала небольшая.
«Автобус пришел!». Про сезонность и очереди
В торговле сельхоз запчастями существует сезонность как по году, так и по дню. И тут от быстрого действия кассы, слаженности в работе и строго регламентированных действий напрямую зависит успех продаж.
«У нас это автобус, у кого-то это поезд называется. Время 9:30 — все кричат: „Автобус пришел!“ Такое ощущение, что остановился автобус с покупателями, и люди пошли», — Герасимов Дмитрий Владимирович соучредитель, ГК «АГРОТЕХТОРГ».
В суетной обстановке, когда магазин полностью запружен покупателями, и всем нужен товар сразу и быстро, персоналу сложно не допускать ошибок.
Задача была благополучно решена, когда внедрили систему штрихкодирования и подключили к программе оборудование. Это незаменимый инструмент, благодаря которому можно сохранить в памяти устройства нужную информацию о товаре и автоматически передать в программу, а затем и в накладную. Сразу видно и запас по позиции, и цену.
Про решение проблемы экономии времени можно привести в пример реальный случай, который наглядно и емко описывает все преимущества применения сканеров и штрих-кодов.
Было замечено, что в одном из магазинов постоянные очереди, а в другом, наоборот, всегда очень мало покупателей. При том, что по его расположению и сезонности там их должно было быть, наоборот, много. Дневная выручка обоих магазинов была примерно одинаковой. Количество накладных и чеков тоже не сильно разнилось. То есть, второй магазин не был убыточным. В чем же дело? Все оказалось просто: в магазине, где не было очередей, персонал использовал сканнеры. Процесс покупки происходил намного быстрее и качественнее. Стало понятно, что сканнеры необходимо внедрять по всей сети.
Недостача и пересортица. Сведено к минимуму.
Подводя итоги, надо назвать несколько цифр, которые говорят сами за себя.
С 2010 по 2014 годы, когда еще не было автоматизировано взаимодействие между филиалами, при ревизии недостача могла доходить до 200−250 тысяч рублей в год. А пересортица доходила до 1 млн рублей в ценах тех лет. Списать недостачу на 120 тысяч рублей считалось нормальным. Даже не задумывались, что может быть как-то иначе.
Сейчас же, при большем обороте и ассортименте, недостача — 20−50 тысяч рублей в год. И то, если у кого-то выявляется недостача в 50 тысяч, сразу появляются вопросы. Потому что такая цифра сильно выделяется на фоне других филиалов. Таким образом, экономия денег в компании увеличилась в 4−5 раз.
Можно с уверенностью сказать: доработка со временем стала частью жизни компании. Когда возникает потребность в чем-либо, будь то проблема или новая идея, как автоматизировать какой-то отдельно взятый процесс, руководство знает — это можно реализовать. Не нужно останавливаться на достигнутом! Всегда можно что-то улучшить. И в этом поможет автоматизация на базе «1С:Управление торговлей».
«Компания Инженер-Центр в огромной степени помогла внедрить, осуществить автоматизацию. С самого начала и до сегодняшнего момента, вела нас несколько лет, все доработки проводились под их контролем. Хочется выразить большую благодарность за помощь, за участие и за ответственную работу».
